Biuletyn Informacji Publicznej
Województwa Łódzkiego

1) obsługa prawna Urzędu Marszałkowskiego;
2) obsługa prawna sesji Sejmiku Województwa, posiedzeń komisji Sejmiku Województwa i posiedzeń Zarządu Województwa;
3) opracowywanie lub opiniowanie projektów aktów prawnych;
4) doradztwo prawne na rzecz komórek organizacyjnych – udzielanie porad prawnych;
5) sporządzanie opinii prawnych;
6) prowadzenie zastępstwa sądowego;
7) uczestniczenie w prowadzonych przez Urząd Marszałkowski rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego;
8) opiniowanie projektów uchwał, umów, porozumień i dokumentacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod względem formalnoprawnym w zakresie zgodności z prawem polskim i wspólnotowym;
9) prowadzenie rejestru spraw sądowych;
10) informowanie Marszałka Województwa, Zarządu Województwa i kierowników komórek organizacyjnych o uchybieniach w działalności Urzędu Marszałkowskiego w zakresie przestrzegania prawa i skutkach prawnych tych uchybień.

1) opracowywanie dokumentów określających organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego;
2) analizowanie przepisów prawnych w zakresie zadań Departamentu;
3) opiniowanie dokumentów w zakresie organizacji i zarządzania;
4) opiniowanie i analizowanie dokumentów przedkładanych na posiedzenia Zarządu Województwa oraz projektów zarządzeń Marszałka Województwa;
5) prowadzenie spraw związanych z organizacyjną obsługą posiedzeń Zarządu Województwa, a w szczególności:
a) prowadzenie terminarza posiedzeń Zarządu Województwa,
b) przygotowywanie formalne posiedzeń Zarządu Województwa,
c) sporządzanie protokołów i informacji z posiedzeń Zarządu Województwa,
d) prowadzenie rejestru uchwał Zarządu Województwa, protokołów z posiedzeń Zarządu Województwa i dokumentacji innych spraw będących przedmiotem posiedzeń,
e) przekazywanie uchwał Zarządu Województwa organom nadzoru,
f) przekazywanie komórkom organizacyjnym i wojewódzkim samorządowym jednostkom organizacyjnym podległym bezpośrednio członkom Zarządu Województwa uchwał i informacji z posiedzeń Zarządu Województwa;
6) prowadzenie rejestru i dokumentacji zarządzeń Marszałka Województwa, w tym przekazywanie zarządzeń komórkom organizacyjnym i wojewódzkim samorządowym jednostkom organizacyjnym podległym bezpośrednio członkom Zarządu Województwa;
7) tworzenie i aktualizowanie elektronicznej bazy uchwał Zarządu Województwa i zarządzeń Marszałka Województwa;
8) przygotowywanie projektów i prowadzenie rejestrów wydawanych przez Marszałka i Zarząd Województwa upoważnień i pełnomocnictw, z wyłączeniem projektów upoważnień z zakresu ochrony danych osobowych i ich rejestru;
9) przekazywanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego porozumień zawartych przez województwo i uchwał Zarządu Województwa podlegających publikacji;
10) tworzenie oraz modelowanie struktury procesów realizowanych w Urzędzie Marszałkowskim;
11) koordynowanie prac w zakresie stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania jakością i Systemu Antykorupcyjnego w Urzędzie Marszałkowskim w oparciu o współdziałanie z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania, właścicielami procesów i kierownikami komórek organizacyjnych, a w szczególności:
a) tworzenie, nadzorowanie i aktualizowanie dokumentacji systemu i jego baz danych,
b) organizowanie i nadzorowanie audytów wewnętrznych systemu, koordynowanie pracy audytorów wewnętrznych oraz analizowanie wyników audytów oraz działań doskonalących,
