Biuletyn Informacji Publicznej
Województwa Łódzkiego

1) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi w zakresie członkostwa Województwa w Związku Województw Rzeczypospolitej Polskiej lub w innych stowarzyszeniach oraz w zakresie desygnowania i udziału przedstawicieli Sejmiku Województwa do zewnętrznych prac zespołów, komitetów, kapituł, rad społecznych lub innych gremiów;
2) wykonywanie czynności administracyjno-kancelaryjnych związanych z obsługą członkostwa Województwa w Związku Województw Rzeczypospolitej Polskiej lub w innych stowarzyszeniach oraz związanych z desygnowaniem i udziałem przedstawicieli Sejmiku Województwa w zewnętrznych pracach zespołów, komitetów, kapituł, rad społecznych lub innych gremiów;
3) organizacja Konwentu Przewodniczących Sejmików Województw Rzeczypospolitej Polskiej podczas prezydencji Województwa Łódzkiego;
4) organizacja lub obsługa administracyjno-techniczną oficjalnych spotkań, przyjmowanych wizyt lub delegacji w zakresie dotyczącym działalności Sejmiku Województwa;
5) realizacja zadań związanych z działalnością Młodzieżowego Sejmiku Województwa, a w szczególności:
a) organizowanie i przeprowadzanie wyborów członków Młodzieżowego Sejmiku oraz prowadzenie spraw związanych ze zmianami w składzie tego gremium,
b) przygotowywanie i organizowanie sesji Młodzieżowego Sejmiku Województwa, w tym opracowywanie niezbędnych dokumentów, zawiadamianie o terminach posiedzeń, porządku sesji oraz dystrybucję materiałów,
c) zapewnianie obsługi administracyjno-technicznej wydarzeń organizowanych przez Młodzieżowy Sejmik Województwa lub z udziałem członków Młodzieżowego Sejmiku Województwa;
6) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej oraz organizacyjno-technicznej spraw związanych odpowiednio z przyznawaniem, nadawaniem lub wręczaniem:
a) Odznaki Honorowej za Zasługi dla Województwa Łódzkiego,
b) Tytułu Honorowego Obywatela Województwa Łódzkiego,
c) Nagrody Sejmiku Województwa Łódzkiego w dziedzinie kultury;
7) obsługa administracyjno-techniczna posiedzeń komisji i sesji Sejmiku Województwa, radnych województwa i klubów radnych oraz bieżącej działalności Kancelarii Sejmiku;
8) prowadzenie obsługi fotograficznej i multimedialnej na potrzeby dokumentowania działalności publicznej, promocyjnej lub informacyjnej Sejmiku Województwa Łódzkiego, radnych województwa, w tym tworzenie i obróbkę materiałów fotograficznych, przygotowywanie fotoreportaży i relacji filmowych do publikacji, stron internetowych, mediów społecznościowych prowadzonych przez Urząd;
9) udostępnianie pomieszczeń będących w dyspozycji Kancelarii Sejmiku, w tym prowadzenie rezerwacji sal z uwzględnieniem pierwszeństwa ich dostępności na potrzeby posiedzeń komisji i sesji Sejmiku Województwa;
10) obsługa administracyjno-techniczna wydarzeń, spotkań lub narad, innych niż posiedzenia komisji i sesje Sejmiku Województwa, odbywających się w pomieszczeniach będących w dyspozycji Kancelarii Sejmiku;
11) współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi przy organizacji wyjazdów krajowych i zagranicznych Przewodniczącego Sejmiku Województwa, radnych oraz przy przyjmowaniu krajowych i zagranicznych delegacji przybywających do Sejmiku Województwa lub Przewodniczącego Sejmiku Województwa;
12) prowadzenie spraw związanych z organizacją szkoleń, seminariów, narad i spotkań informacyjnych dla radnych;
13) prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych przez radnych;
14) prowadzenie analizy i sprawozdawczości oraz przekazywanie danych dotyczących radnych do GUS lub innych jednostek;
