Kontakt - Kancelaria Marszałka

al. Piłsudskiego 8
90-051 Łódź
tel. 42 663 30 26
fax. 42 663 30 02
e-mail: kancelaria.marszalek@lodzkie.pl

Biuro Podawcze

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
tel. 42 663 33 80
tel.kom. 695 356 594

Instrukcja obsługi BIP

Kancelaria Marszałka

Dyrektor Kancelarii Marszałka: Dawid Mazurkiewicz
Zastępca Dyrektora Kancelarii Marszałka: Michał Trzoska

 
W skład departamentu wchodzą:

1. Wydział Informacji i Komunikacji Społecznej, który oznacza pisma symbolem „KMI”
2. Wydział Obsługi Kancelarii, który oznacza pisma symbolem „KMII”
3. Wydział Inicjatyw Społecznych, który oznacza pisma symbolem „KMIII”
4. Wydział Współpracy Regionalnej i Zagranicznej, który oznacza pisma symbolem „KMIV”
5. Referat „ Ziemia Łódzka”, który oznacza pisma symbolem „KMV”
6. Samodzielne Stanowisko – Rzecznik Prasowy, zwany Rzecznikiem Prasowym, który oznacza pisma symbolem „KMVI”

Zadania:

Do zadań Kancelarii Marszałka należą sprawy: organizacji kontaktów marszałka i członków zarządu, dbałości o wizerunek publiczny marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa, koordynacji prac marszałka i członków zarządu, współpracy międzyregionalnej i zagranicznej, realizacji zadań związanych z wydawaniem pisma samorządowego „Ziemia Łódzka”, obsługi asystenckiej i kancelaryjno – biurowej marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa, dbałości o komunikację wewnętrzną, dialog społeczny oraz koordynacja współpracy z organizacjami pozarządowymi, a w szczególności:

1. Wydział Informacji i Komunikacji Społecznej, który oznacza pisma symbolem „KMI”
1) obsługa medialna członków zarządu;
2) merytoryczna obsługa działalności publicznej marszałka i członków zarządu tj. przygotowywanie tez, materiałów do wystąpień i wywiadów prasowych, radiowych i telewizyjnych oraz koordynacja udziału marszałka i członków zarządu a w szczególnych przypadkach przedstawicieli urzędu w audycjach radiowych i telewizyjnych;
3) monitoring, analiza i archiwizacja artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych oraz publikacji w mediach elektronicznych dot. organów samorządu województwa, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i innych, zawierających istotne informacje dla zarządu i samorządu województwa oraz informowanie o treści tych publikacji właściwych merytorycznie jednostek i komórek organizacyjnych urzędu w celu zajęcia stanowiska w kwestiach poruszonych w materiale prasowym;
4) koordynacja przekazu informacji do mediów o działalności poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu i uzyskiwanie wypowiedzi i opinii merytorycznych pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych i przekazywanie ich dziennikarzom;
5) niezwłoczne przeciwdziałanie ewentualnym próbom hamowania i utrudniania dostępu dziennikarzy do informacji publicznej w urzędzie oraz natychmiastowe informowanie o takich przypadkach marszałka i sekretarza województwa;
6) informowanie mediów o działalności zarządu i samorządu województwa oraz udzielanie niezbędnych wyjaśnień i pomocy dziennikarzom w wykonywaniu ich funkcji i zadań w tym zakresie;
7) przekazywanie mediom o zasięgu lokalnym i regionalnym tygodniowego kalendarza spotkań marszałka i członków zarządu oraz zapewnienie spotkaniom obsługi medialnej;
8) udzielanie dziennikarzom i opinii publicznej informacji dotyczących działalności samorządu województwa, obsady stanowisk kierowniczych, oficjalnego nazewnictwa oraz adresów organów i jednostek samorządu terytorialnego w województwie;
9) przygotowywanie i kierowanie do mediów komunikatów dotyczących działalności samorządu województwa i zarządu oraz komórek organizacyjnych urzędu;
10) przygotowywanie sprostowań i odpowiedzi jako oficjalnych reakcji na krytykę wyrażoną w mediach;
11) wyjaśnianie mediom powodów odmowy udzielania informacji oraz podanie w tej mierze podstawy i uzasadnienia prawnego;
12) śledzenie zmian legislacyjnych oraz orzecznictwa dot. polityki medialnej i informacyjnej państwa oraz informowanie o nich marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
13) przygotowywanie projektów pism okolicznościowych (np. życzeń, gratulacji, kondolencji) oraz projektów wystąpień dla marszałka i członków zarządu;
14) prowadzenie i aktualizacja baz danych dotyczących uroczystości, świąt i imprez okolicznościowych wymagających wystąpień, życzeń i gratulacji ze strony marszałka i organów samorządu województwa oraz koordynacja realizacji kalendarza wydarzeń okolicznościowych;
15) współpraca z organizacjami zrzeszającymi jednostki samorządu terytorialnego na poziomie krajowym (m.in. Związek Województw RP, Związek Powiatów Polskich, Związek Miast Polskich, Związek Gmin Wiejskich RP) oraz regionalnym (m.in. Związek Gmin i Powiatów Regionu Łódzkiego) w zakresie wymiany informacji odnośnie inicjatyw organizowanych przez te organizacje;
16) współpraca w zakresie wymiany informacji ze służbami prasowymi innych jednostek administracji publicznej w regionie i w kraju, jednostkami podległymi, organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami z regionu i kraju;
17) przygotowywanie i koordynacja ogłoszeń prasowych (życzenia okolicznościowe, nekrologi itp.);
18) współpraca w zakresie tworzenia i aktualizacji strony internetowej województwa oraz wewnętrznych stron informacyjnych sieci Intranet;
19) inicjowanie i nawiązywanie kontaktów z dziennikarzami i popularyzowanie informacji mogących zainteresować opinię publiczną;
20) obsługa Samodzielnego Stanowiska - Rzecznik Prasowy;
21) dbanie o łączność i kontakty wewnętrzne oraz w szczególnych przypadkach kontakty z regionem;
22) prowadzenie i rozwijanie komunikacji wewnętrznej – w zależności od możliwości technicznych urzędu (baza mailingowa pracowników, bieżące komunikaty wewnętrzne, nowe formy komunikacji, koordynacja wewnętrznych kampanii informacyjnych);
23) prowadzenie działań na rzecz identyfikacji pracownika z miejscem pracy;
24) współpraca w zakresie doradztwa i monitoringu działań upowszechniających (public relations, media relations) podejmowanych w ramach projektów finansowanych ze środków UE;
25) współpraca z Departamentem Promocji przy modyfikacji Systemu Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego;
26) współpraca przy opracowywaniu krótko i długoterminowych programów promocji województwa oraz doradztwo przy działaniach promocyjnych priorytetowych z punktu widzenia urzędu;
27) współpraca i doradztwo w inicjatywach marszałka i członków zarządu priorytetowych z punktu widzenia samorządu województwa;
28) inicjowanie i współudział w realizacji zadań z wykorzystywaniem różnych metod i technik promocyjnych, w tym sieci internetowej i intranetowej.

