Kontakt - Departament Prawno-Organizacyjny

al. Piłsudskiego 8
90-051 Łódź
tel. 42 663 33 40
fax 42 663 33 42
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Biuro Podawcze

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
tel. (42) 663 33 80
tel.kom. 695 356 594

Instrukcja obsługi BIP

Departament Prawno-Organizacyjny

Dyrektor-Koordynator Radców Prawnych: Paweł Bociąga
Zastępca Dyrektora: Elżbieta Borkowska

 
W skład departamentu wchodzą następujące komórki:

1. Wydział Prawny, który oznacza pisma symbolem "OPI",
2. Wydział Organizacji, który oznacza pisma symbolem „OPII”
3. Wydział ds. Kadr, który oznacza pisma symbolem „OPIII”
4. Wydział ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi, który oznacza pisma symbolem „OPIV”
5. Wydział Informacyjno-Kancelaryjny, który oznacza pisma symbolem ,,OPV"
6. Wydział ds. Majątkowych, który oznacza pisma symbolem „OPVI”
7. Wydział Zakupów, który oznacza pisma symbolem „OPVII”
8. Wydział Transportu, który oznacza pisma symbolem „OPVIII"
9. Wydział ds. Systemu Zarządzania Jakością, który oznacza pisma symbolem „OPIX”
10. Samodzielne Stanowiska ds. Archiwizacji – Archiwum Zakładowe, które oznaczają pisma symbolem „OPX”
11. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „OPS”

Zadania

Do zadań Departamentu Prawno-Organizacyjnego należą sprawy obsługi prawnej urzędu, organizacji i funkcjonowania urzędu, koordynacji prac w zakresie stosowania, utrzymania i rozwoju systemu zarządzania jakością, systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym i kontroli zarządczej oraz projektów doskonalących, zapewnienia organizacyjnej obsługi posiedzeń zarządu, archiwizacji, transportu, majątku ruchomego urzędu, sprawy osobowe członków zarządu, pracowników urzędu i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych bezpośrednio podległych członkom zarządu, szkoleń, obsługi ZFŚS, obsługi korespondencji urzędu, informowania interesantów o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych urzędu, a w szczególności:


I. Wydział Prawny, który oznacza pisma symbolem "OPI"

1) opracowywanie lub opiniowanie projektów aktów prawnych;
2) doradztwo prawne na rzecz komórek organizacyjnych– udzielanie porad prawnych;
3) sporządzanie opinii prawnych;
4) prowadzenie zastępstwa sądowego;
5) uczestniczenie w prowadzonych przez urząd rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego;
6) opiniowanie projektów uchwał, umów, porozumień i dokumentacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod względem formalno - prawnym w zakresie zgodności z prawem polskim i wspólnotowym;
7) prowadzenie rejestru spraw sądowych i skarg do NSA;
8) informowanie zarządu, marszałka i kierowników komórek organizacyjnych  o uchybieniach w działalności urzędu w zakresie przestrzegania prawa i skutkach prawnych tych uchybień;
9) obsługa prawna sesji sejmiku, posiedzeń komisji sejmiku i posiedzeń zarządu;
10) sporządzanie informatora prawnego na potrzeby urzędu;
11) koordynowanie załatwiania przez komórki organizacyjne urzędu wniosków z zakresu  udostępniania informacji publicznej;
12) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej dla urzędui przekazywanie spraw z tego zakresu do załatwienia  właściwym merytorycznie komórkom  organizacyjnym urzędu;
13) przygotowywanie projektu odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej dotyczące działalności dwóch lub więcej komórek organizacyjnych.

