Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego

Uwaga: składanie oferty upłynie w dniu 08.01.2021 r., o godzinie 12:00

Odpowiedzi na zadane pytania:

Pytanie nr 1 W Formularzu ofertowym i w Warunkach zamówienia Zamawiający wymaga doręczania przesyłek krajowych w dniu następnym do godziny 10:00 i do godziny 12:00. Wykonawca w swojej ofercie posiada usługę doręczenia do godziny 9:00 i do godziny 12:00. Wykonawca wnosi o zmianę godzin doręczania w przypadku wybrania jego oferty z godziny 10:00 na godzinę 9:00.

Odp.: Uwzględniając fakt, iż godzina jest godziną wcześniejszą niż ta ujęta przez Zamawiającego w Formularzu Ofertowym i w Warunkach Zamówienia w przypadku wybrania Państwa oferty godzina zostanie zmieniona na 9:00.

Pytanie nr 2 W Formularzu ofertowym Zamawiający wymaga zobowiązania się Wykonawcy do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. Mając na uwadze stan pandemii i wprowadzoną kwarantannę narodową wnosimy o możliwość zawarcia umowy korespondencyjne lub elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym)

Odp.: Uwzględniając stan pandemii jak i kwarantannę narodową Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia umowy korespondencyjnie lub elektronicznie.

Pytanie nr 3 W Formularzu ofertowym Zamawiający wymaga oświadczenia, że będzie związany ofertą na warunkach i przez cały czas wykazany w warunkach zamówienia. W warunkach zamówienia wskazany jest termin wykonania zamówienia, który w ocenie wykonawcy nie jest tożsamy z terminem związania ofertą. Wykonawca wnosi o wskazanie terminu związania ofertą.

Odp.: Zamawiający jako początek związania ofertą z Wykonawcą wskazuje 1.02.2021.

Pytanie nr 4 W warunkach zamówienia Zamawiający wymaga, aby zaoferowane ceny uwzględniały wszystkie koszty składające się na realizację zamówienia między innymi ubezpieczenia przesyłek oraz opakowań do pakowania przesyłek. Wykonawca oferuje ubezpieczenie przesyłek krajowych wliczone w opłatę za usługę do wartości 5 000,00 zł i opakowania firmowe dla przesyłek krajowych o masie do 1 kg z zawartością dokumentów oraz nośników danych po ich odpowiednim zabezpieczeniu. W przypadku przesyłek nadanych za granicę wykonawca oferuje opakowania firmowe „Document Pack” dla przesyłek o masie do 0,5 kg lub „Kilo Pack” dla przesyłek o masie do 1 kg z zawartością dokumentów, ubezpieczenie przesyłek zagranicznych nie jest wliczone w cenę przesyłki, stanowi dodatkową opłatę i uzależnione jest od sumy ubezpieczenia. Proszę o potwierdzenie, że Zamawiający uznaje wskazane warunki świadczenia za wystarczające.

Odp.: Zamawiający potwierdza, że wskazane warunki świadczenia usługi są wystarczające.

Pytanie nr 5 W Projekcie umowy § 2 ust 1 i w warunkach zamówienia pkt 4 Zamawiający określa, że podstawę prawną niniejszej umowy stanowią Prawo pocztowe i umowy międzynarodowe. Wykonawca wnosi o dodanie pkt 3 w § 2 ust 1 o treści: „3. Regulaminy dotyczące przesyłek kurierskich, obowiązujące u Wykonawcy w dniu nadania przesyłek. Zmiany regulaminów, nie wymagają sporządzenia aneksu do Umowy, pod warunkiem opublikowania ich na stronie internetowej Wykonawcy”

Odp.: Regulamin świadczenia usług wynika z Prawa Pocztowego i jest jednym z załączników, który trzeba przedstawić podczas składania wniosku o wpis do rejestru. Zapis w projekcie umowy mówiący o podstawie prawnej honoruje więc tym samym Państwa regulamin. Zmiany w Państwa regulaminie nie stanowią więc konieczności wprowadzania aneksu do Umowy pod warunkiem opublikowania ich na stronie internetowej Wykonawcy. Reasumując zmiany np.: cen lub terminów dostarczenia będą honorowane przez Zamawiającego.

