Biuletyn Informacji Publicznej
Województwa Łódzkiego

1) wytyczanie kierunków polityki zarządzania zasobami ludzkimi zapewniających odpowiedni potencjał ludzki dla rozwoju instytucjonalnego Urzędu Marszałkowskiego;
2) zbieranie i analiza zgłaszanych potrzeb zatrudnieniowych;
3) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie przeprowadzania naborów na wolne w Urzędzie Marszałkowskim stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, i wolne stanowiska kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych będących samodzielnymi pracodawcami samorządowymi, zatrudnianych w tych jednostkach na podstawie umowy o pracę, w tym:
a) opracowywanie projektów i publikacja ogłoszeń o naborach na wolne stanowiska urzędnicze,
b) przyjmowanie ofert kandydatów i prowadzenie ich ewidencji,
c) koordynowanie przebiegiem naborów,
d) dobór odpowiednich do wymagań stanowisk pracy metod, technik i narzędzi oceny i selekcji kandydatów,
e) protokołowanie przeprowadzanych naborów;
4) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie przeprowadzania procesu zatrudniania pracowników w celu zastępstwa nieobecnego pracownika;
5) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczącej nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy oraz spraw wynikających ze stosunku pracy wobec pracowników Urzędu Marszałkowskiego i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, bezpośrednio podległych członkom Zarządu Województwa, a w szczególności:
a) kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia uprawnień pracowniczych,
b) przedstawianie propozycji warunków zatrudnienia oraz sprawdzanie zgodności tych warunków z obowiązującymi przepisami,
c) sporządzanie projektów dokumentów w sprawach nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy (m.in. umowy o pracę, akty powołania, oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, świadectwa pracy),
d) zakładanie, prowadzenie i aktualizacja akt osobowych oraz wymaganych ewidencji w sprawach zatrudnienia;
6) prowadzenie spraw i dokumentacji w sprawach zmiany treści stosunku pracy, warunków pracy lub płacy, a w szczególności:
a) opiniowanie wniosków i propozycji warunków wynagradzania, awansowania, nagradzania, przeniesień służbowych,
b) sporządzanie dokumentów stanowiących podstawę wynagradzania, awansowania, nagradzania, przeniesień służbowych,
c) opracowywanie dokumentacji w sprawach zmian wymiarów czasu pracy, w tym połączonych ze zmianami warunków wynagradzania;
7) opracowywanie regulaminów i procedur w zakresie zadań Wydziału;
8) zarządzanie systemem opisów stanowisk pracy, w tym:
a) prowadzenie ustaleń z kierownikami komórek organizacyjnych i pozostałymi osobami sporządzającymi opisy stanowisk pracy,
b) nadzór nad przestrzeganiem zasad i metodyki sporządzania opisów stanowisk pracy,
c) opiniowanie projektów opisów stanowisk pracy,
d) prowadzenie odpowiednich rejestrów i ewidencji;
9) monitorowanie realizacji planów zatrudnienia w oparciu o prowadzoną ewidencję zatrudnienia, przyjęć i zwolnień oraz statystykę w tym zakresie;
10) opracowywanie i monitorowanie realizacji ustalonego w Urzędzie Marszałkowskim porządku wewnętrznego, organizacji i rozkładu czasu pracy (regulamin pracy);
11) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczących czasu pracy i nieobecności pracowników, w tym:
a) prowadzenie ewidencji czasu pracy i nieobecności,
b) prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich,
c) ustalanie uprawnień urlopowych pracowników oraz ewidencjonowanie urlopów płatnych i bezpłatnych,
d) załatwianie wniosków dotyczących ustalenia indywidualnych rozkładów lub systemów czasu pracy,
e) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy;
12) ustalanie uprawnień oraz przygotowywanie poleceń dotyczących wypłat, potrąceń lub nie naliczania należności z tytułu odpowiednio:
a) nieobecności pracowniczych innych niż choroba pracownika lub choroba członka rodziny pracownika,
b) rozwiązań stosunku pracy,
c) ekwiwalentów za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe,
d) odpraw, w tym w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, odpraw pośmiertnych lub odpraw przysługujących na podstawie przepisów szczególnych,
e) nagród, w tym nagród jubileuszowych,
f) przepracowanych godzin nadliczbowych,
g) dodatkowych wynagrodzeń rocznych,
h) udzielonych kar pieniężnych;
13) prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z badaniami profilaktycznymi pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
14) kompletowanie dokumentacji i przygotowywanie wniosków o emerytury i renty pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
15) dokonywanie zgłoszeń i zmian do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych; 16) prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z przyjmowaniem oświadczeń lub ślubowań pracowników, w przypadkach określonych przepisami ustawy o pracownikach samorządowych;
17) wystawianie legitymacji służbowych i prowadzenie ich ewidencji;
18) współpraca z Samodzielnymi Stanowiskami Pracy ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Spraw Przeciwpożarowych w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych;
19) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczących ewidencji zatrudnienia, przyjęć i zwolnień oraz statystyki w tym zakresie, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
20) zapewnianie organizacji i przeprowadzania badań dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Marszałkowskim, w tym badań satysfakcji i motywacji pracowniczej;
21) zapewnianie realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy w przypadkach współpracy, konsultacji, uzgadniania lub uzyskiwania wymaganych opinii z właściwymi organami, instytucjami lub przedstawicielstwami pracowników Urzędu Marszałkowskiego.

1) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie organizacji i przeprowadzania służby przygotowawczej pracowników Urzędu Marszałkowskiego, a w szczególności:
a) proponowanie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tą służbę,
b) opracowywanie we współpracy z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych programów służby przygotowawczej,
c) opiniowanie wniosków w sprawach skierowania do służby przygotowawczej i jej zakresu oraz w sprawach zwolnienia z obowiązku odbywania służby przygotowawczej,
d) monitorowanie przebiegu służby przygotowawczej,
e) organizowanie egzaminów kończących służbę przygotowawczą;
2) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie doskonalenia i rozwoju wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego, a w szczególności poprzez:
a) koordynację i doradztwo w zakresie identyfikacji i analizy potrzeb szkoleniowych pracowników,
b) opracowywanie projektów programów szkoleń,
c) planowanie i zarządzanie środkami finansowymi na podnoszenie wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników (budżet szkoleniowy),
d) organizację i realizację procesu podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych,
e) przygotowywanie projektów oraz nadzorowanie realizacji umów w sprawach szkoleń zawieranych z instytucjami szkolącymi oraz z pracownikami,
f) przygotowywanie informacji, analiz, opracowań i sprawozdawczości z zakresu rozwoju wiedzy i kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego oraz wydatkowania środków finansowych na te cele;
3) opracowywanie zasad i sposobów dokonywania i dokumentowania okresowych ocen pracowników Urzędu Marszałkowskiego oraz monitorowanie realizacji i wpływów procesów oceny;
4) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie organizowania staży w Urzędzie Marszałkowskim, w tym:
a) opracowywanie i składanie wniosków o zorganizowanie stażu,
b) koordynowanie zawieraniem umów na organizację stażu,
c) monitorowanie realizacji staży w Urzędzie Marszałkowskim zgodnie z zawartymi umowami;
5) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie organizowania praktyk w Urzędzie Marszałkowskim, w tym:
a) zawieranie umów na organizację praktyk,
b) monitorowanie odbywania praktyk w Urzędzie Marszałkowskim zgodnie z zawartymi umowami,
c) wystawianie zaświadczeń o odbytych praktykach studenckich;
6) opracowywanie sprawozdań, informacji i analiz dotyczących zadań Wydziału.