II. Wydział Organizacji, który oznacza pisma symbolem „OPII”

1) opracowywanie dokumentów określających organizację i zasady funkcjonowania urzędu;
2) analizowanie przepisów prawnych w zakresie zadań departamentu;
3) opiniowanie dokumentów w zakresie organizacji i zarządzania;
4) prowadzenie wykazu porozumień zawartych przez województwo;
5) przekazywanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego porozumień zawartych przez województwo i uchwał zarządu podlegających publikacji;
6) przygotowywanie, na polecenie przełożonych, zestawień i analiz dotyczących organizacji wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych 
7) przygotowywanie projektów i prowadzenie rejestrów wydawanych przez marszałka i zarząd upoważnień i pełnomocnictw, z wyłączeniem projektów upoważnień z zakresu ochrony danych osobowych i ich rejestru;
8) koordynowanie załatwiania przez komórki organizacyjne urzędu spraw z zakresu wykonywania  przez podmioty zawodowej działalności lobbingowej; 
9) prowadzenie rejestru Zgłoszeń podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową i przekazywanie spraw z tego zakresu do załatwienia  właściwym merytorycznie komórkom  organizacyjnym Urzędu;
10) informowanie ministra właściwego do spraw administracji publicznej o wystąpieniach do urzędu podmiotów niewpisanych do Rejestru podmiotów  wykonujących zawodową działalność lobbingową;
11) opracowywanie raz w roku (do końca lutego) i umieszczanie w BIP informacji o działaniach podejmowanych w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową wobec organów samorządu województwa;
12) prowadzenie zbioru zakresów czynności pracowników urzędu oraz analizowanie ich pod względem zgodności z zadaniami urzędu;
13) prowadzenie ewidencji fundacji i stowarzyszeń tworzonych przez województwo;
14) ustalanie wzoru pieczątek i pieczęci urzędowych;
15) prowadzenie rejestru pieczątek i pieczęci urzędowych;
16) przekazywanie zamówień na pieczątki, pieczęcie urzędowe oraz wizytówki do właściwej komórki wewnętrznej;
17) organizacyjna obsługa posiedzeń zarządu;
18) prowadzenie rejestru i dokumentacji uchwał z posiedzeń zarządu;
19) prowadzenie rejestru i dokumentacji zarządzeń marszałka;
20) przekazywanie uchwał zarządu organom nadzoru;
21) przekazywanie komórkom organizacyjnymi i jednostkom organizacyjnym podległym bezpośrednio członkom Zarządu uchwał zarządu i zarządzeń marszałka;
22) tworzenie i aktualizowanie elektronicznej bazy uchwał zarządu i zarządzeń marszałka;
23) przygotowywanie projektu długookresowego planu (harmonogramu) pracy zarządu;
24) prowadzenie terminarza posiedzeń zarządu;
25) przygotowywanie i przekazywanie członkom zarządu i komórkom organizacyjnym informacji po posiedzeniu zarządu;
26) protokołowanie posiedzeń zarządu i prowadzenie rejestru protokołów;
27) gromadzenie informacji wpływających od jednostek samorządu terytorialnego dotyczących działania administracji samorządowej;
28) gromadzenie informacji wpływających od organów administracji rządowej dotyczących działania administracji rządowej związanego z samorządem województwa;
29) gromadzenie informacji na temat rejestrów publicznych i systemów teleinformatycznych prowadzonych w urzędzie;
30) przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności zarządu oraz wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
31) przygotowywanie rocznych sprawozdań z umorzonych, odroczonych lub rozłożonych na raty spłat należności, dokonanych w oparciu o właściwą uchwałę sejmiku;
32) przygotowywanie półrocznych sprawozdań z realizacji uchwał podejmowanych przez sejmik i zarząd poprzez wykorzystanie Portalu Zarządzania QPR;
33) przygotowywanie rocznych informacji o nieudzieleniu pomocy publicznej na podstawie informacji przekazywanych z komórek organizacyjnych i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem pomocy publicznej w zakresie rolnictwa i rybołówstwa, z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP;
34) dysponowanie loginem nadrzędnym oraz hasłem dostępu umożliwiającym korzystanie z aplikacji SHRIMP oraz nadawanie loginów i haseł użytkownikom podrzędnym.

