Dyrektor: Mateusz Sowa
Zastępca Dyrektora: Elżbieta Borkowska
W skład departamentu wchodzą następujące komórki:
1. Wydział Radców Prawnych, który oznacza pisma symbolem "OPPI",
2. Wydział Organizacji i Analiz Prawnych, który oznacza pisma symbolem „OPPII”
3. Wydział ds. Kadr, który oznacza pisma symbolem „OPPIII”
4. Wydział Zarządzania Szkoleniami i Ocen, który oznacza pisma symbolem „OPPIV”
5. Wydział ds. Majątkowych, który oznacza pisma symbolem „OPPV”
6. Wydział Realizacji Zakupów, który oznacza pisma symbolem „OPPVI”
7. Wydział Rozwoju Przedsiębiorczości, który oznacza pisma symbolem „OPPVII"
8. Wydział ds. Spółek, który oznacza pisma symbolem „OPPVIII”
9. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „OPPS”
Zadania
Do zadań Departamentu Prawno-Organizacyjnego należą sprawy obsługi prawnej urzędu, organizacji i funkcjonowania urzędu, koordynacji prac w zakresie stosowania, utrzymania i rozwoju systemu zarządzania jakością, systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym i kontroli zarządczej, zapewnienia organizacyjnej obsługi posiedzeń zarządu,zatrudniania, sprawy osobowe członków zarządu, pracowników urzędu i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych bezpośrednio podległych członkom zarządu, zakupów, majątku ruchomego urzędu,szkoleń, nadzoru nad spółkami i rozwoju przedsiębiorczości, a w szczególności:
1. Wydział Radców Prawnych, który oznacza pisma symbolem "OPPI"
2. Wydział Organizacji i Analiz, który oznacza pisma symbolem „OPPII”
3) opiniowanie dokumentów w zakresie organizacji i zarządzania;
18) koordynowanie prac w zakresie wdrożenia, stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej w urzędzie w oparciu o współdziałanie z sekretarzem województwa, a w szczególności:
19) przygotowywanie rocznych sprawozdań z umorzonych, odroczonych lub rozłożonych na raty spłat należności, dokonanych w oparciu o właściwą uchwałę sejmiku;
20) przygotowywanie półrocznych sprawozdań z realizacji uchwał podejmowanych przez sejmik i zarząd poprzez wykorzystanie Portalu Zarządzania QPR;
21) przygotowywanie rocznych informacji o nieudzieleniu pomocy publicznej na podstawie informacji przekazywanych z komórek organizacyjnych i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem pomocy publicznej w zakresie rolnictwa i rybołówstwa, z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP;
22) dysponowanie loginem nadrzędnym oraz hasłem dostępu umożliwiającym korzystanie z aplikacji SHRIMP oraz nadawanie loginów i haseł użytkownikom podrzędnym;
23) prowadzenie zbioru zakresów czynności pracowników urzędu oraz analizowanie ich pod względem zgodności z zadaniami urzędu;
24) prowadzenie ewidencji fundacji i stowarzyszeń tworzonych przez województwo;
25) prowadzenie spraw związanych z wizytówkami, pieczątkami i pieczęciami urzędowymi, w tym ustalanie ich wzoru, prowadzenie rejestru, przekazywanie zamówień na ich realizację do właściwej komórki wewnętrznej;
26) gromadzenie informacji na temat rejestrów publicznych i systemów teleinformatycznych prowadzonych w urzędzie;
27) prowadzenie spraw związanych z wyborem przedstawicieli pracowników;
28) zapewnianie organizacji i przeprowadzania badań dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie, w tym badań satysfakcji i motywacji pracowniczej;
29) przygotowywanie innych dokumentów, sprawozdań, raportów i analiz związanych z zadaniami Wydziału.
