Kontakt - Departament Administracji

al. Piłsudskiego 8
90-051 Łódź
tel. 42 291 97 14
e-mail: ad@lodzkie.pl

Biuro Podawcze

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
tel. 42 663 33 80
tel.kom. 695 356 594

Instrukcja obsługi BIP

Departament Administracji

Zastępca Dyrektora: Janusz Marek Pastusiak


W skład departamentu wchodzą następujące komórki:

1. Wydział Procedur Zakupowych i Analiz, który oznacza pisma symbolem „ADI”
2. Wydział Obsługi BIP, który oznacza pisma symbolem „ADII”
3. Wydział Informacyjno-Kancelaryjny, który oznacza pisma symbolem ,,ADIII”
4. Wydział Transportu, który oznacza pisma symbolem „ADIV”
5. Wydział ds. Rozliczeń, które oznaczają pisma symbolem „ADV”
6. Samodzielne Stanowiska ds. Archiwizacji – Archiwum Zakładowe, które oznaczają pisma symbolem „ADVI”
7. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „ADS”.


Do zadań Departamentu Administracji należą sprawy związane z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i zapytań ofertowych, obsługi ZFŚS, archiwizacji, transportu, obsługi korespondencji urzędu, informowania interesantów o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych urzędu, prowadzenia BIP, a w szczególności:

1. Wydział Procedur Zakupowych i Analiz, który oznacza pisma symbolem „ADI”

1) opracowywanie strategii dokonywania zakupów w urzędzie;
2) zapewnianie odpowiedniego doboru metod, technik i narzędzi realizacji strategii dokonywania zakupów w urzędzie;
3) opracowywanie, optymalizacja, koordynacja wdrażania oraz monitoring procedur i dokumentów realizacji procesów zakupowych w urzędzie;
4) wykonywanie zadań i czynności w zakresie formalno – prawnego przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z zasadami i trybami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych, polegających w szczególności na:
a) wskazywaniu właściwych trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b) opracowywaniu niezbędnych dokumentów, wniosków i projektów uchwał zarządu dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
c) udziale w pracach komisji przetargowych, w zakresie określonym
w regulaminie udzielania zamówień publicznych obowiązującym w urzędzie,
d) weryfikacji przedmiotu zamówienia pod kątem ustawy Prawo zamówień publicznych,
e) szacowaniu wartości przedmiotu zamówienia w zakresie zgodności z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych,
f) opracowywaniu projektów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) przy współpracy komórek organizacyjnych urzędu odpowiedzialnych w tym zakresie za stronę merytoryczną przedmiotu zamówienia,
g) opracowywaniu przy współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu
m.in: ogłoszeń o zamówieniu, zaproszeń do udziału w postępowaniu, zaproszeń do negocjacji lub składania ofert,
h) prowadzenie korespondencji z wykonawcami w zakresie określonym
w regulaminie udzielania zamówień publicznych obowiązującym w urzędzie
i ustawie Prawo zamówień publicznych,
i) przygotowywaniu projektów odpowiedzi na zapytania oraz informacje
o niezgodnych z przepisami ustawy czynnościach podjętych
przez zamawiającego lub zaniechaniu czynności, do których był
on zobowiązany wnoszone przez wykonawców,
j) otwieraniu oraz ocenie ofert dokonywanej pod kątem wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty,
k) przedstawianiu kierownikowi zamawiającego lub osobom upoważnionym propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania,
l) informowaniu wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, ofertach odrzuconych oraz o wykonawcach wykluczonych z postępowania,
m) wnioskowaniu do Departamentu Finansów o zwrot lub zatrzymanie wadium wniesionego w formie pieniężnej, przeprowadzaniu procedury zatrzymania wadium wniesionego w innej formie,
n) współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych oraz Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, w zakresie publikacji wstępnych ogłoszeń informacyjnych o planowanych zamówieniach, ogłoszeń o zamówieniach,
o zamiarze zawarcia umów oraz o udzieleniu zamówień, opracowywanych przez wydział,
o) przygotowywaniu wystąpień do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych
w sprawach, w których wymagane jest uzyskanie stosownego zezwolenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
p) przekazywaniu Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych dokumentacji, informacji oraz zawiadomień wymaganych przepisami,
r) wykonywaniu czynności związanych z kontrolą udzielania zamówień prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
5) obsługa bazy konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, polegająca w szczególności na:
a) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu, zapytań ofertowych i upublicznianie ich w bazie konkurencyjności,
b) prowadzeniu korespondencji z wykonawcami dotyczącej zapytań ofertowych umieszczanych w bazie konkurencyjności,
c) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu, informacji o wyborze oferty lub unieważnieniu zapytania ofertowego
i upublicznianie ich w bazie konkurencyjności;
6) obsługa zapytań ofertowych powyżej 50 000 zł umieszczanych w Aplikacji webowej, polegająca w szczególności na:
a) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu, zapytań ofertowych i upublicznianie ich w Aplikacji webowej,
b) prowadzeniu korespondencji z wykonawcami dotyczącej zapytań ofertowych umieszczanych w Aplikacji webowej,
c) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu, informacji o wyborze oferty lub unieważnieniu zapytania ofertowego i upublicznianie ich w Aplikacji webowej,
d) prowadzenie rejestru zapytań ofertowych powyżej 50 000 zł umieszczanych w Aplikacji webowej;
7) udział w postępowaniach odwoławczych przed Krajową Izbą Odwoławczą,
8) analiza i opiniowanie dokumentów dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przedstawianych przez komórki organizacyjne urzędu na posiedzenie zarządu;
9) prowadzenie rejestru postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonych w trybach ustawowych oraz przechowywanie dokumentacji
i ofert dotyczących tych postępowań;
10) sporządzanie i analizowanie planu postępowań o udzielanie zamówień w danym roku budżetowym na podstawie prognoz zamówień sporządzanych przez komórki organizacyjne urzędu, w tym przedstawianie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia, publikowanie na stronie internetowej;
11) analiza planu pod kątem możliwości zrealizowania zamówienia w danym roku budżetowym i rekomendowanie optymalnych terminów wszczęcia postępowania;
12) sporządzanie sprawozdania z realizacji planu postępowań o udzielenie zamówień w danym roku na podstawie informacji sporządzanej przez komórki organizacyjne urzędu;
13) sporządzanie informacji dotyczących udzielonych w urzędzie w danym roku kalendarzowym zamówień publicznych w okresie półrocznym i rocznym
oraz przedstawianie ich kierownikowi zamawiającego;
14) przekazywanie do Urzędu Zamówień Publicznych rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych w urzędzie;
15) udzielanie wyjaśnień i informacji pracownikom urzędu dotyczących procedur zakupowych w zakresie postępowań realizowanych z budżetu komórek organizacyjnych urzędu;
16) przygotowywanie i przekazywanie do archiwizowania dokumentów wydziału,
w tym dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego
oraz dokumentacji przeprowadzanych kontroli w sposób gwarantujący
jej nienaruszalność.