III. Wydział ds. Kadr, który oznacza pisma symbolem „OPIII”

1) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczącej nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy oraz spraw wynikających ze stosunku pracy wobec pracowników urzędu i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, bezpośrednio podległych członkom zarządu, a w szczególności:
a) kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia uprawnień pracowniczych,
b) przedstawianie propozycji warunków zatrudnienia oraz sprawdzanie zgodności tych warunków z obowiązującymi przepisami,
c) sporządzanie projektów dokumentów w sprawach nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy (m.in. umowy o pracę, akty powołania, oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, świadectwa pracy),
d) zakładanie, prowadzenie i aktualizacja akt osobowych oraz wymaganych ewidencji w sprawach zatrudnienia;
2) prowadzenie spraw i dokumentacji w sprawach zmiany treści stosunku pracy, warunków pracy lub płacy, a w szczególności:
a) opiniowanie wniosków i propozycji warunków wynagradzania, awansowania, nagradzania, przeniesień służbowych,
b) sporządzanie dokumentów stanowiących podstawę wynagradzania, awansowania, nagradzania, przeniesień służbowych,
c) opracowywanie dokumentacji w sprawach zmian wymiarów czasu pracy, w tym połączonych ze zmianami warunków wynagradzania;
3) opracowywanie propozycji zasad i warunków wynagradzania, premiowania i nagradzania pracowników urzędu (regulamin wynagradzania) i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, bezpośrednio podległych członkom zarządu;
4) monitorowanie realizacji planów zatrudnienia w oparciu o prowadzoną ewidencję zatrudnienia, przyjęć i zwolnień oraz statystykę w tym zakresie;
5) opracowywanie i monitorowanie realizacji ustalonego w urzędzie porządku wewnętrznego, organizacji i rozkładu czasu pracy (regulamin pracy);
6) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczących czasu pracy i nieobecności pracowników, w tym:
a) prowadzenie ewidencji czasu pracy i nieobecności,
b) prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich,
c) ustalanie uprawnień urlopowych pracowników oraz ewidencjonowanie urlopów płatnych i bezpłatnych,
d) załatwianie wniosków dotyczących ustalenia indywidualnych rozkładów lub systemów czasu pracy,
e) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy;
7) ustalanie uprawnień oraz przygotowywanie poleceń dotyczących wypłat, potrąceń lub nie naliczania należności z tytułu odpowiednio:
a) nieobecności pracowniczych innych niż choroba pracownika lub choroba członka rodziny pracownika,
b) rozwiązań stosunku pracy,
c) ekwiwalentów za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe,
d) odpraw, w tym w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, odpraw pośmiertnych lub odpraw przysługujących na podstawie przepisów szczególnych,
e) nagród, w tym nagród jubileuszowych,
f) przepracowanych godzin nadliczbowych,
g) dodatkowych wynagrodzeń rocznych,
h) udzielonych kar pieniężnych;
8) prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z badaniami  profilaktycznymi pracowników urzędu;
9) kompletowanie dokumentacji i przygotowywanie wniosków o emerytury i renty pracowników urzędu;
10) dokonywanie zgłoszeń i zmian do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
11) prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z przyjmowaniem oświadczeń lub ślubowań pracowników, w przypadkach określonych przepisami ustawy o pracownikach samorządowych;
12) wystawianie legitymacji służbowych i prowadzenie ich ewidencji;
13) współpraca z Samodzielnym Stanowiskiem Pracy ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Spraw Przeciwpożarowych w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych;
14) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczących ewidencji zatrudnienia, przyjęć  i zwolnień oraz statystyki w tym zakresie, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
15) zapewnianie realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy w przypadkach współpracy, konsultacji, uzgadniania lub uzyskiwania wymaganych opinii z właściwymi organami, instytucjami lub przedstawicielstwami pracowników urzędu.