3. Wydział ds. Kadr, który oznacza pisma symbolem „OPPIII”
4) prowadzenie spraw i dokumentacji w zakresie przeprowadzania procesu zatrudniania pracowników w celu zastępstwa nieobecnego pracownika;
5) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczącej nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy oraz spraw wynikających ze stosunku pracy wobec pracowników urzędu i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, bezpośrednio podległych członkom zarządu, a w szczególności:
a) kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia uprawnień pracowniczych,
b) przedstawianie propozycji warunków zatrudnienia oraz sprawdzanie zgodności tych warunków z obowiązującymi przepisami,
c) sporządzanie projektów dokumentów w sprawach nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy (m.in. umowy o pracę, akty powołania, oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, świadectwa pracy),
d) zakładanie, prowadzenie i aktualizacja akt osobowych oraz wymaganych ewidencji w sprawach zatrudnienia;
6) prowadzenie spraw i dokumentacji w sprawach zmiany treści stosunku pracy, warunków pracy lub płacy, a w szczególności:
a) opiniowanie wniosków i propozycji warunków wynagradzania, awansowania, nagradzania, przeniesień służbowych,
b) sporządzanie dokumentów stanowiących podstawę wynagradzania, awansowania, nagradzania, przeniesień służbowych,
c) opracowywanie dokumentacji w sprawach zmian wymiarów czasu pracy, w tym połączonych ze zmianami warunków wynagradzania;
7) opracowywanie regulaminów i procedur w zakresie zadań Wydziału;
8) zarządzanie systemem opisów stanowisk pracy, w tym:
a) prowadzenie ustaleń z kierownikami komórek organizacyjnych i pozostałymi osobami sporządzającymi opisy stanowisk pracy,
b) nadzór nad przestrzeganiem zasad i metodyki sporządzania opisów stanowisk pracy,
c) opiniowanie projektów opisów stanowisk pracy,
d) prowadzenie odpowiednich rejestrów i ewidencji;
9) monitorowanie realizacji planów zatrudnienia w oparciu o prowadzoną ewidencję zatrudnienia, przyjęć i zwolnień oraz statystykę w tym zakresie;
10) opracowywanie i monitorowanie realizacji ustalonego w urzędzie porządku wewnętrznego, organizacji i rozkładu czasu pracy (regulamin pracy);
11) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczących czasu pracy i nieobecności pracowników, w tym:
a) prowadzenie ewidencji czasu pracy i nieobecności,
b) prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich,
c) ustalanie uprawnień urlopowych pracowników oraz ewidencjonowanie urlopów płatnych i bezpłatnych,
d) załatwianie wniosków dotyczących ustalenia indywidualnych rozkładów
lub systemów czasu pracy,
e) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy;
12) ustalanie uprawnień oraz przygotowywanie poleceń dotyczących wypłat, potrąceń lub nie naliczania należności z tytułu odpowiednio:
a) nieobecności pracowniczych innych niż choroba pracownika lub choroba członka rodziny pracownika,
b) rozwiązań stosunku pracy,
c) ekwiwalentów za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe,
d) odpraw, w tym w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, odpraw pośmiertnych lub odpraw przysługujących na podstawie przepisów szczególnych,
e) nagród, w tym nagród jubileuszowych,
f) przepracowanych godzin nadliczbowych,
g) dodatkowych wynagrodzeń rocznych,
h) udzielonych kar pieniężnych;
13) prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z badaniami profilaktycznymi pracowników urzędu;
14) kompletowanie dokumentacji i przygotowywanie wniosków o emerytury i renty pracowników urzędu;
15) dokonywanie zgłoszeń i zmian do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
16) prowadzenie spraw i dokumentacji związanej z przyjmowaniem oświadczeń
lub ślubowań pracowników, w przypadkach określonych przepisami ustawy o pracownikach samorządowych;
17) wystawianie legitymacji służbowych i prowadzenie ich ewidencji;
18) współpraca z Samodzielnym Stanowiskiem Pracy ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Spraw Przeciwpożarowych w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych;
19) prowadzenie spraw i dokumentacji dotyczących ewidencji zatrudnienia, przyjęć i zwolnień oraz statystyki w tym zakresie, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
20) zapewnianie realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy w przypadkach współpracy, konsultacji, uzgadniania lub uzyskiwania wymaganych opinii z właściwymi organami, instytucjami lub przedstawicielstwami pracowników urzędu.