15) współpraca z komórkami organizacyjnymi właściwymi ds. obsługi informatycznej, medialnej, technicznej w zakresie dotyczącym w szczególności systemu informatycznego wspierającego proces głosowań, systemu nagłośnienia, transmitowania i utrwalania obrad Sejmiku Województwa oraz ich publicznego udostępniania, a także udzielania informacji i pomocy radnym w zakresie obsługi sprzętu informatycznego i poczty elektronicznej;
16) prowadzenie spraw związanych z organizacją i przeprowadzaniem wyborów do Sejmiku Województwa oraz związanych ze zmianami w składzie radnych w czasie trwania kadencji, w tym współdziałanie z właściwymi organami wyborczymi oraz delegaturami Krajowego Biura Wyborczego i obsługę kancelaryjno-biurową oraz administracyjno-techniczną Wojewódzkiej Komisji Wyborczej;
17) prowadzenie i koordynowanie w zakresie dotyczącym Kancelarii Sejmiku spraw wynikających z ogólnie obowiązujących w urzędzie procedur, a w szczególności kontroli zarządczej, ochrony danych osobowych, dostępu do informacji publicznej oraz ochrony małoletnich;
18) obsługa kancelaryjno-biurowa oraz organizacyjno-techniczna Kancelarii Sejmiku;
19) prowadzenie sekretariatu Kancelarii Sejmiku, w tym organizacyjno-techniczna obsługa spotkań, narad, dyżurów, gości i interesantów;
20) prowadzenie kalendarza spotkań i wyjazdów oraz zapewnianie ich właściwej oprawy;
21) koordynacja działań związanych z patronatami udzielanymi przez Przewodniczącego Sejmiku Województwa oraz udziałem w komitetach honorowych;
22) wykonywanie zadań określonych instrukcją kancelaryjną w zakresie dotyczącym Sejmiku i Kancelarii Sejmiku, w tym kompletowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji prowadzonej przez sekretariat;
23) rejestracja i koordynacja obiegu dokumentów i korespondencji wpływającej do Kancelarii Sejmiku oraz wysyłanie korespondencji, zgodnie z dyspozycjami lub dekretacjami;
24) przyjmowanie oraz dystrybucja korespondencji (m.in. zaproszeń) kierowanych do Przewodniczącego Sejmiku Województwa, radnych i Kancelarii Sejmiku;
25) pomoc w organizacji i odbywaniu dyżurów radnych;
26) sprawowanie nadzoru nad insygniami województwa właściwymi Przewodniczącemu Sejmiku Województwa;
27) dbałość o właściwy wygląd gabinetów i sekretariatu oraz koordynacja zaopatrzenia logistycznego sekretariatu;
28) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania materiałów, dokumentów i informacji dla potrzeb Przewodniczącego Sejmiku Województwa oraz nadzór nad terminowością ich przygotowywania;
29) koordynacja w Kancelarii Sejmiku realizacji zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej;
30) wykonywanie zadań Rzecznika Prasowego Sejmiku Województwa Łódzkiego, w tym:
a) prowadzenie spraw związanych z kontaktami Sejmiku, w tym szczególnie Przewodniczącego Sejmiku Województwa, z mediami, organizacjami pozarządowymi, społecznymi i innymi;
b) organizacja konferencji prasowych;
c) przygotowywanie dla mediów komunikatów i ogłoszeń Sejmiku Województwa;
d) archiwizacja i analiza informacji prasowych w celu zajęcia stanowiska w trybie reakcji na krytykę prasową;
e) przygotowywanie sprostowań i odpowiedzi jako oficjalnych reakcji na krytykę prasową;
f) inicjowanie kontaktów z prasą i udostępnianie jej informacji o działalności Sejmiku oraz komisji istotnych dla opinii publicznej;
g) przygotowywanie pism okolicznościowych (np. życzeń, gratulacji, kondolencji) oraz projektów wystąpień dla Przewodniczącego Sejmiku Województwa oraz w imieniu Sejmiku Województwa;
h) wyjaśnianie prasie powodów odmowy udzielenia informacji oraz podanie w tej kwestii uzasadnienia prawnego;
i) przygotowywanie informacji dotyczących działalności Sejmiku Województwa oraz komisji do publikacji na stronach internetowych, BIP, w Newsletterze.