Pytanie nr 6 W Projekcie umowy § 4 ust. 4 i w zapytaniu ofertowym pkt 5 Zamawiający określa, że należności wynikające z faktur, Zamawiający regulować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na oryginale prawidłowo wystawionej faktury na Województwo Łódzkie - al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź, NIP 725-17-39-344 w terminie 14 dni od daty jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego. Wykonawca wnosi o zmianę zapisu na: „Należności wynikające z faktur, Zamawiający regulować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na oryginale wystawionej faktury na Województwo Łódzkie - al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź, NIP 725-17-39-344 w terminie 14 dni od daty jej wystawienia.”

Odp.: Termin 14 dni od daty doręczenia dokumentu do siedziby zamawiającego ma na celu ochronę płacącego przed ewentualnymi odsetkami za opóźnienie w płatnościach. Urząd jest niezwykle rozbudowaną organizacyjnie jednostką. Wpływa bardzo dużo korespondencji i siłą rzeczy proces doręczania ich do właściwej komórki może być wydłużony. Z naszego doświadczenia wynika, że niejednokrotnie (szczególnie w sytuacji epidemicznej) nawet okres pomiędzy wystawieniem faktury a jej doręczaniem do Urzędu jest bardzo długi. Obieg dokumentów w tak rozbudowanej jednostce dodatkowo angażuje czas.

Pytanie nr 7 W Projekcie umowy § 4 ust. 5 Zamawiający określa, że za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi – co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron. Ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, Wykonawca wnosi o zmianę określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym: „Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”.

Odp.: uznanie daty obciążenia rachunku Urzędu jako datę zapłaty, podobnie jak w pytaniu nr 6, zabezpiecza interesy płacącego fakturę.

Pytanie nr 8 W związku z zapisami § 4 ust. 12 – 14 Projektu umowy Wykonawca wnosi o wykreślenie zapisów ust. 13 - 14 oraz zmianę zapisów ust. 12 w przypadku wybrania jego oferty na:, 1) Wykonawca oświadcza, iż rachunek bankowy o którym mowa w ust. 1 jest rachunkiem wirtualnym (zwany dalej wirtualnym rachunkiem bankowym) i nie jest rachunkiem rozliczeniowym, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe. 2) Wykonawca potwierdza, iż rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 1 jest powiązany z rachunkiem bankowym, który jest rachunkiem rozliczeniowym w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe i został zgłoszony do właściwego urzędu skarbowego oraz został umieszczony i będzie uwidoczniony przez cały okres trwania i rozliczenia Umowy w wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm. dalej: Wykaz). 3) Wykonawca zobowiązuje się powiadomić niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich zmianach rachunków, o których mowa w ust. 1 i 3, w szczególności o wykreśleniu jego rozliczeniowego rachunku bankowego z Wykazu lub utraty charakteru czynnego podatnika VAT.

Odp.: Wzór umowy skierowany jest do wszystkich zainteresowanych ( wykonawców ). Po wyborze wykonawcy istnieje możliwość dostosowania wzoru umowy do sytuacji wykonawcy w porozumieniu z zamawiającym.

Przypadki takie będą rozważane indywidualnie.

Odpowiedź na zadane pytanie z dnia 07.01.2021 r.

Czy w kontekście §3 pkt. 5 umowy przy przedstawieniu najkorzystniejszej oferty możliwe jest korzystanie z podwykonawców - przewoźników krajowych i międzynarodowych np. InPost, DPD, DHL, GLS, FedEx ?

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje zapisy zawarte w zapytaniu ofertowym tj. nie wyraża zgody na powierzenie przedmiotu umowy innym podmiotom.