4. Wydział Zarządzania Szkoleniami i Ocen, który oznacza pisma symbolem „OPPIV”
5. Wydział ds. Majątkowych, który oznacza pisma symbolem „OPPV”
1) prowadzenie ksiąg inwentarzowych mienia będącego w bezpośrednim użytkowaniu urzędu, w tym ksiąg inwentarzowych Departamentu;
2) wykonywanie czynności związanych z ewidencją mienia będącego w bezpośrednim użytkowaniu urzędu, a w szczególności:
a) wystawianie dokumentów przychodowo – rozchodowych,
b) prowadzenie rejestru dokumentów przychodowo – rozchodowych,
c) nanoszenie numerów inwentarzowych na składniki majątku;
3) sprawdzanie zgodności ewidencji składników majątkowych mienia będącego w bezpośrednim użytkowaniu urzędu z dokumentacją finansowo – księgową;
4) udział w procesie przygotowania inwentaryzacji w urzędzie i współpraca w tym zakresie z Komisją Inwentaryzacyjną;
5) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia ruchomego będącego w bezpośrednim użytkowaniu urzędu (z wyjątkiem środków transportu):
a) weryfikacja mienia podlegającego ubezpieczeniu,
b) współpraca z ubezpieczycielem w zakresie likwidacji szkód,
c) prowadzenie rejestru szkód;
6) prowadzenie kart osobistego wyposażenia pracowników Departamentu;
7) prowadzenie rejestru umów w zakresie działania Departamentu;
8) obsługa bieżącej działalności finansowej Departamentu;
9) monitorowanie realizacji budżetu Departamentu;
10) przygotowywanie sprawozdań finansowych w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
11) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu oraz przygotowywanie wniosków związanych z urealnieniem planu budżetu w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
12) przygotowywanie miesięcznych zapotrzebowań na środki pieniężne w zakresie zadań realizowanych przez Departament.
6. Wydział Realizacji Zakupów, który oznacza pisma symbolem „OPPVI”
7. Wydział Rozwoju Przedsiębiorczości, który oznacza pisma symbolem „OPPVII”
8. Wydział ds. Spółek, który oznacza pisma symbolem „OPPVIII”
1) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych w spółkach z mniejszościowym (do 50%) udziałem województwa: Port Lotniczy Łódź im. W. Reymonta Sp. z o.o. i Bionanopark Sp. z o.o., polegających w szczególności na:
a) bieżącym monitorowaniu sytuacji rynkowej i finansowej Spółek, poprzez otrzymywanie informacji od Spółek, w tym i od reprezentantów województwa w radach nadzorczych,
b) przygotowywaniu informacji miesięcznych/kwartalnych/półrocznych/rocznych o sytuacji finansowej Spółek, przedstawianych zarządowi na wniosek marszałka,
c) prowadzeniu spraw związanych z wnoszeniem do spółek dopłat oraz obejmowaniu w nich udziałów,
d) przygotowywaniu projektów rekomendacji, w tym materiałów i analiz, w przedmiocie głosowania przedstawicieli województwa na Zgromadzeniach Wspólników,
e) wsparciu przedstawicieli województwa na Zgromadzeniach Wspólników,
f) współpracy z organami Spółek oraz innymi wspólnikami,
g) przygotowywaniu projektów uchwał zarządu (oświadczeń) wskazujących lub odwołujących przedstawicieli województwa do organów spółek;
2) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych w spółce z większościowym (51%-99%) udziałem województwa: Łódzka Agencja Rozwoju Regionalnego S.A., polegających w szczególności na:
a) bieżącym monitorowaniu sytuacji rynkowej i finansowej Spółki, poprzez otrzymywanie informacji od Spółki, w tym i od reprezentantów województwa w radach nadzorczych,
