Kancelaria Marszałka

Dyrektor: Michał Trzoska
Zastępca Dyrektora: Tomasz Dominowski
Zastępca Dyrektora - Rzecznik Prasowy: Milena Dutkiewicz

 

Do zadań Kancelarii Marszałka - KM należą sprawy: organizacji kontaktów Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa, dbałości o wizerunek publiczny Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa, koordynacji prac Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa, współpracy międzyregionalnej i zagranicznej, realizacji zadań związanych z wydawaniem pisma samorządowego, obsługi asystenckiej i kancelaryjno–biurowej Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa, dbałości o komunikację wewnętrzną, dialog społeczny oraz koordynacja współpracy z organizacjami pozarządowymi, a w szczególności:

1) monitoring, analiza i archiwizacja artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych oraz publikacji w mediach elektronicznych dot. organów samorządu województwa, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i innych, zawierających istotne informacje dla Zarządu Województwa i samorządu województwa oraz informowanie o treści tych publikacji właściwych merytorycznie jednostek i komórek organizacyjnych w celu zajęcia stanowiska w kwestiach poruszonych w materiale prasowym;
2) koordynacja przekazu informacji do mediów o działalności poszczególnych komórek organizacyjnych i uzyskiwanie wypowiedzi i opinii merytorycznych pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych i przekazywanie ich dziennikarzom;
3) informowanie mediów o działalności samorządu województwa oraz udzielanie niezbędnych wyjaśnień i pomocy dziennikarzom w wykonywaniu ich funkcji i zadań w tym zakresie;
4) przekazywanie mediom o zasięgu lokalnym i regionalnym tygodniowego kalendarza spotkań Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa oraz zapewnienie spotkaniom obsługi medialnej;
5) udzielanie dziennikarzom i opinii publicznej informacji dotyczących działalności samorządu województwa, obsady stanowisk kierowniczych, oficjalnego nazewnictwa oraz adresów organów i jednostek samorządu terytorialnego w województwie;
6) przygotowywanie i kierowanie do mediów komunikatów dotyczących działalności samorządu województwa i Zarządu Województwa oraz komórek organizacyjnych;
7) wyjaśnianie mediom powodów odmowy udzielania informacji oraz podanie w tej mierze podstawy i uzasadnienia prawnego;
8) śledzenie zmian legislacyjnych oraz orzecznictwa dot. polityki medialnej i informacyjnej państwa oraz informowanie o nich Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
9) prowadzenie i aktualizacja baz danych dotyczących uroczystości, świąt i imprez okolicznościowych wymagających wystąpień, życzeń i gratulacji ze strony Marszałka Województwa i organów samorządu województwa oraz koordynacja realizacji kalendarza wydarzeń okolicznościowych;
10) współpraca z organizacjami zrzeszającymi jednostki samorządu terytorialnego na poziomie krajowym w zakresie wymiany informacji odnośnie inicjatyw organizowanych przez te organizacje;
11) współpraca w zakresie wymiany informacji ze służbami prasowymi innych jednostek administracji publicznej w regionie i w kraju, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami z regionu i kraju;
12) dbanie o łączność i kontakty wewnętrzne oraz w szczególnych przypadkach kontakty z regionem;
13) prowadzenie i rozwijanie komunikacji wewnętrznej – w zależności od możliwości technicznych Urzędu Marszałkowskiego (baza mailingowa pracowników, bieżące komunikaty wewnętrzne, nowe formy komunikacji, koordynacja wewnętrznych kampanii informacyjnych);
14) prowadzenie działań na rzecz identyfikacji pracownika z miejscem pracy;
15) współpraca w zakresie doradztwa i monitoringu działań upowszechniających (public relations, media relations) podejmowanych w ramach projektów finansowanych ze środków UE;
16) współpraca z komórką organizacyjną właściwą ds. promocji przy modyfikacji Systemu Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego;
17) współpraca przy opracowywaniu krótko i długoterminowych programów promocji województwa oraz doradztwo przy działaniach promocyjnych priorytetowych z punktu widzenia Urzędu Marszałkowskiego;
18) współpraca i doradztwo w inicjatywach Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa priorytetowych z punktu widzenia samorządu województwa;
19) inicjowanie i współudział w realizacji zadań z wykorzystywaniem różnych metod i technik promocyjnych, w tym sieci internetowej i intranetowej;
20) przygotowywanie materiałów redakcyjnych: tekstów, zdjęć, wykresów, tabel, w zakresie wydawania pisma samorządowego;
21) nadzór nad terminowym i jakościowym wydawaniem pisma oraz jego dystrybucja;
22) prowadzenie archiwum redakcyjnego;
23) współpraca z komórkami organizacyjnymi oraz jednostkami administracji samorządowej w regionie w zakresie wymiany informacji o prowadzonych przez nie działaniach istotnych z punktu widzenia samorządu województwa;
24) realizacja zadań związanych z organizacją portalu „lodzkie.pl”, w tym umieszczanie treści na głównej stronie „lodzkie.pl”;
25) aktualizacja i stała rozbudowa serwisów filmowych i kanałów społecznościowych;
26) współpraca w zakresie tworzenia i aktualizacji tematycznych stron internetowych województwa oraz wewnętrznych stron informacyjnych sieci Intranet, w tym pod względem wizualnym;
27) organizacja i prowadzenie transmisji obrad Sejmiku Województwa oraz innych ważnych wydarzeń z życia samorządu województwa;
28) monitorowanie nowości technicznych i działań innych jednostek administracji w zakresie wykorzystania telewizji internetowej do realizacji zadań samorządu województwa;
29) współpraca w zakresie realizacji informacyjnych i promocyjnych materiałów multimedialnych i społecznościowych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
30) przygotowywanie i koordynacja udziału Marszałka Województwa oraz osób uczestniczących w jego imieniu w oficjalnych spotkaniach i uroczystościach oraz wystąpieniach publicznych, w tym koordynacja przygotowywania materiałów pomocniczych i obsługi logistycznej;
31) opracowywanie materiałów filmowych.

