Kontakt - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

ul. Traugutta 21/23
90-113 Łódź
tel. 42 663 30 80
fax. 42 663 30 82
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Strona: www.rpo.lodzkie.pl

Biuro Podawcze

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
tel. 42 663 33 80
tel.kom. 695 356 594

Instrukcja obsługi BIP

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Dyrektor Departamentu: Zbigniew Gwadera
Zastępca Dyrektora Departamentu: Agata Rutkowska


W skład departamentu wchodzą:
1. Wydział Monitorowania i Sprawozdawczości, który oznacza pisma symbolem „EFSI”,
2. Wydział Finansowy, który oznacza pisma symbolem „EFSII”,
3. Wydział Kontroli, który oznacza pisma symbolem „EFSIII”,
4. Wydział ds. odwołań i postępowań administracyjnych, który oznacza pisma symbolem ,,EFSIV",
5. Wydział Rozwoju Kadr w Regionie, który oznacza pisma symbolem „EFSV”,
6. Wydział Rozwoju Kształcenia i Kompetencji w Regionie,  który oznacza pisma symbolem „EFSVI”,
7. Wydział Pomocy Technicznej, który oznacza pisma symbolem "EFSVII",
8. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „EFSS”.
 

Do zadań Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) należą sprawy związane z pełnieniem funkcji Instytucji Pośredniczącej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) / realizacją zadań związanych z Osiami Priorytetowymi VIII, IX, X i XI RPO WŁ 2014-2020, a w szczególności:

1. Wydział Monitorowania i Sprawozdawczości, który oznacza pisma symbolem „EFSI”
1) przygotowywanie i aktualizacja zapisów Instrukcji Wykonawczych Instytucji Zarządzającej RPO WŁ 2014-2020 w zakresie EFS RPO WŁ 2014-2020;
2) akceptacja Podręcznika Instrukcji Wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi w zakresie EFS RPO WŁ 2014-2020;
3) monitorowanie realizacji VIII – XI Osi Priorytetowej EFS RPO WŁ 2014-2020;
4) przygotowywanie materiałów merytorycznych do sprawozdania rocznego z wdrażania EFS RPO WŁ 2014-2020 w województwie i ich przekazywanie Departamentowi Polityki Regionalnej;
5) sporządzanie informacji kwartalnej z realizacji EFS RPO WŁ 2014-2020;
6) przygotowanie projektów Porozumień, umów, aneksów z WUP w Łodzi w ramach wdrażania EFS RPO WŁ 2014-2020;
7) opiniowanie opracowań ministerstw, urzędów centralnych, jednostek podległych - instytucji pośredniczących oraz komórek organizacyjnych w zakresie problematyki EFS, w tym szczególności: rynku pracy, włączenia społecznego, adaptacyjności pracowników i przedsiębiorstw, edukacji;
8) przygotowywanie materiałów merytorycznych związanych z system realizacji RPO WŁ 2014-2020 w zakresie rynku pracy, włączenia społecznego, adaptacyjności pracowników i przedsiębiorstw, edukacji, w tym udział w opracowywaniu Planów Działań w sektorze zdrowia w zakresie X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
9) analiza dokumentów programowych pod kątem ich powstawania i konieczności wprowadzania zmian w zakresie wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w województwie;
10) weryfikacja poprawności przygotowania aktualizacji dokumentów dotyczących systemu realizacji RPO WŁ 2014-2020 w zakresie rynku pracy, włączenia społecznego, adaptacyjności pracowników i przedsiębiorstw, edukacji, w tym dokumentów przygotowanych przez jednostki podległe – instytucje pośredniczące;
11) realizacja zadań związanych z pełnieniem funkcji administratora merytorycznego instytucji / WUP w Łodzi;
12) nadzór i koordynacja prac związanych z funkcjonowaniem Lokalnego Systemu Informatycznego / systemów informatycznych w zakresie EFS;
13) koordynacja i obsługa prac związanych z działaniami jednostek kontrolnych/ audytowych w ramach kontroli / audytu Departamentu;
14) inicjowanie działań prewencyjnych i koordynacja działań korekcyjnych w przypadku zaleceń, rekomendacji, wniosków jednostek kontrolnych/audytowych dotyczących funkcjonowania Departamentu;
15) udział w grupach, zespołach roboczych ds. perspektywy finansowej UE 2014-2020;
16) umieszczanie dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznej;
17) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału;
18) wprowadzanie danych do systemu informatycznego zgodnie z zakresem zadań Wydziału.