IV. Wydział ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi, który oznacza pisma symbolem „OPIV”

1) wytyczanie kierunków polityki zarządzania zasobami ludzkimi zapewniających odpowiedni potencjał ludzki dla rozwoju instytucjonalnego urzędu;
2) zapewnianie odpowiedniego doboru metod, technik i narzędzi realizacji polityki zarządzania zasobami ludzkimi, w oparciu o standardy dobrego zarządzania;
3) opracowywanie, koordynacja wdrażania oraz monitoring procedur realizacji procesów zarządzania zasobami ludzkimi;
4) zbieranie i analiza zgłaszanych potrzeb zatrudnieniowych;
5) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie przeprowadzania naborów na wolne w urzędzie stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, i wolne stanowiska kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych będących samodzielnymi pracodawcami samorządowymi, zatrudnianych w tych jednostkach na podstawie umowy o pracę, w tym:
a) opracowywanie projektów i publikacja ogłoszeń o naborach na wolne stanowiska urzędnicze,
b) przyjmowanie ofert kandydatów i prowadzenie ich ewidencji,
c) koordynowanie przebiegiem naborów,
d) dobór odpowiednich do wymagań stanowisk pracy metod, technik i narzędzi oceny i selekcji kandydatów,
e) protokołowanie przeprowadzanych naborów;
6) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie organizacji i przeprowadzania służby przygotowawczej pracowników urzędu, a w szczególności:
a) proponowanie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tą służbę,
b) opracowywanie we współpracy z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych programów służby przygotowawczej,
c) opiniowanie wniosków w sprawach skierowania do służby przygotowawczej i jej zakresu oraz w sprawach zwolnienia z obowiązku odbywania służby przygotowawczej,
d) monitorowanie przebiegu służby przygotowawczej,
e) organizowanie egzaminów kończących służbę przygotowawczą;
7) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie doskonalenia i rozwoju wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników urzędu, a w szczególności poprzez:
a) koordynację i doradztwo w zakresie identyfikacji i analizy potrzeb szkoleniowych pracowników,
b) opracowywanie projektów programów szkoleń,
c) planowanie i zarządzanie środkami finansowymi na podnoszenie wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników (budżet szkoleniowy),
d) organizację i realizację procesu podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych, w formach i na zasadach określonych w „Systemie i zasadach rozwoju kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego”,
e) przygotowywanie projektów oraz nadzorowanie realizacji umów w sprawach szkoleń zawieranych z instytucjami szkolącymi oraz z pracownikami,
f) przygotowywanie informacji, analiz, opracowań i sprawozdawczości z zakresu rozwoju wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników urzędu oraz wydatkowania środków finansowych na te cele;
8) opracowywanie zasad i sposobów dokonywania i dokumentowania okresowych ocen pracowników urzędu oraz monitorowanie realizacji i wpływów procesów oceny;
9) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie organizowania staży w urzędzie, w tym:
a) opracowywanie i składanie w powiatowych urzędach pracy wniosków o zorganizowanie stażu,
b) koordynowanie zawieraniem umów z powiatowymi urzędami pracy na organizację stażu,
c) monitorowanie realizacji staży w urzędzie zgodnie z zawartymi umowami;
10) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie organizowania praktyk w urzędzie, w tym:
a) zawieranie umów na organizację praktyk,
b) monitorowanie odbywania praktyk w urzędzie zgodnie z zawartymi umowami,
c) wystawianie zaświadczeń o odbytych praktykach studenckich;
11) opracowywanie sprawozdań, informacji i analiz dotyczących zasobów ludzkich na potrzeby zarządzania urzędem;
12) zapewnianie organizacji i przeprowadzania badań dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie, w tym badań satysfakcji i motywacji pracowniczej;
13) prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, bezpośrednio podległych członkom zarządu, w zakresie zadań realizowanych przez Wydział;
14) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie przeprowadzania procesu zatrudniania pracowników w celu zastępstwa  nieobecnego pracownika;
15) zarządzanie systemem opisów stanowisk pracy, w tym:
a) prowadzenie ustaleń z kierownikami komórek organizacyjnych  i pozostałymi osobami sporządzającymi opisy stanowisk pracy,
b) nadzór nad przestrzeganiem zasad i metodyki sporządzania opisów stanowisk pracy,
c) opiniowanie projektów opisów stanowisk pracy,
d) prowadzenie odpowiednich rejestrów i ewidencji;
16) tworzenie i implementowanie rozwiązań promujących Urząd jako Dobrego Pracodawcę, w tym organizowanie i koordynowanie akcji społecznych w urzędzie;
17) prowadzenie spraw związanych z merytoryczną obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a w szczególności:
a) przygotowywanie projektu Regulaminu ZFŚS,
b) przygotowywanie projektu planu wydatków na dany rok i zestawienie wykorzystanych środków,
c) przygotowywanie protokołów z posiedzeń Komisji,
d) przygotowywanie umów o udzielenie pożyczek na cele mieszkaniowe,
e) prowadzenie rejestru udzielonej pomocy;
18) obsługa administracyjno-biurowa Komisji Socjalnej urzędu:
a) gromadzenie wniosków o udzielenie świadczeń z ZFŚS,
b) udzielanie informacji o uzyskanych świadczeniach z ZFŚS przez pracowników urzędu,
c) sprawdzanie pod względem merytorycznym zgromadzonych wniosków, obliczanie wysokości należnego świadczenia, występowanie do losowo wybranych przez Komisję pracowników o potrzebie udokumentowania wysokości wpisanych we wniosku dochodów;
19) zapewnianie realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów w zakrsie ZFŚS w przypadkach współpracy, konsultacji, uzgadniania lub uzyskiwania wymaganych opinii z właściwymi organami, instytucjami lub przedstawicielstwami pracowników urzędu. 
  