1) obsługa organizacyjna i kancelaryjno-biurowa Sejmiku Województwa oraz komisji;
2) przygotowywanie materiałów, dokumentów i informacji na potrzeby prac komisji oraz Sejmiku Województwa we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi oraz wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi i koordynację nad terminowością przygotowywania w tym zakresie materiałów, dokumentów i informacji;
3) przygotowywanie materiałów dla Przewodniczącego Sejmiku Województwa niezbędnych do prowadzenia sesji Sejmiku Województwa oraz materiałów dla przewodniczących komisji niezbędnych do prowadzenia posiedzeń komisji;
4) przygotowywanie projektów uchwał Sejmiku Województwa w zakresie realizacji inicjatywy uchwałodawczej Przewodniczącego Sejmiku Województwa;
5) obsługa spraw związanych ze zgłaszanymi przez radnych interpelacjami i zapytaniami oraz udzielanymi na nie odpowiedziami, w tym monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi;
6) obsługa we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi rozpatrywania przez Sejmik Województwa należących do jego kompetencji skarg, wniosków, petycji oraz obywatelskich inicjatyw uchwałodawczych;
7) realizacja zadań związanych z organizacją, zwoływaniem oraz odbywaniem posiedzeń komisji oraz sesji Sejmiku Województwa, w tym zawiadamianie radnych o terminach posiedzeń i sesji, dystrybucja odpowiednich materiałów, dokumentów i informacji;
8) przygotowywanie i wprowadzenie niezbędnych danych do systemów i narzędzi informatycznych wspierających dystrybucję materiałów, dokumentów i informacji oraz obsługę przebiegu posiedzeń, sesji i rejestracji głosowań;
9) sporządzanie i archiwizowanie dokumentów z działalności komisji oraz dokumentowanie i archiwizowanie dokumentacji z działalności Sejmiku Województwa, w tym w szczególności związanych z organizacją i odbywaniem sesji Sejmiku Województwa;
10) prowadzenie ewidencji obecności radnych na posiedzeniach komisji oraz sesjach Sejmiku Województwa;
11) prowadzenie rejestru oraz zbioru uchwał, opinii i wniosków komisji oraz rejestru i zbioru uchwał Sejmiku Województwa;
12) monitorowanie stanu realizacji uchwał i wniosków komisji oraz uchwał Sejmiku Województwa;
13) zapewnianie przekazywania uchwał Sejmiku Województwa odpowiednio organom nadzoru oraz do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego;
14) udostępnianie materiałów lub dokumentów z prac albo wyciągów z protokołów Sejmiku Województwa lub jego organów właściwym komórkom organizacyjnym oraz wojewódzkim samorządowym jednostkom organizacyjnym;
15) redagowanie, aktualizowanie i publikowanie odpowiednich informacji, w tym aktów prawnych, imiennych wykazów głosowań radnych, interpelacji i zapytań 20 radnych oraz udzielanych odpowiedzi i innych dokumentów związanych z działalnością komisji i Sejmiku Województwa odpowiednio w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Sejmiku lub w Intranecie;
16) koordynowanie przygotowywania planów pracy komisji i Sejmiku Województwa oraz sprawozdań z ich realizacji;
17) udostępnianie Zarządowi Województwa i komórkom organizacyjnym terminarza oraz odpowiednio tematyki lub projektów dokumentów dotyczących posiedzeń komisji i sesji Sejmiku Województwa.

1) przygotowywanie projektu planu finansowego Kancelarii Sejmiku z uwzględnieniem planowanej działalności Sejmiku Województwa, Młodzieżowego Sejmiku Województwa oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planu finansowego;
2) monitorowanie realizacji budżetu w zakresie dotyczącym Kancelarii Sejmiku oraz prowadzenie ewidencji wydatków;
3) przygotowywanie wniosków o zmiany w budżecie i prowadzenie ich ewidencji;
4) przygotowywanie i prowadzenie rozliczeń oraz sporządzanie dokumentacji niezbędnej do wypłaty diet dla radnych;
5) prowadzenie ewidencji podróży służbowych krajowych i zagranicznych radnych, członków Młodzieżowego Sejmiku oraz pracowników Kancelarii Sejmiku;
6) przygotowywanie i sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym rozliczeń i dokumentacji dotyczących podróży służbowych radnych, członków Młodzieżowego Sejmiku i pracowników Kancelarii Sejmiku;
7) sporządzanie pod względem merytorycznym i formalnym dokumentów finansowych, opisywanie dokumentów finansowych i przekazywanie ich do komórki organizacyjnej właściwej ds. finansowych celem dalszej realizacji;
8) przygotowywanie projektów umów, zamówień, opisów przedmiotów zamówień, związanych z realizacją zadań Kancelarii Sejmiku, a w szczególności dotyczących działalności lub wydarzeń z udziałem lub z inicjatywy Sejmiku Województwa, Młodzieżowego Sejmiku Województwa a także związanych z organizacją i przeprowadzaniem wyborów do Sejmiku Województwa;
9) prowadzenie spraw związanych z zapewnianiem lub zakupami materiałów, sprzętu i zaopatrzenia na potrzeby realizacji zadań Kancelarii Sejmiku, w tym m.in. kwiatów, upominków, pamiątek;
10) obsługa bieżącej działalności finansowej Kancelarii Sejmiku oraz Sejmiku Województwa i Młodzieżowego Sejmiku Województwa z uwzględnieniem obowiązujących w Urzędzie Marszałkowskim procedur;
11) przygotowywanie i prowadzenie rozliczeń oraz sporządzanie dokumentacji związanej ze środkami finansowymi na organizację i przeprowadzenie wyborów do Sejmiku Województwa;
12) przygotowywanie i prowadzenie rozliczeń oraz sporządzanie dokumentacji związanej ze składkami członkowskimi Województwa w Związku Województw Rzeczypospolitej Polskiej lub w innych stowarzyszeniach.