Departament Administracji i Społeczeństwa Informacyjnego

p.o. Dyrektora: Michał Konecki

Zastępca Dyrektora: Janusz Marek Pastusiak


Do zadań Departamentu Administracji i Społeczeństwa Informacyjnego - AS należą sprawy związane z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i zapytań ofertowych, z informatyzacją Urzędu Marszałkowskiego, rozwojem systemów i sieci teleinformatycznych administracji publicznej na terenie województwa, rozwojem zastosowań technologii informatycznych w społeczeństwie informacyjnym, obsługą ZFŚS, archiwizacją, transportem, obsługą korespondencji, informowaniem interesantów o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych, prowadzeniem BIP, przygotowaniem i realizacją projektów związanych z cyfryzacją Urzędu Marszałkowskiego i województwa a w szczególności:

 

1) opracowywanie strategii dokonywania zakupów w Urzędzie Marszałkowskim;
2) zapewnianie odpowiedniego doboru metod, technik i narzędzi realizacji strategii dokonywania zakupów w Urzędzie Marszałkowskim;
3) opracowywanie, optymalizacja, koordynacja wdrażania oraz monitoring procedur i dokumentów realizacji procesów zakupowych w Urzędzie Marszałkowskim;
4) wykonywanie zadań i czynności w zakresie formalno – prawnego przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z zasadami i trybami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych, polegających w szczególności na:
a) wskazywaniu właściwych trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b) opracowywaniu niezbędnych dokumentów, wniosków i projektów uchwał Zarządu Województwa dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
c) udziale w pracach komisji przetargowych, w zakresie określonym w regulaminie udzielania zamówień publicznych obowiązującym w Urzędzie Marszałkowskim,
d) weryfikacji przedmiotu zamówienia pod kątem ustawy Prawo zamówień publicznych,
e) szacowaniu wartości przedmiotu zamówienia w zakresie zgodności z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych,
f) opracowywaniu projektów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) przy współpracy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych w tym zakresie za stronę merytoryczną przedmiotu zamówienia,
g) opracowywaniu przy współpracy z komórkami organizacyjnymi m.in: ogłoszeń o zamówieniu, zaproszeń do udziału w postępowaniu, zaproszeń do negocjacji lub składania ofert,
h) prowadzenie korespondencji z wykonawcami w zakresie określonym w regulaminie udzielania zamówień publicznych obowiązującym w Urzędzie Marszałkowskim i ustawie Prawo zamówień publicznych,
i) przygotowywaniu projektów odpowiedzi na zapytania oraz informacje o niezgodnych z przepisami ustawy czynnościach podjętych przez zamawiającego lub zaniechaniu czynności, do których był on zobowiązany wnoszone przez wykonawców,
j) otwieraniu oraz ocenie ofert dokonywanej pod kątem wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty,
k) przedstawianiu kierownikowi zamawiającego lub osobom upoważnionym propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania,
l) informowaniu wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, ofertach odrzuconych oraz o wykonawcach wykluczonych z postępowania,
m) wnioskowaniu do Departamentu Finansów o zwrot lub zatrzymanie wadium wniesionego w formie pieniężnej, przeprowadzaniu procedury zatrzymania wadium wniesionego w innej formie,
n) współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych oraz Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, w zakresie publikacji wstępnych ogłoszeń informacyjnych o planowanych zamówieniach, ogłoszeń o zamówieniach, o zamiarze zawarcia umów oraz o udzieleniu zamówień, opracowywanych przez Wydział,
o) przygotowywaniu wystąpień do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w sprawach, w których wymagane jest uzyskanie stosownego zezwolenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
p) przekazywaniu Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych dokumentacji, informacji oraz zawiadomień wymaganych przepisami,
r) wykonywaniu czynności związanych z kontrolą udzielania zamówień prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
5) obsługa bazy konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, polegająca w szczególności na:
a) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, zapytań ofertowych i upublicznianie ich w bazie konkurencyjności,
b) prowadzeniu korespondencji z wykonawcami dotyczącej zapytań ofertowych umieszczanych w bazie konkurencyjności,
c) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, informacji o wyborze oferty lub unieważnieniu zapytania ofertowego i upublicznianie ich w bazie konkurencyjności;
6) obsługa zapytań ofertowych powyżej 50 000 zł umieszczanych w Aplikacji webowej, polegająca w szczególności na:
a) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, zapytań ofertowych i upublicznianie ich w Aplikacji webowej,
b) prowadzeniu korespondencji z wykonawcami dotyczącej zapytań ofertowych umieszczanych w Aplikacji webowej,
c) przygotowywaniu, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, informacji o wyborze oferty lub unieważnieniu zapytania ofertowego i upublicznianie ich w Aplikacji webowej,
d) prowadzenie rejestru zapytań ofertowych powyżej 50 000 zł umieszczanych w Aplikacji webowej;
7) udział w postępowaniach odwoławczych przed Krajową Izbą Odwoławczą,
8) analiza i opiniowanie dokumentów dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przedstawianych przez komórki organizacyjne na posiedzenie Zarządu Województwa;
9) prowadzenie rejestru postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonych w trybach ustawowych oraz przechowywanie dokumentacji i ofert dotyczących tych postępowań;
10) sporządzanie i analizowanie planu postępowań o udzielanie zamówień w danym roku budżetowym na podstawie prognoz zamówień sporządzanych przez komórki organizacyjne, w tym przedstawianie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia, publikowanie na stronie internetowej;
11) analiza planu pod kątem możliwości zrealizowania zamówienia w danym roku budżetowym i rekomendowanie optymalnych terminów wszczęcia postępowania;
12) sporządzanie sprawozdania z realizacji planu postępowań o udzielenie zamówień w danym roku na podstawie informacji sporządzanej przez komórki organizacyjne;
13) sporządzanie informacji dotyczących udzielonych w Urzędzie Marszałkowskim w danym roku kalendarzowym zamówień publicznych w okresie półrocznym i rocznym oraz przedstawianie ich kierownikowi zamawiającego;
14) przekazywanie do Urzędu Zamówień Publicznych rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych w Urzędzie Marszałkowskim;
15) udzielanie wyjaśnień i informacji pracownikom Urzędu Marszałkowskiego dotyczących procedur zakupowych w zakresie postępowań realizowanych z budżetu komórek organizacyjnych;
16) przygotowywanie i przekazywanie do archiwizowania dokumentów wydziału, w tym dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokumentacji przeprowadzanych kontroli w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.