V. Wydział Informacyjno-Kancelaryjny, który oznacza pisma symbolem ,,OPV”

1) pełnienie funkcji Biura Podawczego urzędu;
2) udzielanie interesantom informacji o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych urzędu;
3) obsługa przesyłek przychodzących, wewnętrznych i wychodzących z urzędu;
4) prowadzenie rejestru przesyłek przetwarzanych w zakresie, o którym mowa w pkt 3;
5) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie wymianyprzesyłek;
6) rozdział prasy codziennej, periodyków i dzienników urzędowych na poszczególne komórki organizacyjne urzędu;
7) ułatwianie interesantom dostępu do stron urzędowych Biuletynu Informacji Publicznej samorządu województwa – w przypadku osobistej wizyty zainteresowanego w urzędzie lub wskazanie adresu www w przypadku rozmowy telefonicznej z zainteresowanym;
8) informowanie o zasadach udostępniania informacji publicznej;
9) prowadzenie powielarni urzędu;
10) wykonywanie kserokopii dokumentów na potrzeby urzędu;
11) zszywanie lub bindowanie wykonanych kopii;
12) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej urzędu za pośrednictwem Platformy Usługi Administracji Publicznej ePUAP;
13) obsługa skrzynek elektronicznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
14) obsługa skrzynek elektronicznych wewnętrznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
15) obsługa elektronicznej tablicy ogłoszeń urzędu.