b) przygotowywaniu informacji miesięcznych/kwartalnych/półrocznych/ rocznych o sytuacji finansowej Spółek, przedstawianych zarządowi na wniosek marszałka,
c) prowadzeniu spraw związanych z wnoszeniem do spółki dopłat
oraz obejmowaniu w niej akcji,
d) przygotowywaniu projektów rekomendacji, w tym materiałów i analiz, w przedmiocie głosowania przedstawicieli województwa na Walnych Zgromadzeniach,
e) wsparciu przedstawicieli województwa na Walnych Zgromadzeniach,
f) współpracy z organami Spółki oraz innymi wspólnikami,
g) przygotowywaniu projektów uchwał zarządu (oświadczeń) wskazujących lub odwołujących przedstawicieli województwa do organów spółek;
3) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem praw korporacyjnych i majątkowych w jednoosobowych spółkach (100%) województwa: Wytwórnia Filmów Oświatowych Sp. z o.o., BIPROWŁÓK Sp. z o.o., Inwestycje Medyczne Łódzkiego Sp. z o.o., polegających w szczególności na:
a) bieżącym monitorowaniu sytuacji rynkowej i finansowej Spółek, poprzez otrzymywanie informacji od Spółek, w tym i od reprezentantów województwa w radach nadzorczych,
b) przygotowywaniu informacji miesięcznych/kwartalnych/półrocznych/ rocznych o sytuacji finansowej Spółek, przedstawianych zarządowi na wniosek marszałka,
c) prowadzeniu spraw związanych z wnoszeniem do spółek dopłat oraz obejmowaniu w nich udziałów,
d) współpracy z organami Spółek,
e) przygotowywaniu projektów dokumentów, w tym uchwał, opinii i informacji na Zgromadzenia Wspólników dla zarządu działającego jako Zgromadzenie Wspólników,
f) przygotowywaniu projektów uchwał zarządu (oświadczeń) wskazujących lub odwołujących przedstawicieli województwa do organów spółek,
g) prowadzeniu spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem kontroli planowanych i zleconych przez zarząd w ramach uprawnień przyznanych wspólnikowi – województwu łódzkiemu w umowach spółek (aktach założycielskich spółek),
4) prowadzenie rejestru osób desygnowanych przez województwo do organów Spółek, w ramach przysługujących Wspólnikowi – Województwu uprawnień właścicielskich;
5) prowadzenie ewidencji spółek (rejestrów posiadanych akcji i udziałów)
oraz dokumentacji organizacyjnej tych podmiotów;
6) koordynacja działań służących realizacji zadań własnych samorządu województwa, które mogą być realizowane przez wybrane spółki prawa handlowego, w tym w szczególności działań mających na celu rozwój gospodarczy regionu łódzkiego;
7) opiniowanie planów, programów oraz wniosków spółek przedkładanych zarządowi i sejmikowi;
8) nadzór i realizacja postanowień ustawy o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami w zakresie nadzorowanych podmiotów;
9) koordynacja zadań i prowadzenie dokumentacji w zakresie tworzenia spółek / przystępowania jako wspólnik do spółek, których zadania pokrywają się
z zadania własnymi samorządu województwa;
10) prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem od Skarbu Państwa spółek, zgodnie z procedurą ustanowioną w przepisie art. 4b ustawy o komercjalizacji
i prywatyzacji;
11) prowadzenie spraw związanych z badaniem pomocy publicznej udzielanej
przez województwo spółkom, z punktu widzenia przepisów regulujących pomoc publiczną;
12) współpraca z BIPROWŁÓK Sp. z o.o oraz ŁARR S.A. w zakresie wspólnej polityki wsparcia rozwoju szkolnictwa wyższego, badań naukowych i innowacji.
9. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „OPPS”