c) koordynowanie zarządzania ryzykiem w procesach w Urzędzie Marszałkowskim,
d) koordynowanie realizacji działań korygujących, zapobiegawczych, doskonalących oraz realizacji działań zgodnie z Planami minimalizacji ryzyk i Programami monitoringu ryzyk dla Urzędu Marszałkowskiego,
e) podnoszenie świadomości wśród pracowników Urzędu Marszałkowskiego zakresie wymogów systemów,
f) gromadzenie danych i informacji zewnętrznych związanych z podejmowaniem działań antykorupcyjnych w skali całego kraju;
12) koordynowanie prac w zakresie wdrożenia, stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Marszałkowskim w oparciu o współdziałanie z Sekretarzem Województwa, a w szczególności:
a) tworzenie, nadzorowanie i aktualizowanie dokumentacji systemu,
b) koordynowanie prac związanych z przeprowadzeniem samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej oraz ze składaniem oświadczeń cząstkowych,
c) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem Rocznego Programu Działania Urzędu Marszałkowskiego i zarządzania ryzykiem;
13) przygotowywanie półrocznych sprawozdań z realizacji uchwał podejmowanych przez organy samorządu województwa poprzez wykorzystanie Portalu QPR;

1) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych w spółkach z mniejszościowym (do 50%) udziałem województwa: Port Lotniczy Łódź im. W. Reymonta Sp. z o.o. i Bionanopark Sp. z o.o., polegających w szczególności na:
a) bieżącym monitorowaniu sytuacji rynkowej i finansowej Spółek, poprzez otrzymywanie informacji od Spółek, w tym i od reprezentantów województwa w radach nadzorczych,
b) przygotowywaniu informacji miesięcznych/kwartalnych/półrocznych/ rocznych o sytuacji finansowej Spółek, przedstawianych Zarządowi Województwa na wniosek Marszałka Województwa,
c) prowadzeniu spraw związanych z wnoszeniem do Spółek dopłat oraz obejmowaniu w nich udziałów,
d) przygotowywaniu projektów rekomendacji, w tym materiałów i analiz, w przedmiocie głosowania przedstawicieli województwa na Zgromadzeniach Wspólników,
e) wsparciu przedstawicieli województwa na Zgromadzeniach Wspólników,
f) współpracy z organami Spółek oraz innymi wspólnikami,
g) przygotowywaniu projektów uchwał Zarządu Województwa (oświadczeń) wskazujących lub odwołujących przedstawicieli województwa do organów Spółek;
2) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych w spółce z większościowym (51%-99%) udziałem województwa:
Łódzka Agencja Rozwoju Regionalnego S.A., polegających w szczególności na:
a) bieżącym monitorowaniu sytuacji rynkowej i finansowej Spółki, poprzez otrzymywanie informacji od Spółki, w tym i od reprezentantów województwa w radach nadzorczych,
b) przygotowywaniu informacji miesięcznych/kwartalnych/półrocznych/ rocznych o sytuacji finansowej Spółki, przedstawianych Zarządowi Województwa na wniosek Marszałka Województwa,
c) prowadzeniu spraw związanych z wnoszeniem do Spółki dopłat oraz obejmowaniu w niej akcji,
d) przygotowywaniu projektów rekomendacji, w tym materiałów i analiz, w przedmiocie głosowania przedstawicieli województwa na Walnych Zgromadzeniach,
e) wsparciu przedstawicieli województwa na Walnych Zgromadzeniach,
f) współpracy z organami Spółki oraz innymi wspólnikami,
g) przygotowywaniu projektów uchwał Zarządu Województwa (oświadczeń) wskazujących lub odwołujących przedstawicieli województwa do organów Spółki;
3) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych w jednoosobowych spółkach (100%) województwa: Wytwórnia Filmów Oświatowych Sp. z o.o., BIPROWŁÓK Sp. z o.o., Inwestycje Medyczne Łódzkiego Sp. z o.o., Łódzka Kolej Aglomeracyjna Sp. z o.o., Regionalny Fundusz Rozwoju Województwa Łódzkiego Sp. z o.o., polegających w szczególności na:
a) bieżącym monitorowaniu sytuacji rynkowej i finansowej Spółek, poprzez otrzymywanie informacji od Spółek, w tym i od reprezentantów województwa w radach nadzorczych,
b) przygotowywaniu informacji miesięcznych/kwartalnych/półrocznych/ rocznych o sytuacji finansowej Spółek, przedstawianych Zarządowi Województwa na wniosek Marszałka Województwa,
c) prowadzeniu spraw związanych z wnoszeniem do Spółek dopłat oraz obejmowaniu w nich udziałów,
d) współpracy z organami Spółek,
e) przygotowywaniu projektów dokumentów, w tym uchwał, opinii i informacji na Zgromadzenia Wspólników dla Zarządu Województwa działającego jako Zgromadzenie Wspólników,
f) przygotowywaniu projektów uchwał Zarządu Województwa (oświadczeń) wskazujących lub odwołujących przedstawicieli województwa do organów Spółek,
g) prowadzeniu spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem kontroli planowanych i zleconych przez Zarząd Województwa w ramach uprawnień przyznanych wspólnikowi – Województwu w umowach Spółek (aktach założycielskich Spółek);
4) prowadzenie rejestru osób desygnowanych przez województwo do organów Spółek, w ramach przysługujących Wspólnikowi – Województwu uprawnień właścicielskich;
5) prowadzenie ewidencji Spółek (rejestrów posiadanych akcji i udziałów) oraz dokumentacji organizacyjnej tych podmiotów;
6) koordynacja działań służących realizacji zadań własnych samorządu województwa, które mogą być realizowane przez wybrane spółki prawa handlowego, w tym w szczególności działań mających na celu rozwój gospodarczy regionu łódzkiego;
7) opiniowanie planów, programów oraz wniosków Spółek przedkładanych organom samorządu województwa;
8) nadzór i realizacja postanowień ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami w zakresie nadzorowanych podmiotów;
9) koordynacja zadań i prowadzenie dokumentacji w zakresie tworzenia Spółek / przystępowania jako wspólnik do Spółek, których zadania pokrywają się z zadania własnymi samorządu województwa;
10) prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem od Skarbu Państwa Spółek, zgodnie z procedurą ustanowioną w przepisie art. 4b ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji;
11) prowadzenie spraw związanych z badaniem pomocy publicznej udzielanej przez województwo Spółkom, z punktu widzenia przepisów regulujących pomoc publiczną;
12) współpraca z BIPROWŁÓK Sp. z o.o oraz ŁARR S.A. w zakresie wspólnej polityki wsparcia rozwoju szkolnictwa wyższego, badań naukowych i innowacji.
13) obsługa bieżącej działalności finansowej Departamentu, monitorowanie realizacji budżetu, bieżąca analiza wydatkowania środków finansowych będących w dyspozycji Departamentu;
14) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu i wieloletniej prognozy finansowej województwa;
15) opracowanie projektów planów finansowych do projektu budżetu oraz planów finansowych do uchwały budżetowej;
16) przygotowywanie wniosków o dokonanie zmian w planie finansowym dochodów i wydatków oraz wieloletniej prognozie finansowej województwa;
17) sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
18) przygotowywanie miesięcznych zapotrzebowań na środki pieniężne w zakresie zadań realizowanych przez Departament.