VI. Wydział ds. Majątkowych, który oznacza pisma symbolem „OPVI”

1) prowadzenie ksiąg inwentarzowych mienia będącego w bezpośrednim uzytkowaniu urzędu, w tym ksiąg inwentarzowych Departamentu;
2) wykonywanie czynności związanych z ewidencją mienia będącego w bezpośrednim użytkowaniu urzędu, a w szczególności:
a) wystawianie dokumentów przychodowo – rozchodowych,
b) prowadzenie rejestru dokumentów przychodowo – rozchodowych,
c) nanoszenie numerów inwentarzowych na składniki majątku;
3) sprawdzanie zgodności ewidencji składników majątkowych mienia będącego w bezpośrednim użytkowaniu urzędu z dokumentacją finansowo – księgową;
4) udział w procesie przygotowania inwentaryzacji w urzędzie i współpraca w tym zakresie z Komisją Inwentaryzacyjną;
5) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia ruchomego będącego w bezpośrednim użytkowaniu urzędu (z wyjątkiem środków transportu):
a) weryfikacja mienia podlegającego ubezpieczeniu,
b) współpraca z ubezpieczycielem w zakresie likwidacji szkód,
c) prowadzenie rejestru szkód;
6) prowadzenie kart osobistego wyposażenia pracowników Departamentu;
7) prowadzenie rejestru umów w zakresie działania Departamentu;
8) obsługa bieżącej działalności finansowej Departamentu;
9) monitorowanie realizacji budżetu Departamentu;
10) przygotowywanie sprawozdań finansowych w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
11) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu oraz przygotowywanie wniosków związanych z urealnieniem planu budżetu w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
12) przygotowywanie miesięcznych zapotrzebowań na środki pieniężne w zakresie zadań realizowanych przez Departament.

VII. Wydział Zakupów, który oznacza pisma symbolem „OPVII”

1) zapewnienie łączności telefonicznej (stacjonarnej i komórkowej) w urzędzie, przygotowywanie projektów umów, prowadzenie rozliczeń rachunków i reklamacji oraz serwisowanie wykorzystywanych urządzeń;
2) prowadzenie spraw związanych z: zaopatrzeniem urzędu, zakupem mebli i wyposażenia w sprzęt biurowy, zakupem materiałów biurowych, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych, artykułów spożywczych;
3) zakup lekarstw do apteczek;
4) prowadzenie magazynu urzędu;
5) prowadzenie ewidencji przyjmowanych i wydawanych przedmiotów oraz materiałów będących w obrocie magazynowym, w tym wykonywanie miesięcznych zestawień;
6) prenumerata prasy dla urzędu;
7) zakup książek dla potrzeb urzędu;
8) prowadzenie spraw związanych z zamieszczaniem ogłoszeń w prasie;
9) zakup biletów MPK na potrzeby urzędu oraz prowadzenie ewidencji wydawanych biletów;
10) prowadzenie spraw związanych z wprowadzeniem systemu zakupów wspólnych dla urzędu i wsjo;
11) współpraca z Zarządem Nieruchomości Województwa Łódzkiego w zakresie przygotowania kart do tabliczek informacyjnych przy pomieszczeniach biurowych;
12) prowadzenie spraw z zakresu konserwacji i naprawy urządzeń biurowych typu kopiarki, niszczarki, bindownice, gilotyny do papieru oraz użytkowanego sprzętu typu kalkulatory, aparaty fotograficzne, dyktafony, odbiorniki RTV i meble;
13) ponoszenie opłat abonamentowych za korzystanie z usług radiowych i telewizyjnych;
14) prowadzenie rejestru stopnia wykorzystania pomieszczeń użytkowanych przez urząd;
15) zbieranie potrzeb w zakresie zabezpieczenia pomieszczeń biurowych i magazynowych dla urzędu;
16) nadzór nad zapewnieniem pomieszczeń biurowych i magazynowych dla urzędu;
17) prowadzenie spraw dotyczących najmu pomieszczeń biurowych na potrzeby urzędu;
18) sprawdzanie, rozliczanie i opisywanie faktur związanych z funkcjonowaniem Wydziału.

 VIII. Wydział Transportu, który oznacza pisma symbolem „OPVIII”

1) realizowanie potrzeb transportowych urzędu;
2) prowadzenie dokumentacji związanej z eksploatacją pojazdów;
3) ewidencjonowanie i rozliczanie pracy kierowców;
4) prowadzenie gospodarki paliwami, ogumieniem, częściami zamiennymi;
5) dbałość o stan techniczny pojazdów, w tym zlecanie napraw i remontów;
6) prowadzenie spraw związanych z rejestrowaniem i ubezpieczaniem pojazdów;
7) prowadzenie analizy kosztów transportu;
8) przygotowywanie projektów i prowadzenie rejestru umów o używanie samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych zawartych z pracownikami urzędu i kierownikami wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
9) sporządzanie identyfikatorów typu „R”;
10) występowanie o wystawianie rocznych abonamentów parkingowych dla uprawnionych podmiotów;
11) prowadzenie innych spraw związanych z funkcjonowaniem transportu w urzędzie.