2. Wydział Finansowy, który oznacza pisma symbolem „EFSII”
1) monitorowanie dostępnej alokacji w ramach osi X i XI  RPO WŁ 2014-2020;
2) przygotowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej oraz danych do projektu budżetu województwa i jego zmian w zakresie zadań Departementu;
3) kontrola postępu finansowego i rzeczowego budżetu Departamentu EFS oraz sporządzanie prognoz, analiz i sprawozdań z wykonania budżetu;
4) przygotowywanie wniosków o dotację celową i środki europejskie zgodnie z obowiązującymi procedurami w ramach VIII-IX  Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
5) weryfikacja, przedkładanych przez Instytucje Pośredniczące, rozliczeń transz dotacji celowej w ramach VIII-IX Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
6) rozliczanie transz dotacji celowej przyznanej na realizację VIII-IX Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
7) rejestracja i weryfikacja rachunkowa projektów uchwał, projektów umów i aneksów w ramach X i XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
8) rejestracja i weryfikacja rachunkowa umów i aneksów w ramach X i XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
9) przygotowywanie prognoz wydatków dla projektów realizowanych w ramach VIII-XI Osi Priorytetowej 2014-2020;
10) przygotowanie zbiorczych wniosków o uruchomienie dotacji celowej i środków europejskich dla beneficjentów realizujących projekty w ramach X-XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
11) weryfikowanie i wyjaśnianie dokonanych przez beneficjentów zwrotów w ramach środków europejskich z budżetu środków europejskich oraz środków budżetu państwa w ramach dotacji celowej;
12) przygotowanie dyspozycji przekazania do właściwych instytucji środków zwróconych przez beneficjentów;
13) monitorowanie i analiza wykorzystania dotacji celowej, środków europejskich VIII-IX Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
14) kontrola postępu finansowego  w ramach X-XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
15) monitoring środków rozliczonych przez beneficjentów  w ramach X-XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
16) monitorowanie środków zwróconych przez beneficjentów w ramach VIII-XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
17) przygotowanie Ostatecznych Rozliczeń Dotacji dla projektów realizowanych w ramach X-XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
18) weryfikacja zgłoszeń o nieprawidłowościach oraz zgłoszeń o prowadzonych działaniach następczych przedkładanych przez Instytucje Pośredniczące;
19) sporządzanie zgłoszeń o nieprawidłowościach oraz zgłoszeń o prowadzonych działaniach następczych;
20) weryfikacja zestawień nieprawodłowości niepodlegających raportowaniu przedkładanych przez Instytucje Pośredniczące;
21) sporządzanie zestawień nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu;
22) przygotowanie prognoz wniosków o płatność kierowanych do KE;
23) monitorowanie i analiza prognoz wniosków o płatność kierowanych do KE;
24) przygotowywanie deklaracji wydatków dla osi finansowanych z EFS w ramach RPO WŁ 2014-2020;
25) monitoring środków certyfikowanych dla osi finansowanych z EFS w ramach RPO WŁ 2014-2020;
26) przygotowanie danych cząstkowych do rocznego zestawienia wydatków;
27) weryfikacja oraz zatwierdzanie wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej RPO WŁ 2014-2020;
28) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału;
29) wprowadzanie danych do systemu informatycznego zgodnie z zakresem zadań Wydziału.