1) opracowywanie strategii dokonywania zakupów w Urzędzie Marszałkowskim;
2) zapewnianie odpowiedniego doboru metod, technik i narzędzi realizacji strategii dokonywania zakupów w Urzędzie Marszałkowskim;
3) opracowywanie, optymalizacja, koordynacja wdrażania oraz monitoring procedur i dokumentów realizacji procesów zakupowych w Urzędzie Marszałkowskim;
4) wykonywanie zadań i czynności w zakresie formalno – prawnego przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z zasadami i trybami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych, polegających w szczególności na:
a) wskazywaniu właściwych trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b) opracowywaniu niezbędnych dokumentów, wniosków i projektów uchwał Zarządu Województwa dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
c) udziale w pracach komisji przetargowych, w zakresie określonym w regulaminie udzielania zamówień publicznych obowiązującym w Urzędzie Marszałkowskim,
d) weryfikacji przedmiotu zamówienia pod kątem ustawy Prawo zamówień publicznych,
e) szacowaniu wartości przedmiotu zamówienia w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami,
f) opracowywaniu projektów Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) przy współpracy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych w tym zakresie za stronę merytoryczną przedmiotu zamówienia,
g) opracowywaniu przy współpracy z komórkami organizacyjnymi m.in: ogłoszeń o zamówieniu, zaproszeń do udziału w postępowaniu, zaproszeń do negocjacji lub składania ofert,
h) prowadzenie korespondencji z wykonawcami w zakresie określonym w regulaminie udzielania zamówień publicznych obowiązującym w Urzędzie Marszałkowskim i ustawie Prawo zamówień publicznych,
i) przygotowywaniu projektów odpowiedzi na zapytania oraz informacje o niezgodnych z przepisami ustawy czynnościach podjętych przez zamawiającego lub zaniechaniu czynności, do których był on zobowiązany wnoszone przez wykonawców,
j) otwieraniu oraz ocenie ofert dokonywanej pod kątem wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty,
k) przedstawianiu kierownikowi zamawiającego lub osobom upoważnionym propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania,
l) informowaniu wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, ofertach odrzuconych oraz o wykonawcach wykluczonych z postępowania,
m) wnioskowaniu do komórki organizacyjnej właściwej ds. finansowych o zwrot lub zatrzymanie wadium wniesionego w formie pieniężnej, przeprowadzaniu procedury zatrzymania wadium wniesionego w innej formie,
n) współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych oraz Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, w zakresie publikacji wstępnych ogłoszeń informacyjnych o planowanych zamówieniach, ogłoszeń o zamówieniach, o zamiarze zawarcia umów oraz o udzieleniu zamówień, opracowywanych przez Wydział,
o) przygotowywaniu wystąpień do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w sprawach, w których wymagane jest uzyskanie stosownego zezwolenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
p) przekazywaniu Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych dokumentacji, informacji oraz zawiadomień wymaganych przepisami,
r) wykonywaniu czynności związanych z kontrolą udzielania zamówień prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych;
5) obsługa bazy konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, polegająca w szczególności na:
a) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, zapytań ofertowych i upublicznianie ich w bazie konkurencyjności,
b) prowadzeniu korespondencji z wykonawcami dotyczącej zapytań ofertowych umieszczanych w bazie konkurencyjności,
c) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, informacji o wyborze oferty lub unieważnieniu zapytania ofertowego i upublicznianie ich w bazie konkurencyjności;
6) obsługa zapytań ofertowych powyżej 50 000 zł umieszczanych w Aplikacji webowej, polegająca w szczególności na:
a) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, zapytań ofertowych i upublicznianie ich w Aplikacji webowej,
b) prowadzeniu korespondencji z wykonawcami dotyczącej zapytań ofertowych umieszczanych w Aplikacji webowej,
c) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, informacji o wyborze oferty lub unieważnieniu zapytania ofertowego i upublicznianie ich w Aplikacji webowej,
d) prowadzenie rejestru zapytań ofertowych powyżej 50 000 zł umieszczanych w Aplikacji webowej;
7) udział w postępowaniach odwoławczych przed Krajową Izbą Odwoławczą;