IX. Wydział ds. Systemu Zarządzania Jakością, który oznacza pisma symbolem „OPIX”

1) inicjowanie i koordynowanie działań w zakresie wdrażania w urzędzie elementów nowoczesnego zarządzania publicznego;
2) tworzenie oraz modelowanie struktury procesów realizowanych  w urzędzie;
3) koordynowanie prac w zakresie stosowania,  utrzymania i doskonalenia systemu  zarządzania jakością i Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom  Korupcyjnym w urzędzie w oparciu o współdziałanie z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania, właścicielami procesów i kierownikami komórek organizacyjnych, a w szczególności:
a) tworzenie, nadzorowanie i aktualizowanie dokumentacji systemu,
b) aktualizowanie bazy danych zawierających dokumentację systemową,
c) organizowanie audytów wewnętrznych systemu, ich nadzorowanie oraz koordynowanie pracy audytorów wewnętrznych,
d) analizowanie wyników audytów oraz działań doskonalących,
e) koordynowanie zarządzania ryzykiem o charakterze korupcyjnym w urzędzie,
f) koordynowanie realizacji  działań korygujących, zapobiegawczych i doskonalących oraz realizacji działań zgodnie z Planami minimalizacji ryzyk o charakterze korupcyjnym i Programami monitoringu ryzyk o charakterze korupcyjnym dla urzędu,
g) podnoszenie świadomości wśród pracowników urzędu w zakresie wymogów systemu  zarządzania jakością i Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjmym,
h) gromadzenie danych i informacji zewnętrznych związanych z podejmowaniem działań antykorupcyjnych w skali całego kraju;
4) koordynowanie prac w zakresie wdrożenia, stosowania,  utrzymania i doskonalenia systemu  kontroli zarządczej w urzędzie w oparciu o współdziałanie  z sekretarzem województwa, a w szczególności:
a) tworzenie, nadzorowanie i aktualizowanie dokumentacji systemu,
b) aktualizowanie bazy danych zawierających dokumentację systemową,
c) koordynowanie prac związanych z przeprowadzeniem samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej oraz ze składaniem oświadczeń cząstkowych,
d) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem Rocznego Programu Działania Urzędu i zarządzania ryzykiem;
5) przygotowywanie innych dokumentów, sprawozdań, raportów i analiz związanych z zadaniami Wydziału;
6) koordynowanie projektów doskonalących realizowanych w urzędzie.

 X. Samodzielne Stanowiska ds. Archiwizacji – Archiwum Zakładowe, które oznaczają pisma symbolem „OPX”

1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od komórek organizacyjnych urzędu, a także likwidowanych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
2) prowadzenie ewidencji oraz właściwe przechowywanie przyjętej dokumentacji;
3) zabezpieczanie zgromadzonych w archiwum materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed pożarem, wilgocią, zniszczeniem mechanicznym i szkodnikami;
4) kontrola komórek organizacyjnych urzędu w zakresie prawidłowej archiwizacji dokumentów wytwarzanych przez te komórki;
5) udostępnianie ewidencji przejętej dokumentacji, materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
6) współpraca z archiwum państwowym w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych, przekazywania ich do archiwum państwowego i przeprowadzania ekspertyz;
7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu, a po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego, przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę;
8) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów dla byłych pracowników zlikwidowanych samorządowych jednostek organizacyjnych.

XI. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „OPS”

captcha
Przeładuj
Polecane seriwsy:




 © 2015-2017 Departament Cyfryzacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego



ankieta-badania-satysfakcji