3. Wydział Kontroli, który oznacza pisma symbolem „EFSIII”
1) sporządzanie i aktualizacja projektów planów kontroli w zakresie zadań Departamentu celem włączenia ich do Rocznego Planu Kontroli IZ RPO WŁ;
2) weryfikacja i zatwierdzanie projektów planów kontroli IP w zakresie EFS celem włączenia ich do Rocznego Planu Kontroli IZ RPO WŁ;
3) przeprowadzanie analizy ryzyka w celu wyboru projektów do kontroli;
4) przeprowadzanie planowych i doraźnych kontroli projektów realizowanych w ramach EFS RPO WŁ;
5) przeprowadzanie kontroli systemowych w IP RPO WŁ w zakresie EFS;
6) sporządzanie informacji pokontrolnych, wydawanie zaleceń pokontrolnych oraz monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych;
7) przekazywanie do właściwych Wydziałów Departamentu informacji dotyczących nieprawidłowości oraz informacji o konieczności wszczęcia postępowań administracyjnych;
8) współpraca z jednostkami przeprowadzającymi kontrole krzyżowe;
9) sporządzanie sprawozdań z realizacji kontroli w zakresie zadań Wydziału;
10) konsultacje dokumentów programowych pod kątem zadań związanych z systemem kontroli;
11) przekazywanie dokumentów w celu umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej;
12) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału;
13) wprowadzanie danych do systemu informatycznego zgodnie z zakresem zadań Wydziału.

4. Wydział ds. odwołań i postępowan administracyjnych, który oznacza pisma symbolem ,,EFSIV'
1) obsługa procedury odwoławczej w ramach Osi Priorytetowych X i XI RPO WŁ 2014-2020;
2) obsługa procedury odwoławczej od oceny strategicznej ZIT w ramach Poddziałań VIII.3.3, IX.1.2 oraz IX.2.2.RPO WŁ 2014-2020;
3) realizacja działań mających na celu odzyskiwanie środków przeznaczonych na realizację projektów w ramach Osi Priorytetowych X i XI RPO WŁ 2014-2020 oraz Priorytetu VIII i IX POKL na drodze postępowań administracyjnych prowadzonych w I instancji, w tym:
- prowadzenie postępowania zgodnie z KPA, w tym przygotowanie pism procesowych,
- przygotowanie projektu decyzji administracyjnych (określających kwotę do zwrotu oraz w sprawie udzielenia ulgi w spłacie zobowiązania),
- przekazywanie informacji w związku prowadzonym postępowaniem do właściwych jednostek,
- zgłaszanie beneficjentów do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości ubiegania się o środki unijne,
- wydawanie zaświadczeń w sprawie pomocy publicznej/pomocy de minimis w przypadku decyzji administracyjnych udzielających ulgi w spłacie zobowiązania,
- przekazywanie do właściwego wydziału DPR wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy w II instancji,
- monitorowanie procesu odzyskiwania środków od momentu wszczęcia postępowania administracyjnego;
4) analiza i podejmowanie działań majacych na celu odzyskiwanie środków przeznaczonych na realizację projektów w ramach Osi Priorytetowych X i XI RPO WŁ 2014-2020 oraz Priorytetu VIII i IX POKL w sytuacji braku możliwości wszczęcia postępowania administracyjnego wobec beneficjenta;
5) analiza i podejmowanie działań mających na celu odzyskiwanie środków przeznaczonych na realizację projektów w ramach Osi Priorytetowych X i XI RPO WŁ 2014-2020 oraz Priorytetu VIII i IX POKL w sytuacji braku możliwości ich odzyskania na drodze postępowania egzekucyjnego;
6) rozpartywanie odwołań od decyzji administracyjnych związanych z procesem odzyskiwania środków przeznaczonych na realizację projektów dofinansowanych z EFS wydanych przez IP RPO WŁ w ramach RPO WŁ 2014-2020;
7) przekazywanie do właściwych jednostek informacji dotyczących złożenia przez Beneficjenta skargi na decyzję administracyjną wydaną w II instancji oraz informacji dotyczących rozstrzygnięcia skargi przez WSA/NSA;
8) koordynacja w ramach Departamnetu działań związanych ze skargami zewnętrznymi dotyczącymi nieprawidłowości w realizacji projektów;
9) koordynacja w ramach Departamentu współpracy z instytucjami zewnętrznymi (policja, prokuratura, CBA, OLAF, NIK, Sąd itp.) w zakresie oszustw/nadużyć finansowych w związku z realizacją projektów w ramach Osi Priorytetowych X i XI RPO WŁ 2014-2020 oraz Priorytetu VIII i IX POKL;
10) przekazanie dokumentów w celu umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej;
11) współpraca z innymi podmiotami merytorycznymi powiązanymi z zadaniami Wydziału.