2. Wydział Obsługi Kancelarii, który oznacza pisma symbolem „KMII”
1) prowadzenie obsługi asystenckiej marszałka;
2) prowadzenie obsługi sekretariatów marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
3) wykonywanie zadań sekretariatu Kancelarii Marszałka;
4) opracowywanie kalendarza spotkań marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
5) przygotowywanie i koordynacja udziału marszałka oraz osób uczestniczących w imieniu marszałka w oficjalnych spotkaniach i uroczystościach oraz wystąpieniach publicznych, w tym koordynacja przygotowywania materiałów pomocniczych i obsługi logistycznej;
6) inicjowanie spotkań marszałka z przedstawicielami władz i społeczności regionu łódzkiego;
7) przygotowywanie merytoryczne oraz nadzór nad realizacją wyjazdów krajowych marszałka;
8) inicjowanie współpracy oraz kontaktów krajowych marszałka;
9) prowadzenie ewidencji korespondencji marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa oraz doręczanie korespondencji kierownikom komórek organizacyjnych po dekretacji;
10) czuwanie nad przestrzeganiem terminowości załatwiania spraw adresowanych do marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
11) nadzór nad dokumentami przygotowywanymi do podpisu marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa przez komórki organizacyjne urzędu;
12) prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez organy uprawnione do kontroli;
13) administracyjno-techniczna obsługa posiedzeń zarządu;
14) organizacyjno-techniczna obsługa wizyt interesantów i gości marszałka, członków zarządu i i sekretarza województwa;
15) koordynacja i realizacja harmonogramu spotkań i narad oraz przyjmowania interesantów przez marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
16) dbanie o właściwe, zgodne z etykietą urzędniczą, funkcjonowanie sekretariatów marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
17) zakup kwiatów i koordynacja przygotowywania upominków lub pamiątek w związku z przygotowywaniem oficjalnych spotkań marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
18) zapewnienie drobnej obsługi cateringowej spotkań oraz konferencji prasowych marszałka i członków zarządu, w które nie jest bezpośrednio zaangażowana inna komórka organizacyjna urzędu;
19) kompletowanie materiałów ze spotkań i delegacji krajowych;
20) nadzór nad uczestnictwem i koordynacja udziału w strukturach typu: Konwent Marszałków, Związek Gmin Regionu Łódzkiego, Konwent Powiatów WŁ, Stała Konferencja Współpracy WŁ przy Wojewodzie Łódzkim;
21) prowadzenie spraw w zakresie budżetu i rozliczeń Kancelarii na dany rok budżetowy;
22) organizowanie i koordynowanie akcji społecznych w urzędzie;