2. Wydział Obsługi BIP, który oznacza pisma symbolem „ADII”
1) koordynacja działań związanych z aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej (BIP);
2) opracowywanie, optymalizacja, koordynacja wdrażania oraz monitoring procedur i dokumentów dotyczących prowadzenia BIP w urzędzie;
3) analiza informacji i danych zamieszczonych w BIP pod względem ich aktualności i prawidłowości;
4) występowanie do komórek organizacyjnych urzędu w zakresie aktualizacji informacji i danych zamieszczanych w BIP
5) dokonywanie aktualizacji BIP na podstawie zgłoszeń z komórek organizacyjnych urzędu;
6) administrowanie serwisami internetowymi urzędu, a w szczególności wsparcie technologiczne przy tworzeniu i redagowaniu serwisów, szkolenie redaktorów serwisów www.

3. Wydział Informacyjno-Kancelaryjny, który oznacza pisma symbolem ,,ADIII”
1) pełnienie funkcji Biura Podawczego urzędu;
2) udzielanie interesantom informacji o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych urzędu;
3) obsługa przesyłek przychodzących, wewnętrznych i wychodzących z urzędu;
4) dokonywanie rozdziału przesyłek kierowanych do urzędu wg. właściwości merytorycznej komórek organizacyjnych;
5) prowadzenie rejestru przesyłek przetwarzanych w zakresie, o którym mowa w pkt 4;
6) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie wymiany przesyłek;
7) rozdział prasy codziennej, periodyków i dzienników urzędowych
na poszczególne komórki organizacyjne urzędu;
8) ułatwianie interesantom dostępu do stron urzędowych Biuletynu Informacji Publicznej samorządu województwa – w przypadku osobistej wizyty zainteresowanego w urzędzie lub wskazanie adresu www w przypadku rozmowy telefonicznej z zainteresowanym;
9) informowanie o zasadach udostępniania informacji publicznej;
10) prowadzenie powielarni urzędu;
11) wykonywanie kserokopii dokumentów na potrzeby urzędu;
12) zszywanie lub bindowanie wykonanych kopii;
13) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej urzędu za pośrednictwem Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP;
14) obsługa skrzynek elektronicznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
15) obsługa skrzynek elektronicznych wewnętrznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
16) obsługa elektronicznej tablicy ogłoszeń urzędu.