5. Wydział Rozwoju Kadr w Regionie, który oznacza pisma symbolem „EFSV”
1) przygotowywanie dokumentów niezbędnych dla przeprowadzenia procesu naboru wniosków o dofinansowanie w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020,
2) współpraca z ekspertami, wyznaczonymi z prowadzonego wykazu kandydatów na ekspertów oraz obsługa techniczna związana z ich udziałem w pracach KOP w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020; 
3) przygotowywanie regulaminu konkursu w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
4) realizacja procesu naboru, oceny formalno-merytorycznej oraz procesu negocjacji wniosków o dofinansowanie w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
5) organizacja i obsługa prac Komisji Oceny Projektów w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
6) sporządzanie list ocenionych projektów w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014- 2020;
7) sporządzenie listy projektów wybranych do dofinansowania w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020 oraz przekazywanie ich do Departamentu Polityki Regionalnej w celu publikacji na stronie internetowej;
8) obsługa podmiotowego systemu finansowania w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
9) przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
10) przygotowywanie aneksów do umów o dofinansowanie projektów (celem wprowadzenia zmian w umowie) w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
11) przygotowywanie projektów uchwał Zarządu w zakresie wymaganym przez Instrukcje Wykonawcze;
12) akceptacja zmian w projektach (zgodnie z umową) w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
13) weryfikacja formalno-rachunkowa i merytoryczna oraz zatwierdzanie wniosków o płatność składanych przez beneficjentów w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
14) utrzymywanie bieżących kontaktów z beneficjentami w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
15) przygotowywanie informacji do tworzenia publikacji zewnętrznych;
16) wprowadzanie danych do rejestru obciążeń w projekcie;
17) określanie potrzeb i zamawianie ekspertyz do oceny projektów w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020, w tym również w zakresie programów profilaktycznych i rehabilitacyjnych;
18) zlecanie badań i analiz dotyczących zdrowotnych programów profilaktycznych oraz programów rehabilitacji leczniczej i zawodowej w związku ze wsparciem w ramach X Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
19) konsultacje dokumentów i wytycznych w zakresie EFS;
20) przekazanie do właściwych wydziałów Departamentu infoamcji o domniemaniu wystąpienia nieprawidłowości oraz informacji o konieczności wszczęcia postępowań administracyjnych;
21) przekazywanie dokumentów w celu umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej;
22) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału;
23) wprowadzanie danych do systemu informatycznego zgodnie z zakresem zadań Wydziału.