1) kreowanie dobrego wizerunku władz samorządu województwa;
2) organizacja konferencji prasowych;
3) obsługa medialna Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa;
4) merytoryczna obsługa działalności publicznej Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa tj. przygotowywanie tez, materiałów do wystąpień i wywiadów prasowych, radiowych i telewizyjnych oraz koordynacja udziału Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa a w szczególnych przypadkach przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego w audycjach radiowych i telewizyjnych;
5) niezwłoczne przeciwdziałanie ewentualnym próbom hamowania i utrudniania dostępu dziennikarzy do informacji publicznej w Urzędzie Marszałkowskim oraz natychmiastowe informowanie o takich przypadkach Marszałka Województwa i Sekretarza Województwa;
6) informowanie mediów o działalności Zarządu Województwa;
7) przygotowywanie sprostowań i odpowiedzi jako oficjalnych reakcji na krytykę wyrażoną w mediach;
8) przygotowywanie projektów pism okolicznościowych (np. życzeń, gratulacji, kondolencji) oraz projektów wystąpień dla Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa;
9) przygotowywanie i koordynacja ogłoszeń prasowych (życzenia okolicznościowe, nekrologi itp.);
10) inicjowanie i nawiązywanie kontaktów z dziennikarzami i popularyzowanie informacji mogących zainteresować opinię publiczną.

1) opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, rocznej lub wieloletnich strategii działań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi;
2) prowadzenie spraw związanych z koordynowaniem realizacji zadań dotyczących współdziałania województwa z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w zakresie realizacji zadań publicznych o charakterze wojewódzkim;
3) opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, projektu rocznego programu współpracy województwa z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, konsultowanie oraz monitorowanie jego realizacji;
4) opracowywanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, sprawozdania z realizacji określonego w pkt 3 programu współpracy oraz innych sprawozdań i wniosków ze współpracy z organizacjami pozarządowymi;
5) opracowywanie we współpracy z komórkami organizacyjnymi i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi projektów innych dokumentów związanych z realizacją zadań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ich konsultowanie;
6) śledzenie zmian legislacyjnych, orzecznictwa oraz rekomendacji w zakresie dobrej praktyki dot. współpracy województwa z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz opracowywanie planów ich wdrażania, we współpracy z komórkami organizacyjnymi i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi;
7) prowadzenie tematycznej strony portalu internetowego Urzędu Marszałkowskiego;
8) przygotowywanie propozycji inicjatyw oraz planów działania Urzędu Marszałkowskiego i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych mających na celu wspieranie rozwoju aktywności obywatelskiej w regionie oraz tworzenie warunków do integracji sektora pozarządowego w województwie, czuwanie nad ich realizacją;
9) realizacja zadań związanych z obsługą Wojewódzkiej Rady Działalności Pożytku Publicznego;
10) powoływanie samodzielnie lub we współpracy z komórkami organizacyjnymi i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi zespołów roboczych, konsultacyjno-doradczych z udziałem organizacji społecznych działających w regionie związanych z realizacją zadań publicznych;
11) koordynowanie naboru kandydatów do składu komisji konkursowych opiniujących oferty składane w ramach otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych województwa oraz prowadzenie bazy danych osobowych kandydatów wskazanych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie do składu komisji konkursowych opiniujących oferty składane w ramach otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych województwa;
12) koordynowanie oraz udział w pracy zespołów ds. opiniowania ofert składanych w trybie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych;
13) opracowywanie projektu regulaminu oraz realizacja Budżetu Obywatelskiego Województwa Łódzkiego (w tym w szczególności dokonywanie oceny formalnej), we współdziałaniu z komórkami organizacyjnymi, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi oraz Zespołem ds. realizacji budżetu obywatelskiego „ŁÓDZKIE NA PLUS”;
14) organizowanie i koordynowanie akcji społecznych w Urzędzie Marszałkowskim.