1) koordynacja działań związanych z aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej (BIP);
2) opracowywanie, optymalizacja, koordynacja wdrażania oraz monitoring procedur i dokumentów dotyczących prowadzenia BIP w Urzędzie Marszałkowskim;
3) analiza informacji i danych zamieszczonych w BIP pod względem ich aktualności i prawidłowości;
4) występowanie do komórek organizacyjnych w zakresie aktualizacji informacji i danych zamieszczanych w BIP;
5) dokonywanie aktualizacji BIP na podstawie zgłoszeń z komórek organizacyjnych;
6) administrowanie serwisami internetowymi Urzędu Marszałkowskiego, a w szczególności wsparcie technologiczne przy tworzeniu i redagowaniu serwisów, szkolenie redaktorów serwisów www;
7) koordynacja prac w zakresie redagowania stron sieci wewnętrznej Intranet;
8) koordynowanie załatwiania przez komórki organizacyjne wniosków z zakresu udostępniania informacji publicznej, a w szczególności:
a) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej dla Urzędu Marszałkowskiego i przekazywanie spraw z tego zakresu do załatwienia właściwym merytorycznie komórkom organizacyjnym;
b) przygotowywanie projektu odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej dotyczące działalności dwóch lub więcej komórek organizacyjnych;

1) pełnienie funkcji Biura Podawczego Urzędu Marszałkowskiego;
2) udzielanie interesantom informacji o właściwych, do załatwienia sprawy, komórkach organizacyjnych;
3) obsługa przesyłek przychodzących, wewnętrznych i wychodzących z Urzędu Marszałkowskiego;
4) dokonywanie rozdziału przesyłek kierowanych do Urzędu Marszałkowskiego wg. właściwości merytorycznej komórek organizacyjnych;
5) prowadzenie rejestru przesyłek przetwarzanych w zakresie, o którym mowa w pkt 4;
6) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie wymiany przesyłek;
7) rozdział prasy codziennej, periodyków i dzienników urzędowych na poszczególne komórki organizacyjne;
8) ułatwianie interesantom dostępu do stron urzędowych Biuletynu Informacji Publicznej samorządu województwa – w przypadku osobistej wizyty zainteresowanego w Urzędzie Marszałkowskim lub wskazanie adresu www w przypadku rozmowy telefonicznej z zainteresowanym;
9) informowanie o zasadach udostępniania informacji publicznej;
10) prowadzenie powielarni Urzędu Marszałkowskiego;
11) wykonywanie kserokopii dokumentów na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
12) zszywanie lub bindowanie wykonanych kopii;
13) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Marszałkowskiego za pośrednictwem Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP;
14) obsługa skrzynek elektronicznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
15) obsługa skrzynek elektronicznych wewnętrznych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
16) obsługa elektronicznej tablicy ogłoszeń Urzędu Marszałkowskiego.