6. Wydział Rozwoju Kształcenia i Kompetencji w Regionie, który oznacza pisma symbolem „EFSVI”
1) przygotowywanie dokumentów niezbędnych dla przeprowadzenia procesu naboru wniosków o dofinansowanie w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
2) współpraca z ekspertami, wyznaczonymi z prowadzonego wykazu kandydatów na ekspertów oraz obsługa techniczna związana z ich udziałem w pracach KOP w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
3) przygotowywanie regulaminu konkursu oraz wezwania do złożenia wnisoku w trybie pozakonkursowym w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
4) realizacja procesu naboru, oceny formalno-merytorycznej oraz procesu negocjacji wniosków o dofinansowanie w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
5) organizacja i obsługa prac Komisji Oceny Projektów w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
6) sporządzanie list ocenionych projektów w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
7) sporządzanie listy projektów wybranych do dofinansowania w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020 oraz przekazywanie ich do Departamentu Polityki Regionalnej w celu publikacji na stronie internetowej;
8) przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów i dokumentu Prawa i obowiązki beneficjenta pozakonkursowego w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
9) przygotowywanie aneksów do umów o dofinansowanie projektów/ Praw i obowiązków beneficjenta pozakonkursowego (celem wprowadzenia zmian w umowie) w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
10) przygotowywanie projektów uchwał Zarządu w zakresie wymaganym przez Instrukcje Wykonawcze;
11) akceptacja zmian w projektach (zgodnie z umową/Prawami i obowiązkami) w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
12) weryfikacja formalno-rachunkowa i merytoryczna wniosków o płatność składanych przez beneficjentów w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
13) utrzymywanie bieżących kontaktów z beneficjentami w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
14) przygotowywanie informacji do tworzenia publikacji zewnętrznych;
15) wprowadzanie danych do rejestru obciążeń w projekcie;
16) określanie potrzeb i zamawianie ekspertyz do oceny projektów w ramach XI Osi Priorytetowej RPO WŁ 2014-2020;
17) konsultacje dokumentów i wytycznych w zakresie EFS;
18) przekazywanie do właściwych wydziałów Departamentu informacji o domniemaniu wystąpienia nieprawidłowości oraz informacji o konieczności wszczęcia postępowań adnministracyjnych;
19) przekazywanie dokumentów w celu umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej;
20) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału;
21) wprowadzanie danych do systemu informatycznego zgodnie z zakresem zadań Wydziału.

7. Wydział Pomocy Technicznej, który oznacza pisma symbolem „EFSVII”
1) przygotowywanie planów działania pomocy technicznej w ramach RPO WŁ 2014-2020 w zakresie zadań Departamentu;
2) przygotowywanie zmian planów działania pomocy technicznej w ramach RPO WŁ 2014-2020 w zakresie zadań Departamentu;
3) przygotowywanie budżetu rocznego i jego aktualizacja w zakresie pomocy technicznej RPO WŁ 2014-2020;
4) sporządzanie prognoz, analiz i sprawozdań z wykonania budżetu oraz kontrola postępu finansowego i rzeczowego budżetu Departamentu;
5) przygotowywanie oraz przekazywanie do Departamentu Finansów dokumentów księgowych wraz z opisami finansowymi oraz weryfikacja opisów do dokumentów sporządzanych przez inne jednostki w związku z realizacją zadań w ramach pomocy technicznej RPO WŁ 2014-2020;
6) rejestracja i weryfikacja rachunkowa projektów umów i aneksów w ramach pomocy technicznej RPO WŁ 2014-2020;
7) przygotowywanie sprawozdań z realizacji działań w ramach pomocy technicznej RPO WŁ 2014-2020 w zakresie zadań Departamentu;
8) przygotowywanie zestawień wydatków z realizacji działań pomocy technicznej w ramach RPO WŁ 2014-2020 w zakresie zadań Departamentu;
9) monitoring i ocena wdrażania pomocy technicznej RPO WŁ 2014-2020 w zakresie zadań Departamentu;
10) opracowywanie projektów dokumentów niezbędnych do realizacji RPO WŁ 2014-2020;
11) opiniowanie opracowań ministerstw, urzędów centralnych, komórek organizacyjnych i innych jednostek w zakresie EFS;
12) uczestniczenie w konsultacjach projektów procedur, dokumentów programowych w zakresie zadań Wydziału;
13) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału;
14) współpraca z instytucjami wykonującymi obowiązki kontrolne RPO WŁ 2014-2020.

8. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „EFSS”

Osoba publikująca :  Tomasz Szenborn
Data publikacji:  07.12.2012 - 12:21
Osoba modyfikująca: Małgorzata Starczewska-Bucka
Ostatnio zmieniany: 18.03.2019 - 13:53

ankieta-badania-satysfakcji

ankieta-badania-satysfakcji