1) inicjowanie i prowadzenie współpracy zagranicznej województwa na podstawie „Priorytetów współpracy zagranicznej Województwa Łódzkiego”;
2) przygotowywanie projektów umów międzynarodowych oraz umów zawieranych z innymi podmiotami zagranicznymi w zakresie zadań Wydziału;
3) nadzór nad realizacją porozumień i umów w ramach współpracy zagranicznej;
4) rozwijanie kontaktów i współpracy z organizacjami zagranicznymi;
5) kontakty z Ambasadami i innymi przedstawicielstwami dyplomatycznymi w kraju i za granicą, w zakresie bieżących kontaktów Marszałka Województwa;
6) organizacja spotkań i wizyt gości krajowych i zagranicznych na terenie województwa;
7) przygotowanie merytoryczne i organizacja wyjazdów krajowych i zagranicznych Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
8) nadzór nad realizacją wyjazdów krajowych Marszałka Województwa;
9) inicjowanie współpracy oraz kontaktów krajowych i zagranicznych Marszałka Województwa;
10) zapewnienie obsługi tłumaczeń spotkań Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
11) sprawowanie nadzoru nad protokołem dyplomatycznym;
12) nadzór nad uczestnictwem i koordynacja udziału w strukturach typu: Konwent Marszałków RP, Związek Województw RP oraz komisjach i zespołach działających w ramach Związku Województwa RP, Europejskiego Komitetu Regionów, Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego;
13) realizacja zadań związanych z obsługą działalności Wojewódzkiej Rady Dialogu Społecznego;
14) inicjowanie spotkań Marszałka Województwa z przedstawicielami władz i społeczności województwa łódzkiego;
15) prowadzenie obsługi asystenckiej Marszałka Województwa.

1) prowadzenie obsługi sekretariatów Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
2) wykonywanie zadań sekretariatu Kancelarii Marszałka;
3) prowadzenie ewidencji korespondencji Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa oraz doręczanie korespondencji kierownikom komórek organizacyjnych po dekretacji;
4) czuwanie nad przestrzeganiem terminowości załatwiania spraw adresowanych do Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
5) nadzór nad dokumentami przygotowywanymi do podpisu Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa przez komórki organizacyjne;
6) prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w Urzędzie Marszałkowskim przez organy uprawnione do kontroli;
7) administracyjno-techniczna obsługa posiedzeń Zarządu Województwa;
8) organizacyjno-techniczna obsługa wizyt interesantów i gości Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
9) dbanie o właściwe, zgodne z etykietą urzędniczą, funkcjonowanie sekretariatów Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
10) zakup kwiatów i koordynacja przygotowywania upominków lub pamiątek w związku z przygotowywaniem oficjalnych spotkań Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
11) zapewnienie obsługi cateringowej spotkań Marszałka Województwa i członków Zarządu Województwa, w które nie jest bezpośrednio zaangażowana inna komórka organizacyjna;
12) kompletowanie materiałów ze spotkań i delegacji krajowych;
13) opracowywanie kalendarza spotkań Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
14) koordynacja i realizacja harmonogramu spotkań i narad oraz przyjmowania interesantów przez Marszałka Województwa, członków Zarządu Województwa i Sekretarza Województwa;
15) prowadzenie spraw w zakresie budżetu i rozliczeń Kancelarii na dany rok budżetowy;
16) opracowywanie rocznych planów rzeczowych i finansowych dotyczących działalności wydawniczej oraz przedkładanie sprawozdań;
17) obsługa administracyjno–techniczna posiedzeń Rady Programowej Czasopisma Samorządowego Województwa Łódzkiego;
18) realizowanie zakupów w zakresie zadań Kancelarii Marszałka;
19) opracowywanie oraz przygotowywanie projektów umów i porozumień w zakresie zadań Kancelarii Marszałka;
20) prowadzenie postępowań w sprawach o nadanie orderów, odznaczeń i medali dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
21) prowadzenie postępowań w sprawach udzielenia zgody na wykorzystywanie Herbu Województwa Łódzkiego.
Osoba publikująca :  Tomasz Szenborn
Data publikacji:  05.12.2012 - 15:05
Osoba modyfikująca: Michał Kaczorowski
Ostatnio zmieniany: 24.01.2024 - 06:57