8) analiza i opiniowanie dokumentów dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przedstawianych przez komórki organizacyjne na posiedzenie Zarządu Województwa;
9) prowadzenie rejestru postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonych w trybach ustawowych oraz przechowywanie dokumentacji i ofert dotyczących tych postępowań;
10) sporządzanie, analizowanie i aktualizowanie planu postępowań o udzielanie zamówień w danym roku budżetowym na podstawie prognoz zamówień sporządzanych przez komórki organizacyjne, w tym przedstawianie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia, publikowanie na stronie internetowej;
11) analiza planu pod kątem możliwości zrealizowania zamówienia w danym roku budżetowym i rekomendowanie optymalnych terminów wszczęcia postępowania;
12) sporządzanie sprawozdania z realizacji planu postępowań o udzielenie zamówień w danym roku na podstawie informacji sporządzanej przez komórki organizacyjne;
13) sporządzanie informacji dotyczących udzielonych w Urzędzie Marszałkowskim w danym roku kalendarzowym zamówień publicznych w okresie półrocznym i rocznym oraz przedstawianie ich kierownikowi zamawiającego;
14) przekazywanie do Urzędu Zamówień Publicznych rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych w Urzędzie Marszałkowskim;
15) udzielanie wyjaśnień i informacji pracownikom Urzędu Marszałkowskiego dotyczących procedur zakupowych w zakresie postępowań realizowanych z budżetu komórek organizacyjnych;
16) przygotowywanie i przekazywanie do archiwizowania dokumentów wydziału, w tym dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokumentacji przeprowadzanych kontroli w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.

1) przygotowywanie zestawień i analiz dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego i organizacji wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
2) koordynowanie załatwiania przez komórki organizacyjne wniosków z zakresu udostępniania informacji publicznej, a w szczególności:
a) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej dla Urzędu Marszałkowskiego i przekazywanie spraw z tego zakresu do załatwienia właściwym merytorycznie komórkom organizacyjnym;
b) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej;
3) koordynowanie zadań z zakresu ponownego przetwarzania informacji sektora publicznego;
4) koordynowanie załatwiania przez komórki organizacyjne spraw z zakresu wykonywania przez podmioty zawodowej działalności lobbingowej;
5) przygotowywanie Raportu o stanie województwa;
6) prowadzenie wykazu porozumień zawartych przez województwo, na podstawie informacji przekazanych przez komórki organizacyjne;
7) przygotowywanie rocznych informacji o nieudzieleniu pomocy publicznej na podstawie informacji przekazywanych z komórek organizacyjnych i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem pomocy publicznej w zakresie rolnictwa i rybołówstwa, z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP;
8) dysponowanie loginem nadrzędnym oraz hasłem dostępu umożliwiającym korzystanie z aplikacji SHRIMP oraz nadawanie loginów i haseł użytkownikom podrzędnym;
9) koordynowanie działań związanych z aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej (BIP);
10) opracowywanie, optymalizowanie, koordynowanie wdrażania oraz monitoring procedur i dokumentów dotyczących prowadzenia BIP w Urzędzie Marszałkowskim;
11) analiza informacji i danych zamieszczonych w BIP pod względem ich aktualności i prawidłowości;
12) występowanie do komórek organizacyjnych w zakresie aktualizacji informacji i danych zamieszczanych w BIP, w uzasadnionych przypadkach dokonywanie aktualizacji BIP na podstawie zgłoszeń z komórek organizacyjnych;
13) prowadzenie zbioru zakresów czynności pracowników oraz analizowanie ich pod względem zgodności z zadaniami Urzędu Marszałkowskiego;
14) prowadzenie ewidencji fundacji i stowarzyszeń tworzonych przez województwo;
15) prowadzenie spraw związanych z wizytówkami, pieczątkami i pieczęciami urzędowymi, w tym ustalanie ich wzoru, prowadzenie rejestru, przekazywanie zamówień na ich realizację do właściwej komórki wewnętrznej;
16) gromadzenie informacji na temat rejestrów publicznych i systemów teleinformatycznych prowadzonych w Urzędzie Marszałkowskim;
17) koordynowanie spraw związanych z zapewnieniem dostępności architektonicznej i informacyjno-komunikacyjnej osobom ze szczególnymi potrzebami;
18) prowadzenie spraw związanych m.in. z wyborem przedstawicieli pracowników i członków Rady ds. Etyki.