1) dokonywanie zakupów na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego w zakresie m.in. zakupu mebli, sprzętu biurowego, materiałów biurowych, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych, artykułów spożywczych, lekarstw do apteczek, prasy, książek, biletów MPK, pieczątek, wizytówek;
2) zapewnienie łączności telefonicznej (stacjonarnej i komórkowej) w Urzędzie Marszałkowskim;
3) prowadzenie spraw związanych z zamieszczaniem ogłoszeń w prasie;
4) prowadzenie magazynu Urzędu Marszałkowskiego;
5) prowadzenie ewidencji przyjmowanych i wydawanych przedmiotów oraz materiałów będących w obrocie magazynowym, w tym wykonywanie miesięcznych zestawień;
6) prowadzenie ewidencji wydawanych biletów MPK;
7) współpraca z Zarządem Nieruchomości Województwa Łódzkiego w zakresie przygotowania kart do tabliczek informacyjnych przy pomieszczeniach biurowych;
8) prowadzenie spraw z zakresu serwisowania, konserwacji i naprawy urządzeń biurowych typu kopiarki, niszczarki, bindownice, gilotyny do papieru oraz użytkowanego sprzętu typu kalkulatory, aparaty fotograficzne, dyktafony, telefony, odbiorniki RTV i meble;
9) ponoszenie opłat abonamentowych za korzystanie z usług radiowych i telewizyjnych;
10) prowadzenie rejestru stopnia wykorzystania pomieszczeń użytkowanych przez Urząd Marszałkowski;
11) zbieranie potrzeb w zakresie zabezpieczenia pomieszczeń biurowych i magazynowych dla Urzędu Marszałkowskiego;
12) nadzór nad zapewnieniem pomieszczeń biurowych i magazynowych dla Urzędu Marszałkowskiego;
13) prowadzenie ksiąg inwentarzowych mienia będącego w bezpośrednim użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego, w tym ksiąg inwentarzowych Departamentu;
14) wykonywanie czynności związanych z ewidencją mienia będącego w bezpośrednim użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego, w tym w zakresie zgodności z dokumentacją finansowo-księgową;
15) udział w procesie przygotowania inwentaryzacji w Urzędzie Marszałkowskim i współpraca w tym zakresie z Komisją Inwentaryzacyjną;
16) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia ruchomego będącego w bezpośrednim użytkowaniu Urzędu Marszałkowskiego (z wyjątkiem środków transportu);
17) obsługa bieżącej działalności finansowej Departamentu, monitorowanie realizacji budżetu, bieżąca analiza wydatkowania środków finansowych będących w dyspozycji Departamentu;
18) prowadzenie rejestru umów w zakresie działania Departamentu;
19) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu i wieloletniej prognozy finansowej województwa;
20) opracowanie projektów planów finansowych do projektu budżetu oraz planów finansowych do uchwały budżetowej;
21) przygotowywanie wniosków o dokonanie zmian w planie finansowym dochodów i wydatków oraz wieloletniej prognozie finansowej województwa;
22) sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
23) przygotowywanie miesięcznych zapotrzebowań na środki pieniężne w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
24) przygotowywanie informacji do sprawozdań opisowych z realizacji zadań Departamentu;
25) prowadzenie analizy kosztów transportu na podstawie realizacji budżetu;
26) weryfikacja pod względem finansowym umów, zamówień i porozumień oraz dowodów księgowych;
27) prowadzenie spraw związanych z merytoryczną obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym przygotowywanie dokumentów, prowadzenie rejestrów, zestawień;
28) obsługa administracyjno – biurowa Komisji Socjalnej Urzędu Marszałkowskiego, w tym:
a) gromadzenie wniosków o udzielenie świadczeń z ZFŚS,
b) sprawdzanie pod względem merytorycznym zgromadzonych wniosków,
c) protokołowanie prac Komisji,
d) udzielanie informacji o uzyskanych świadczeniach z ZFŚS przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego.

1) pełnienie funkcji Biura Podawczego Urzędu Marszałkowskiego;
2) udzielanie interesantom informacji o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych;
3) obsługa przesyłek przychodzących, wewnętrznych i wychodzących z Urzędu Marszałkowskiego;
4) dokonywanie rozdziału przesyłek kierowanych do Urzędu Marszałkowskiego wg. właściwości merytorycznej komórek organizacyjnych;
5) prowadzenie rejestru przesyłek przetwarzanych w zakresie, o którym mowa w pkt 4;
6) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie wymiany przesyłek;
7) rozdział prasy codziennej, periodyków i dzienników urzędowych na poszczególne komórki organizacyjne;
8) ułatwianie interesantom dostępu do stron urzędowych Biuletynu Informacji Publicznej samorządu województwa – w przypadku osobistej wizyty zainteresowanego w Urzędzie Marszałkowskim lub wskazanie adresu www w przypadku rozmowy telefonicznej z zainteresowanym;
9) informowanie o zasadach udostępniania informacji publicznej;
10) prowadzenie powielarni Urzędu Marszałkowskiego;
11) wykonywanie kserokopii dokumentów na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
12) zszywanie lub bindowanie wykonanych kopii;
13) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Marszałkowskiego za pośrednictwem Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP;
14) obsługa skrzynek elektronicznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
15) obsługa skrzynek elektronicznych wewnętrznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. i Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
16) obsługa elektronicznej tablicy ogłoszeń Urzędu Marszałkowskiego.

