Kancelaria Sejmiku Województwa Łódzkiego

Al. Piłsudskiego 8

90-051 Łódź

tel. 042 663 30 50

fax 042 663 30 40

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

 

Dyrektor: Włodzimierz Stanek
Zastępca Dyrektora: Rafał Andrzejczak

W skład departamentu wchodzą:

1. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu Przewodniczącego i Kancelarii Sejmiku, które oznaczają pisma symbolem „KSI”
2. Wydział Komisyjno-Sesyjny, który oznacza pisma symbolem „KSII”
3. Wydział Administracyjno-Finansowy, który oznacza pisma symbolem „KSIII”
4. Samodzielne Stanowisko-Rzecznik Prasowy Sejmiku Województwa Łódzkiego, który oznacza pisma symbolem „KSIV”

Do zadań Kancelarii Sejmiku - KS należą sprawy związane z organizacyjno – techniczną obsługą Sejmiku Województwa, Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących, Prezydium Sejmiku Województwa, komisji Sejmiku Województwa i klubów radnych, a w szczególności:


1. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu Przewodniczącego i Kancelarii Sejmiku, które oznaczają pisma symbolem „KSI”


1) obsługa kancelaryjno-biurowa oraz organizacyjno-techniczna Przewodniczącego Sejmiku Województwa oraz Kancelarii Sejmiku;
2) prowadzenie sekretariatu Przewodniczącego Sejmiku Województwa, Wiceprzewodniczących Sejmiku Województwa, Kancelarii Sejmiku, w tym organizacyjno-techniczna obsługa spotkań, narad, dyżurów, gości i interesantów;
3) prowadzenie kalendarza spotkań i wyjazdów oraz zapewnianie ich właściwej oprawy;
4) koordynacja działań związanych z patronatami udzielanymi przez Przewodniczącego Sejmiku Województwa oraz udziałem w komitetach honorowych;
5) wykonywanie zadań określonych instrukcją kancelaryjną w zakresie dotyczącym Sejmiku i Kancelarii Sejmiku, w tym kompletowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji prowadzonej przez sekretariat;
6) rejestracja i koordynacja obiegu dokumentów i korespondencji wpływającej do Przewodniczącego Sejmiku Województwa lub Kancelarii Sejmiku oraz wysyłanie korespondencji, zgodnie z dyspozycjami lub dekretacjami;
7) przyjmowanie oraz dystrybucja korespondencji (m.in. zaproszeń) kierowanych do Przewodniczącego Sejmiku Województwa, radnych i Kancelarii Sejmiku;
8) pomoc w organizacji i odbywaniu dyżurów radnych;
9) sprawowanie nadzoru nad insygniami województwa właściwymi Przewodniczącemu Sejmiku Województwa;
10) dbałość o właściwy wygląd gabinetów i sekretariatu oraz koordynacja zaopatrzenia logistycznego sekretariatu;
11) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi oraz wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania materiałów, dokumentów i informacji dla potrzeb Przewodniczącego Sejmiku Województwa oraz koordynacja nad terminowością przygotowywania w tym zakresie materiałów, dokumentów i informacji;
12) koordynacja działań z zakresu udzielania odpowiedzi na wniosek w trybie dostępu do informacji publicznej w Kancelarii Sejmiku.