4. Wydział Transportu, który oznacza pisma symbolem „ADIV”
1) realizowanie potrzeb transportowych urzędu;
2) prowadzenie dokumentacji związanej z eksploatacją pojazdów;
3) ewidencjonowanie i rozliczanie pracy kierowców;
4) prowadzenie gospodarki paliwami, ogumieniem, częściami zamiennymi;
5) dbałość o stan techniczny pojazdów, w tym zlecanie napraw i remontów;
6) prowadzenie spraw związanych z rejestrowaniem i ubezpieczaniem pojazdów;
7) prowadzenie analizy kosztów transportu;
8) przygotowywanie projektów i prowadzenie rejestru umów o używanie samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych zawartych z pracownikami urzędu i kierownikami wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
9) sporządzanie identyfikatorów typu „R”;
10) występowanie o wystawianie rocznych abonamentów parkingowych
dla uprawnionych podmiotów;
11) prowadzenie innych spraw związanych z funkcjonowaniem transportu w urzędzie.

5. Wydział ds. Rozliczeń, które oznaczają pisma symbolem „ADV”
1) organizacja wyjazdów w ramach delegacji krajowych i zagranicznych dla pracowników urzędu, w szczególności rezerwacja noclegu, transportu, ubezpieczenia;
2) dokonywanie zakupu biletów lotniczych na potrzeby urzędu;
3) nadzór nad korzystaniem z służbowych kart płatniczych;
4) nadzór nad wyjazdami w ramach delegacji krajowych i zagranicznych pracowników urzędu;
5) przygotowywanie projektów planów finansowych Departamentu na dany rok budżetowy;
6) przygotowywanie sprawozdań z wykonania planów finansowych Departamentu za dany okres;
7) przygotowywanie projektów zapotrzebowań na środki pieniężne Departamentu
w danym miesiącu;
8) monitorowanie zabezpieczenia w planie finansowym Departamentu środków pieniężnych na realizację przypisanych zadań;
9) prowadzenie spraw związanych z opracowaniem wniosków o dokonanie zmian
w planie finansowym Departamentu;
10) wykonywanie czynności związanych z rozliczaniem wydatków dokonywanych
w ramach działalności Departamentu;
11) nadzorowanie prawidłowego wydatkowania środków zabezpieczonych
w budżecie Departamentu;
12) analizowanie postępu finansowego realizacji budżetu;
13) prowadzenie spraw związanych z merytoryczną obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym przygotowywanie dokumentów, prowadzenie rejestrów, zestawień;
14) obsługa administracyjno – biurowa Komisji Socjalnej urzędu, w tym:
a) gromadzenie wniosków o udzielenie świadczeń z ZFŚS,
b) sprawdzanie pod względem merytorycznym zgromadzonych wniosków,
c) protokołowanie prac Komisji,
d) udzielanie informacji o uzyskanych świadczeniach z ZFŚS
przez pracowników urzędu.

6. Samodzielne Stanowiska ds. Archiwizacji – Archiwum Zakładowe, które oznaczają pisma symbolem „ADVI”
1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
od komórek organizacyjnych urzędu, likwidowanych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz dokumentacji innych jednostek;
2) prowadzenie ewidencji oraz właściwe przechowywanie przyjętej dokumentacji;
3) zabezpieczanie zgromadzonych w archiwum materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed pożarem, wilgocią, zniszczeniem mechanicznym i szkodnikami;
4) kontrola komórek organizacyjnych urzędu w zakresie prawidłowego prowadzenia wytworzonej dokumentacji oraz jej archiwizacji;
5) udostępnianie ewidencji przejętej dokumentacji, materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
6) współpraca z archiwum państwowym w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych, przekazywania ich do archiwum państwowego i przeprowadzania ekspertyz;
7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym
jej brakowaniu, a po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego, przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia;
8) wydawanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów dotyczących zatrudnienia dla byłych pracowników zlikwidowanych samorządowych jednostek organizacyjnych.

7. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „ADS”.
 
Osoba publikująca :  Marta Adamczewska
Data publikacji:  05.03.2019 - 11:54
Osoba modyfikująca: Marta Adamczewska
Ostatnio zmieniany: 07.05.2019 - 09:42

ankieta-badania-satysfakcji

ankieta-badania-satysfakcji