1) organizacja wyjazdów w ramach delegacji krajowych i zagranicznych dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego, w szczególności rezerwacja noclegu, transportu, ubezpieczenia;
2) dokonywanie zakupu biletów lotniczych na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego;
3) nadzór nad korzystaniem z służbowych kart płatniczych;
4) nadzór nad wyjazdami w ramach delegacji krajowych i zagranicznych pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
5) analiza potrzeb i poszukiwanie rozwiązań w zakresie zapewnienia optymalnego wykorzystania środków finansowych przy organizacji wyjazdów w ramach delegacji krajowych i zagranicznych pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
6) zawieranie umów w zakresie zapewnienia transportu dokumentacji z/i do Archiwum Zakładowego;
7) realizowanie potrzeb transportowych Urzędu Marszałkowskiego;
8) prowadzenie spraw, ewidencji i dokumentacji związanej z rejestracją, ubezpieczaniem, eksploatacją pojazdów i rozliczaniem pracy kierowców;
9) przygotowywanie projektów umów o używanie samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych zawartych z pracownikami Urzędu Marszałkowskiego i kierownikami wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych.

1) projektowanie kierunków i programów rozwoju społeczeństwa informacyjnego w województwie oraz ich monitorowanie;
2) koordynacja inicjatyw i projektów służących rozwojowi społeczeństwa informacyjnego w województwie;
3) inicjowanie i koordynacja realizowanych przez samorząd województwa projektów wspierających rozwój społeczeństwa informacyjnego;
4) podejmowanie działań na rzecz pozyskiwania i efektywnego wykorzystywania środków pozabudżetowych, funduszy strukturalnych itp. na zadania służące rozwojowi społeczeństwa informacyjnego;
5) inicjowanie i kształtowanie współpracy jednostek administracji publicznej i innych zainteresowanych organizacji oraz podmiotów realizujących zadania publiczne w celu rozwoju społeczeństwa informacyjnego w województwie, w szczególności w zakresie kształtowania nowoczesnych rozwiązań technologii informacyjnych i komunikacyjnych;
6) edukowanie społeczeństwa w zakresie wdrażania nowoczesnych rozwiązań informatycznych oraz budowy społeczeństwa informacyjnego;
7) promowanie i popularyzowanie zasad funkcjonowania elektronicznej administracji publicznej (e-Administracja);
8) prowadzenie doradztwa i świadczenie pomocy dla wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych w zakresie poprawności realizacji projektów informatycznych;
9) krajowa i ponadkrajowa współpraca międzyregionalna w zakresie eZdrowia, w tym w szczególności z partnerami regionalnymi województwa;
10) współpraca z Narodowym Funduszem Zdrowia, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia w Warszawie oraz ministerstwem właściwym ds. cyfryzacji w zakresie informatyzacji placówek ochrony zdrowia.