2. Wydział Komisyjno-Sesyjny, który oznacza pisma symbolem „KSII”


1) obsługa kancelaryjno-biurowa i organizacyjno-techniczna komisji oraz Sejmiku Województwa, a w szczególności:
a) odpowiednio przygotowywanie lub przekazywanie materiałów, dokumentów i informacji na potrzeby prac komisji oraz Sejmiku Województwa we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi oraz wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi oraz koordynacja nad terminowością przygotowywania w tym zakresie materiałów, dokumentów i informacji;
b) realizacja zadań związanych ze zwoływaniem, organizacją, przeprowadzaniem oraz odbywaniem sesji Sejmiku Województwa, w tym zawiadamianie radnych o terminach, planowanym porządku sesji oraz dystrybucja materiałów na sesje;
c) przygotowywanie projektów uchwał Sejmiku Województwa wnoszonych przez Przewodniczącego Sejmiku Województwa;
d) przygotowywanie dla Przewodniczącego Sejmiku Województwa materiałów niezbędnych do prowadzenia sesji Sejmiku Województwa;
e) sporządzanie i archiwizowanie dokumentów z działalności komisji oraz dokumentowanie i archiwizowanie dokumentacji z działalności Sejmiku Województwa, w tym w szczególności związanych z organizacją i odbywaniem sesji Sejmiku Województwa;
f) obsługa we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi rozpatrywania przez Sejmik Województwa należących do jego kompetencji skarg, wniosków, petycji oraz obywatelskich inicjatyw uchwałodawczych;
g) koordynowanie przygotowywania planów pracy komisji i Sejmiku Województwa oraz sprawozdań z ich realizacji;
h) prowadzenie rejestru oraz zbioru uchwał, opinii i wniosków komisji oraz rejestru i zbioru uchwał Sejmiku Województwa;
i) monitorowanie stanu realizacji uchwał i wniosków komisji oraz uchwał Sejmiku Województwa;
j) zapewnianie przekazywania uchwał Sejmiku Województwa odpowiednio organom nadzoru oraz do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego;
k) udostępnianie materiałów lub dokumentów z prac albo wyciągów z protokołów Sejmiku Województwa lub jego organów właściwym komórkom organizacyjnym oraz wojewódzkim samorządowym jednostkom organizacyjnym;
2) pomoc radnym w wykonywaniu mandatu radnego oraz innych funkcji pełnionych w ramach mandatu radnego;
3) obsługa spraw związanych ze zgłaszanymi przez radnych interpelacjami i zapytaniami oraz udzielanymi na nie odpowiedziami, w tym monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi;
4) prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych przez radnych;
5) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej oraz organizacyjno-technicznej spraw związanych z:
a) przyznawaniem Odznaki Honorowej za Zasługi dla Województwa Łódzkiego;
b) nadawaniem Honorowego Obywatelstwa Województwa Łódzkiego;
c) przyznawaniem Nagrody Sejmiku Województwa Łódzkiego w dziedzinie kultury;
6) prowadzenie spraw związanych z organizacją i przeprowadzaniem wyborów do Sejmiku Województwa oraz związanych ze zmianami w składzie radnych w czasie trwania kadencji, w tym współdziałanie z właściwymi organami wyborczymi oraz delegaturami Krajowego Biura Wyborczego i obsługa administracyjno-techniczna Wojewódzkiej Komisji Wyborczej;
7) redagowanie, aktualizowanie i publikowanie odpowiednich informacji, w tym aktów prawnych, imiennych wykazów głosowań radnych, interpelacji i zapytań radnych oraz udzielanych odpowiedzi, i innych dokumentów związanych z działalnością komisji i Sejmiku Województwa odpowiednio w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Sejmiku lub w Intranecie;
8) udostępnianie Zarządowi Województwa i komórkom organizacyjnym terminarza oraz odpowiednio tematyki lub projektów dokumentów dotyczących posiedzeń komisji i sesji Sejmiku Województwa.