1) pełnienie funkcji Biura Podawczego Urzędu Marszałkowskiego;
2) udzielanie interesantom informacji o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych;
3) obsługa przesyłek przychodzących, wewnętrznych i wychodzących z Urzędu Marszałkowskiego;
4) dokonywanie rozdziału przesyłek kierowanych do Urzędu Marszałkowskiego wg. właściwości merytorycznej komórek organizacyjnych;
5) prowadzenie rejestru przesyłek przetwarzanych w zakresie, o którym mowa w pkt 4;
6) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie wymiany przesyłek;
7) rozdział prasy codziennej, periodyków i dzienników urzędowych na poszczególne komórki organizacyjne;
8) ułatwianie interesantom dostępu do stron urzędowych Biuletynu Informacji Publicznej samorządu województwa – w przypadku osobistej wizyty zainteresowanego w Urzędzie Marszałkowskim lub wskazanie adresu www w przypadku rozmowy telefonicznej z zainteresowanym;
9) informowanie o zasadach udostępniania informacji publicznej;
10) prowadzenie powielarni Urzędu Marszałkowskiego;
11) wykonywanie kserokopii dokumentów na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
12) zszywanie lub bindowanie wykonanych kopii;
13) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Marszałkowskiego za pośrednictwem Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP;
14) obsługa skrzynek elektronicznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
15) obsługa skrzynek elektronicznych wewnętrznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. i Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
16) obsługa elektronicznej tablicy ogłoszeń Urzędu Marszałkowskiego.

1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od komórek organizacyjnych, likwidowanych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz dokumentacji innych jednostek;
2) prowadzenie ewidencji oraz właściwe przechowywanie przyjętej dokumentacji;
3) zabezpieczanie zgromadzonych w archiwum materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed pożarem, wilgocią, zniszczeniem mechanicznym i szkodnikami;
4) kontrola komórek organizacyjnych w zakresie prawidłowego prowadzenia wytworzonej dokumentacji oraz jej archiwizacji;
5) udostępnianie ewidencji przejętej dokumentacji, materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
6) współpraca z archiwum państwowym w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych, przekazywania ich do archiwum państwowego i przeprowadzania ekspertyz;
7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu, a po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego, przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia;
8) wydawanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów dotyczących zatrudnienia dla byłych pracowników zlikwidowanych samorządowych jednostek organizacyjnych.

1) prowadzenie sekretariatu komórki organizacyjnej;
2) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, wysyłaniem, rozdzielaniem i ewidencjonowaniem korespondencji w formie papierowej lub elektronicznej;
3) czuwanie nad terminowością załatwiania spraw, a w szczególności interpelacji i zapytań radnych przez wewnętrzne komórki organizacyjne;
4) prowadzenie terminarza oraz obsługi spotkań i narad organizowanych przez kierownika komórki organizacyjnej i jego zastępców;
5) pobieranie prasy przeznaczonej dla komórki organizacyjnej i rozdzielanie właściwym wewnętrznym komórkom organizacyjnym;
6) wystawianie i prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników;
7) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych;
8) prowadzenie punktów pierwszej pomocy, w tym udzielanie pierwszej pomocy;
9) składanie do komórki merytorycznej zapotrzebowania na prasę, bilety MPK, materiały biurowe i inne dla potrzeb komórki organizacyjnej, właściwe ich rozdzielanie i rozliczanie;
10) archiwizowanie akt;
11) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem znajdującym się na wyposażeniu komórki organizacyjnej, w tym prowadzenie książki inwentarzowej;
12) wykonywanie innych zadań wskazanych przez kierownika komórki organizacyjnej.