1) organizacja wyjazdów w ramach delegacji krajowych i zagranicznych dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego, w szczególności rezerwacja noclegu, transportu, ubezpieczenia;
2) dokonywanie zakupu biletów lotniczych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
3) nadzór nad korzystaniem z służbowych kart płatniczych;
4) nadzór nad wyjazdami w ramach delegacji krajowych i zagranicznych pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
5) analiza potrzeb i poszukiwanie rozwiązań w zakresie zapewnienia optymalnego wykorzystania środków finansowych przy organizacji wyjazdów w ramach delegacji krajowych i zagranicznych pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
6) zawieranie umów w zakresie zapewnienia transportu dokumentacji z/i do Archiwum Zakładowego;
7) realizowanie potrzeb transportowych Urzędu Marszałkowskiego;
8) prowadzenie spraw, ewidencji i dokumentacji związanej z rejestracją, ubezpieczaniem, eksploatacją pojazdów i rozliczaniem pracy kierowców;
9) przygotowywanie projektów umów o używanie samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych zawartych z pracownikami Urzędu Marszałkowskiego i kierownikami wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
10) monitorowanie utrzymania czystości, porządku i ogólnego stanu użytkowanych przez Urząd Marszałkowski pomieszczeń, współpraca z komórkami organizacyjnymi i wojewódzką samorządową jednostka organizacyjna w tym zakresie;
11) przyjmowanie zgłoszeń pracowników dotyczących usterek w zakresie eksploatacji budynków Urzędu Marszałkowskiego.

1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od komórek organizacyjnych, likwidowanych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz dokumentacji innych jednostek;
2) prowadzenie ewidencji oraz właściwe przechowywanie przyjętej dokumentacji;
3) zabezpieczanie zgromadzonych w archiwum materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed pożarem, wilgocią, zniszczeniem mechanicznym i szkodnikami;
4) kontrola komórek organizacyjnych w zakresie prawidłowego prowadzenia wytworzonej dokumentacji oraz jej archiwizacji;
5) udostępnianie ewidencji przejętej dokumentacji, materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
6) współpraca z archiwum państwowym w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych, przekazywania ich do archiwum państwowego i przeprowadzania ekspertyz;
7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu, a po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego, przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia;
8) wydawanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów dotyczących zatrudnienia dla byłych pracowników zlikwidowanych samorządowych jednostek organizacyjnych.

1) prowadzenie sekretariatu komórki organizacyjnej;
2) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, wysyłaniem, rozdzielaniem i ewidencjonowaniem korespondencji w formie papierowej lub elektronicznej;
3) czuwanie nad terminowością załatwiania spraw, a w szczególności interpelacji i zapytań radnych przez wewnętrzne komórki organizacyjne;
4) prowadzenie terminarza oraz obsługi spotkań i narad organizowanych przez kierownika komórki organizacyjnej i jego zastępców;
5) pobieranie prasy przeznaczonej dla komórki organizacyjnej i rozdzielanie właściwym wewnętrznym komórkom organizacyjnym;
6) wystawianie i prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników;
7) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych;
8) prowadzenie punktów pierwszej pomocy, w tym udzielanie pierwszej pomocy;
9) składanie do komórki merytorycznej zapotrzebowania na prasę, bilety MPK, materiały biurowe i inne dla potrzeb komórki organizacyjnej, właściwe ich rozdzielanie i rozliczanie;
10) archiwizowanie akt;
11) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem znajdującym się na wyposażeniu komórki organizacyjnej, w tym prowadzenie książki inwentarzowej;
12) wykonywanie innych zadań wskazanych przez kierownika komórki organizacyjnej.