Biuletyn Informacji Publicznej
Województwa Łódzkiego

Wymogi art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

1) Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego: adres do korespondencji, adres do doręczeń elektronicznych

Zgłoszenia zewnętrzne do Zarządu Województwa Łódzkiego jako organu województwa łódzkiego są przyjmowane:

1)       pisemnie w formie papierowej składanej bezpośrednio do skrzynki z oznaczeniem „Zgłoszenia zewnętrzne Zarząd Województwa Łódzkiego/ Marszałek Województwa Łódzkiego” w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne Zarząd Województwa Łódzkiego” albo za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź w kopercie z dopiskiem „Zgłoszenia zewnętrzne Zarząd Województwa Łódzkiego”. Przesyłka pocztowa z takim dopiskiem nie podlega otwarciu ani rejestracji w Biurze Podawczym Urzędu Marszałkowskiego. Pracownik Biura Podawczego umieszcza taką przesyłkę w skrzynce z oznaczeniem „Zgłoszenia zewnętrzne Zarząd Województwa Łódzkiego”; dostęp do skrzynki ma jedynie  Mąż zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego;

skrzynka z oznaczeniem „Zgłoszenia zewnętrzne Zarząd Województwa Łódzkiego/ Marszałek Województwa Łódzkiego” znajduje się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego przy al. Piłsudskiego 8 w Łodzi, na parterze po prawej stronie w korytarzu przed wejściem do Biura Podawczego;

2)       ustnie – na uprzedni wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane przez Męża zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg; kontakt do Męża zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego w tej sprawie: telefonicznie pod numerem 42 663 33 40  lub bezpośrednio w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego przy al. Piłsudskiego 8 w Łodzi, pokój nr  607 w środy w godzinach od 15:00 do 16:00.

2) Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. Osoba, która dokonuje zgłoszenia zewnętrznego do Zarządu Województwa Łódzkiego, zawierającego informacje o naruszeniach prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą,  ma status sygnalisty.

2. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Na żądanie sygnalisty Zarząd Województwa Łódzkiego wydaje nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie, o której mowa w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

3) Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego określa Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych do Zarządu Województwa Łódzkiego jako organu samorządu województwa łódzkiego , przyjęta Uchwałą nr  1826/24 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 23 grudnia 2024 r.

Link do procedury (PDF)

Link do procedury (wersja edytowalna - DOC)

4) Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

1. Informacja zwrotna przekazywana jest sygnaliście przez Męża zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który można przekazać informację zwrotną lub zgłoszenie było anonimowe.

2. W uzasadnionych przypadkach informacja zwrotna przekazywana jest w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa wyżej.

3. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Podlega zatwierdzeniu przez Marszałka Województwa Łódzkiego jako przewodniczącego Zarządu Województwa Łódzkiego.

5) Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

1. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych dopuszczeni są wyłącznie pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego, posiadający pisemne upoważnienie do takich działań nadane przez Zarząd Województwa Łódzkiego. Zgłoszenia zewnętrzne do Zarządu Województwa Łódzkiego przyjmuje i rejestruje Mąż zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego.

2. Administrator danych osobowych Zarząd Województwa Łódzkiego zobowiązany jest do zachowania w poufności danych osobowych zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym. Dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.

3. Ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście lub osoby powiązanej z sygnalistą jest zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku.

6) Zasady przetwarzania danych osobowych (w odniesieniu do aktów UE wymienionych w art. 48 ust 6 uos)

Klauzula informacyjna (PDF)

Klauzula informacyjna (DOC)

7) Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

1. Po wpłynięciu zgłoszenia zewnętrznego dokonywana jest jego wstępna weryfikacja, polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Województwa Łódzkiego, a jeżeli nie, zostaje ustalony inny organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.

2. Następnie ocenia się, czy zgłoszenie zewnętrzne zawiera prawdziwe informacje oraz podejmuje w stosunku do tego kroki przewidziane prawem. Ocena prawdziwości informacji jest prowadzona w ramach postępowania wyjaśniającego, postępowania administracyjnego, zleconych kontroli lub innych postępowań prawnych.

3. W ramach prowadzonego postępowania, mogą być zbierane dodatkowe informacje, w tym zwrócenie się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

4. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgłoszenie może być przekazane wojewódzkim samorządowym jednostkom organizacyjnym.

5. W przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia dopuszcza się możliwość odstąpienia od działań następczych. Mąż zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego informuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu.

6. Zgłoszenie zewnętrzne zawierające informację o naruszeniu prawa jeśli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazywane jest właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej, w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

8) Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

1. Ochronę prawną sygnaliście zapewnia ustawa z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów:

2. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

3. Postanowienia aktów prawnych, o których mowa w art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465), w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.

4. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub kształtują prawa lub obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych są nieważne.

5. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione wyżej, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych są nieważne.

6. Podejmowanie działań odwetowych zagrożone jest karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

7. Poufne porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do Zarządu Województwa Łódzkiego są dostępne bezpośrednio u Męża zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego w środy w godzinach od 15:00 do 16:00. Kontakt z Mężem zaufania Zarządu Województwa Łódzkiego w celu umówienia spotkania w tej sprawie pod numerem telefonu 42 663 33 40. Porady są udzielane w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego przy al. Piłsudskiego 8 w Łodzi, pokój nr 607.

9) Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności (zgodnie z art. 16)

1. Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do Zarządu Województwa Łódzkiego jako organu samorządu województwa łódzkiego nie stanowi podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności:

• w przedmiocie zniesławienia,
• naruszenia dóbr osobistych,
• praw autorskich,
• ochrony danych osobowych
• obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.

2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego do Zarządu Województwa Łódzkiego lub dostęp do takich informacji nie stanowią podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10) Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skuteczne zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

Jeżeli naruszeniu prawa można skuteczne zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, w którym, w kontekście związanym z pracą, uzyskaliście Państwo informację o naruszeniu prawa, zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych istniejącej w tym podmiocie, zwłaszcza jeśli nie zachodzi, w Państwa ocenie, ryzyko działań odwetowych.

11) Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, Rzecznik Praw Obywatelskich zaczął realizować swoje kompetencje w zakresie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

Kompetencje RPO w tym zakresie realizuje Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich

RPO przyjmuje zgłoszenia o naruszeniach prawa, wstępnie je weryfikuje i przekazuje organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych

Rzecznik również samodzielnie rozpoznaje zgłoszenia dotyczące konstytucyjnych praw i wolności, jeżeli żaden inny organ nie jest właściwy w danej sprawie

Zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszenia prawa są przyjmowane wyłącznie przez przygotowane do tego celu kanały:

Od 27 grudnia od godziny 8:00 dostępny jest formularz do dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Formularz, po wybraniu odpowiedniej opcji, umożliwia zgłaszającemu zachowanie anonimowości oraz dołączenie dodatkowych plików, które mogą być pomocne podczas weryfikacji i procedowania zgłoszenia.

https://www.gov.pl/web/sygnalisci/dokonaj-zgloszenia-zewnetrznego

Rolą RPO jest także wsparcie dla sygnalistów dokonujących zgłoszenia. Na stronie można złożyć wniosek o udzielenie porady na temat praw i środków ochrony prawnej.

https://www.gov.pl/web/sygnalisci/zloz-wniosek-o-udzielenie-porady

Procedura zgłoszeń zewnętrznych Rzecznika Praw Obywatelskich

W Biuletynie Informacji Publicznej RPO została opublikowanaprocedura określająca m.in. zasady przyjmowania przez RPO zgłoszeń zewnętrznych, wstępnej weryfikacji i przekazywania zgłoszeń zewnętrznych właściwemu organowi publicznemu, a także tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

https://bip.brpo.gov.pl/sites/default/files/2024-12/Zarzadzenie_67_2024_RPO_procedura_zgloszen_zewnetrznych_w_BRPO.pdf

Kanały komunikacji z Zespołem ds. Sygnalistów

Od 25 grudnia 2024 roku zgłoszenia zewnętrze dotyczące naruszenia prawa przyjmowane są również pocztą tradycyjną na adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa. Na kopercie należy dopisać „Zgłoszenie naruszenia prawa”.

Zespół przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne także w formie ustnej za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499. Infolinia nie jest kanałem służącym do udzielania porad na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 ustawy.

Sygnalista ma również możliwość dokonania zgłoszenia osobiście. Na wniosek osoby, która chce dokonać zgłoszenia, wyznaczany jest termin bezpośredniego spotkania z pracownikiem Zespołu, podczas którego sygnalista ma możliwość złożenia zgłoszenia naruszenia prawa, w tym możliwość złożenia dokumentów.

Zgłoszenia dokonywane za pośrednictwem innych kanałów komunikacji niż wskazane nie dają gwarancji ochrony poufności przewidzianej w ustawie.

Odpowiedzialność za fałszywe zgłoszenie

Aby zapobiec fałszywym zgłoszeniom ustawa przewiduje możliwość nałożenia kar na osoby, które świadomie przekazują nieprawdziwe informacje o naruszeniach prawa. Za takie działania grozi grzywna, ograniczenie wolności lub kara więzienia do 2 lat (art. 57 ustawy). RPO ma obowiązek zawiadomić prokuraturę w przypadku celowo dokonanego zgłoszenia opartego o nieprawdziwe informacje.

Dane kontaktowe

Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich

ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa

Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499

Formularz zgłoszeń zewnętrznych:

https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia

Formularz wniosku o udzielenie porady:

https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53