1) administrowanie i zarządzanie zasobami sprzętowymi Urzędu Marszałkowskiego, w tym:
a) usługą katalogową Active Directory (AD):
b) infrastrukturą sieciową Urzędu Marszałkowskiego:
c) komputerami i urządzeniami drukującymi w sieci lokalnej Urzędu Marszałkowskiego:
d) pocztą e-mail;
e) backupami;
f) serwerami:
2) planowanie i realizacja zakupów sprzętu komputerowego, oprogramowania, systemów dziedzinowych w Urzędzie Marszałkowskim oraz zakup akcesoriów;
3) administrowanie systemami informatycznymi Urzędu Marszałkowskiego oraz bazami danych;
4) opracowywanie koncepcji rozwoju systemów informatycznych w Urzędzie Marszałkowskim;
5) organizowanie prac analitycznych, projektowych, wdrożeniowych i powdrożeniowych dotyczących systemów informatycznych;
6) analiza rozwoju technik teleinformatycznych oraz analiza potrzeb i planowanie rozwoju zastosowań informatyki w Urzędzie Marszałkowskim;;
7) bieżące monitorowanie zmian w przepisach, normach i standardach w zakresie bezpieczeństwa IT;
8) współudział w opracowywaniu planów i tematyki oraz organizowaniu szkoleń użytkowników informatyki;
9) pomoc i doradztwo na rzecz użytkowników informatyki w zakresie wykorzystywanych systemów oraz planowanych wdrożeń;
10) współdziałanie z Dyrektorem Departamentu Kontroli, Audytu Wewnętrznego i Bezpieczeństwa w zakresie stosowania ochrony kryptograficznej przy przekazywaniu w formie elektronicznej poza I strefę bezpieczeństwa informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową oraz administrowaniem komputerami służącymi do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" i "poufne";

1) prowadzenie rejestru umów w zakresie działania Departamentu;
2) obsługa bieżącej działalności finansowej Departamentu;
3) opracowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu oraz przygotowywanie wniosków związanych z urealnieniem planu budżetu w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
4) monitorowanie realizacji budżetu Departamentu;
5) nadzorowanie prawidłowego wydatkowania środków zabezpieczonych w budżecie Departamentu;
6) przygotowywanie informacji do sprawozdań opisowych z realizacji zadań Departamentu;
7) przygotowywanie miesięcznych zapotrzebowań na środki pieniężne w zakresie zadań realizowanych przez Departament;
8) wsparcie realizacji zadań pozostałych Wydziałów Departamentu w zakresie obsługi finansowej;
9) prowadzenie analizy kosztów transportu na podstawie realizacji budżetu;
10) obsługa finansowa faktur, dokumentów księgowych, umów i postępowań przygotowywanych przez Departament;
11) prowadzenie spraw związanych z merytoryczną obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym przygotowywanie dokumentów, prowadzenie rejestrów, zestawień;
12) obsługa administracyjno – biurowa Komisji Socjalnej Urzędu Marszałkowskiego, w tym:
a) gromadzenie wniosków o udzielenie świadczeń z ZFŚS,
b) sprawdzanie pod względem merytorycznym zgromadzonych wniosków,
c) protokołowanie prac Komisji,
d) udzielanie informacji o uzyskanych świadczeniach z ZFŚS przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
13) prowadzenie dokumentacji związanej z zakupem, przekazywaniem i likwidacją wyposażenia i sprzętu, w tym w szczególności sprzętu informatycznego, będących w bezpośrednim używaniu Departamentu (zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w Urzędzie Marszałkowskim);
14) prowadzenie ksiąg inwentarzowych w zakresie wyposażenia i sprzętu, w tym w szczególności sprzętu informatycznego, pozyskanych w ramach projektów realizowanych przez Departament (nie będące w bezpośrednim używaniu Urzędu Marszałkowskiego);

1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od komórek organizacyjnych, likwidowanych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz dokumentacji innych jednostek;
2) prowadzenie ewidencji oraz właściwe przechowywanie przyjętej dokumentacji;
3) zabezpieczanie zgromadzonych w archiwum materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed pożarem, wilgocią, zniszczeniem mechanicznym i szkodnikami;
4) kontrola komórek organizacyjnych w zakresie prawidłowego prowadzenia wytworzonej dokumentacji oraz jej archiwizacji;
5) udostępnianie ewidencji przejętej dokumentacji, materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
6) współpraca z archiwum państwowym w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych, przekazywania ich do archiwum państwowego i przeprowadzania ekspertyz;
7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu, a po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego, przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia;
8) wydawanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów dotyczących zatrudnienia dla byłych pracowników zlikwidowanych samorządowych jednostek organizacyjnych.
9. Samodzielne Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu, które oznaczają pisma symbolem „ASS”.

 



Osoba publikująca :  Marta Adamczewska
Data publikacji:  05.03.2019 - 11:54
Osoba modyfikująca: Tomasz Szenborn
Ostatnio zmieniany: 22.01.2020 - 10:57