3. Wydział Administracyjno-Finansowy, który oznacza pisma symbolem „KSIII”


1) obsługa administracyjno-techniczna klubów radnych i radnych;
2) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi przy organizacji wyjazdów krajowych i zagranicznych Przewodniczącego Sejmiku Województwa, radnych oraz przy przyjmowaniu krajowych i zagranicznych delegacji przybywających do Sejmiku Województwa lub Przewodniczącego Sejmiku Województwa;
3) prowadzenie ewidencji podróży służbowych krajowych i zagranicznych radnych i pracowników Kancelarii Sejmiku;
4) przygotowywanie i sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym rozliczeń podróży służbowych radnych i pracowników Kancelarii Sejmiku,
5) prowadzenie spraw związanych z organizacją szkoleń, seminariów, narad i spotkań informacyjnych dla radnych;
6) wykonywanie czynności, prowadzenie rozliczeń oraz sporządzanie dokumentacji niezbędnej do wypłaty diet dla radnych;
7) wykonywanie czynności administracyjno-kancelaryjnych związanych z członkostwem Województwa a w szczególności z udziałem Przewodniczącego Sejmiku Województwa w pracach Związku Województw Rzeczypospolitej Polskiej;
8) obsługa kancelaryjno-biurowa oraz organizacyjno-techniczna rady programowej czasopisma samorządowego;
9) prowadzenie analizy i sprawozdawczości oraz przekazywanie danych dotyczących radnych do GUS lub innych jednostek;
10) obsługa bieżącej działalności administracyjnej, technicznej oraz finansowo-organizacyjnej Kancelarii Sejmiku oraz Sejmiku Województwa, z uwzględnieniem obowiązujących w Urzędzie Marszałkowskim procedur;
11) przygotowywanie projektu planu finansowego Kancelarii Sejmiku z uwzględnieniem działalności Sejmiku Województwa, oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planu finansowego;
12) monitorowanie realizacji budżetu Kancelarii Sejmiku oraz prowadzenie ewidencji wydatków;
13) przygotowywanie wniosków o zmiany w budżecie i prowadzenie ich ewidencji;
14) sporządzanie pod względem formalnym dokumentów finansowych, opisywanie dokumentów finansowych i przekazywanie ich do Departamentu Finansów celem dalszej realizacji;
15) przygotowywanie projektów umów związanych z realizacją zadań Kancelarii Semiku;
16) prowadzenie spraw związanych z zakupami materiałów, sprzętu i zaopatrzenia dla realizacji zadań Kancelarii Sejmiku, w tym kwiatów, upominków, pamiątek w związku z przygotowywaniem lub obsługą logistyczną oficjalnych spotkań z reprezentacyjnym udziałem Przewodniczącego Sejmiku Województwa;
17) obsługa administracyjno-techniczna wydarzeń, spotkań, narad, posiedzeń, sesji itp., odbywających się w pomieszczeniach znajdujących się na I i II piętrze Urzędu Marszałkowskiego będących w dyspozycji Kancelarii Sejmiku, w tym obsługa rezerwacji z uwzględnianiem zabezpieczenia dostępności sal i pomieszczeń dla potrzeb komisji i Sejmiku Województwa;
18) współpraca z komórkami organizacyjnymi właściwymi ds. obsługi informatycznej, medialnej, technicznej w zakresie dotyczącym w szczególności systemu informatycznego obsługującego proces głosowań, nagłośnienia, transmitowania i utrwalania obrad Sejmiku Województwa oraz ich publicznego udostępniania, oraz zapewniającymi informacji i pomocy radnym w zakresie obsługi sprzętu informatycznego i poczty elektronicznej.


4. Samodzielne Stanowisko-Rzecznik Prasowy Sejmiku Województwa Łódzkiego, który oznacza pisma symbolem „KSIV”


1) prowadzenie spraw związanych z kontaktami Sejmiku, w tym szczególnie Przewodniczącego Sejmiku Województwa, z mediami, organizacjami pozarządowymi, społecznymi i innymi;
2) opracowywanie materiałów informacyjnych i sprawozdawczych z działalności Sejmiku, komisji i Przewodniczącego Sejmiku Województwa;
3) organizacja konferencji prasowych;
4) przygotowywanie dla mediów komunikatów i ogłoszeń Sejmiku Województwa;
5) archiwizacja i analiza informacji prasowych w celu zajęcia stanowiska w trybie reakcji na krytykę prasową;
6) przygotowywanie sprostowań i odpowiedzi jako oficjalnych reakcji na krytykę prasową;
7) inicjowanie kontaktów z prasą i udostępnianie jej informacji o działalności Sejmiku oraz komisji istotnych dla opinii publicznej;
8) przygotowywanie pism okolicznościowych (np. życzeń, gratulacji, kondolencji) oraz projektów wystąpień dla Przewodniczącego Sejmiku Województwa oraz w imieniu Sejmiku Województwa;
9) wyjaśnianie prasie powodów odmowy udzielenia informacji oraz podanie w tej kwestii uzasadnienia prawnego;
10) przygotowywanie informacji dotyczących działalności Sejmiku Województwa oraz komisji do publikacji na stronach internetowych, BIP, w Newsletterze oraz w czasopiśmie samorządowym.

Osoba publikująca :  Marta Adamczewska
Data publikacji:  02.11.2012 - 14:16
Osoba modyfikująca: Adam Matusiak
Ostatnio zmieniany: 14.11.2019 - 07:21

ankieta-badania-satysfakcji

ankieta-badania-satysfakcji