3. Wydział Inicjatyw Społecznych, który oznacza pisma symbolem „KMIII”
1) opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, rocznej lub wieloletnich strategii działań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi;
2) prowadzenie spraw związanych z koordynowaniem realizacji zadań dotyczących współdziałania województwa z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w zakresie realizacji zadań publicznych o charakterze wojewódzkim;
3) opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, projektu rocznego programu współpracy województwa z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, konsultowanie oraz monitorowanie jego realizacji;
4) opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi sprawozdania z realizacji określonego w pkt 3) programu współpracy oraz innych sprawozdań i wniosków ze współpracy z organizacjami pozarządowymi;
5) opracowywanie we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi projektów innych dokumentów związanych z realizacją zadań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ich konsultowanie;
6) śledzenie zmian legislacyjnych, orzecznictwa oraz rekomendacji w zakresie dobrej praktyki dot. współpracy województwa z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz opracowywanie planów ich wdrażania we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi;
7) prowadzenie tematycznej strony portalu internetowego urzędu;
8) prowadzenie i aktualizacja bazy danych dotyczących organizacji społecznych w regionie oraz innych baz danych w tym zakresie;
9) przygotowywanie propozycji inicjatyw oraz planów działania urzędu i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych mających na celu wspieranie rozwoju aktywności obywatelskiej w regionie oraz tworzenie warunków do integracji sektora pozarządowego w województwie, czuwanie nad ich realizacją;
10) realizacja zadań związanych z obsługą Wojewódzkiej Rady Działalności Pożytku Publicznego;
11) powoływanie samodzielnie lub we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi zespołów roboczych, konsultacyjno-doradczych z udziałem organizacji społecznych działających w regionie związanych z realizacją zadań publicznych;
12) koordynowanie naboru członków komisji konkursowych, powoływanych do oceny merytorycznej ofert składanych w trybie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych;
13) koordynowanie oraz udział w pracy zespołów ds. opiniowania ofert składanych w trybie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych;
14) opracowywanie projektu regulaminu oraz realizacja i ewaluacja Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego, w tym w szczególności dokonywanie oceny formalnej i koordynowanie oceny merytorycznej zgłoszonych projektów zadań, we współdziałaniu z komórkami organizacyjnymi urzędu i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi,
15) realizacja zadań związanych z obsługą działalności Wojewódzkiej Rady Dialogu Społecznego.

4. Wydział Współpracy Regionalnej i Zagranicznej, który oznacza pisma symbolem „KMIV”
1) inicjowanie i prowadzenie współpracy zagranicznej województwa na podstawie „Priorytetów współpracy zagranicznej Województwa Łódzkiego”;
2) przygotowywanie projektów umów międzynarodowych oraz umów zawieranych z innymi podmiotami zagranicznymi w zakresie zadań wydziału;
3) nadzór nad realizacją porozumień i umów w ramach współpracy międzyregionalnej;
4) rozwijanie kontaktów i współpracy z organizacjami międzynarodowymi;
5) kontakty z Ambasadami i innymi przedstawicielstwami dyplomatycznymi w kraju i za granicą, w zakresie bieżących kontaktów marszałka;
6) organizacja spotkań i wizyt gości krajowych i zagranicznych na terenie województwa;
7) przygotowanie merytoryczne i organizacja wyjazdów zagranicznych marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa;
8) inicjowanie współpracy oraz kontaktów międzynarodowych marszałka;
9) zapewnienie obsługi tłumaczeń spotkań marszałka, członków zarządu i sekretarza województwa z gośćmi z zagranicy;
10) sprawowanie nadzoru nad protokołem dyplomatycznym;

5. Referat „ Ziemia Łódzka”, który oznacza pisma symbolem „KMV”
1) przygotowywanie materiałów redakcyjnych: tekstów, zdjęć, wykresów, tabel;
2) nadzór nad terminowym i jakościowym wydawaniem pisma;
3) opracowywanie rocznych planów rzeczowych i finansowych dotyczących działalności wydawniczej oraz przedkładanie sprawozdań;
4) organizowanie przetargów;
5) zawieranie umów zlecenie, umów o dzieło;
6) dystrybucja pisma;
7) prowadzenie archiwum redakcyjnego;
8) obsługa administracyjno-techniczna posiedzeń Rady Programowej;
9) współpraca z komórkami organizacyjnymi urzędu oraz jednostkami administracji samorządowej w regionie w zakresie wymiany informacji o prowadzonych przez nie działaniach istotnych z punktu widzenia samorządu województwa.

6. Samodzielne Stanowisko – Rzecznik Prasowy, zwany Rzecznikiem Prasowym, który oznacza pisma symbolem „KMVI”
1) kreowanie dobrego wizerunku władz samorządu województwa;
2) obsługa medialna marszałka;
3) organizacja konferencji prasowych;
4) wykonywanie zadań określonych w ust. 1 i ust. 5 przy pomocy Wydziału Informacji i Komunikacji Społecznej i Referatu „Ziemia Łódzka”.

Osoba publikująca :  Tomasz Szenborn
Data publikacji:  05.12.2012 - 15:05
Osoba modyfikująca: Marcin Werner
Ostatnio zmieniany: 23.08.2019 - 16:10

ankieta-badania-satysfakcji

ankieta-badania-satysfakcji