Departament Kontroli, Audytu Wewnętrznego i Bezpieczeństwa

p.o. Dyrektora - Rzecznika Funduszy Europejskich: Marcin Gołębiowski
p.o. Zastępcy Dyrektora - Audytor Wewnętrzny: Anna Pałczyńska

 

Do zadań Departamentu Kontroli, Audytu Wewnętrznego i Bezpieczeństwa - KA należą sprawy: kontroli i skarg, kontroli Pomocy Technicznej RPO WŁ, kontroli wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenia audytu wewnętrznego w Urzędzie Marszałkowskim oraz w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych i o ochronie danych osobowych, prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi, realizowanie zadań z zakresu obronności i bezpieczeństwa publicznego w Urzędzie Marszałkowskim i nadzór nad nimi w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych a w szczególności:

1) prowadzenie spraw z zakresu analizy bezpieczeństwa województwa, w tym pozyskiwanie i analiza niezbędnych danych ze źródeł otwartych;
2) weryfikacja wszelkich informacji dotyczących nieprawidłowości mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo województwa;
3) informowanie Zarządu Województwa o ujawnionych nieprawidłowościach lub zagrożeniach wewnętrznych i zewnętrznych, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach bezpośrednio Marszałka Województwa;
4) zabezpieczanie materiału dowodowego na potrzeby prowadzonych postępowań we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi i wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi;
5) weryfikacja postępowań o udzielenie zamówień publicznych realizowanych przez Urząd Marszałkowski i wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne;
6) weryfikacja udzielonego wsparcia finansowego podmiotom zewnętrznym w zakresie zadań realizowanych przez Urząd Marszałkowski i wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne;
7) udział lub przeprowadzanie kontroli doraźnych zlecanych przez Marszałka lub Zarząd Województwa oraz udział w miarę potrzeb w kontrolach przeprowadzanych przez inne komórki organizacyjne;
8) weryfikacja innych dokumentów lub spraw w zakresie zadań województwa w miarę potrzeb;
9) współpraca z właściwymi służbami oraz organami administracji publicznej w zakresie wynikającym z odrębnych ustaw;
10) realizowanie zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktów prawnych dotyczących obronności i bezpieczeństwa publicznego;
11) przygotowywanie projektów zarządzeń Marszałka Województwa, określających zadania z zakresu obronności i bezpieczeństwa publicznego dla Urzędu Marszałkowskiego i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
12) koordynowanie zadań społeczno-gospodarczych, związanych z wdrażaniem Programu Mobilizacji Gospodarki oraz Planu Operacyjnego Funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny;
13) koordynowanie zadań wynikających z polityki bezpieczeństwa publicznego i porządku prawnego na tle mogących wystąpić zagrożeń;
14) koordynowanie zadań wynikających z obrony cywilnej, w tym udziału w powszechnym systemie ratownictwa;
15) opracowywanie i wdrażanie dokumentacji planistyczno-obronnej dla Urzędu Marszałkowskiego na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny;
16) sprawowanie nadzoru i kontroli nad realizacją zagadnień obronnych i bezpieczeństwa publicznego w Urzędzie Marszałkowskim i w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych – sporządzanie okresowych analiz z tej działalności;
17) sprawowanie nadzoru i kontroli w zakresie opracowywania, obiegu, przechowywania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentacji o charakterze planistyczno-obronnym;
18) organizacja szkoleń obronnych;
19) reklamowanie osób od czynnej służby wojskowej na wypadek mobilizacji i wojny;
20) realizacja zadań wynikających z programów CIMIC i HNS, które odnoszą się do obowiązków państwa gospodarza w stosunku do potrzeb wojsk sojuszniczych;
21) tworzenie warunków organizacyjnych i technicznych do przygotowania i wykorzystania publicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa przez Urząd Marszałkowski i wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne, opracowywanie planów działania zabezpieczających wykonanie tego zadania, sprawowanie nadzoru i kontroli w tym zakresie;
22) opracowywanie regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego na czas „W”;
23) organizowanie wojewódzkich konferencji z zakresu bezpieczeństwa;
24) współdziałanie w zakresie bezpieczeństwa publicznego z Policją, Państwową Strażą Pożarną, Wojewódzkim Sztabem Wojskowym oraz organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania z zakresu bezpieczeństwa publicznego;
25) współdziałanie z Komisją Rozwoju Regionalnego, Gospodarki i Bezpieczeństwa Sejmiku oraz gminami i powiatami w zakresie bezpieczeństwa publicznego i obronności;
26) współpraca z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego;
27) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi przy realizacji Programu Współpracy Województwa Łódzkiego z Organizacjami Pozarządowymi w części dotyczącej organizacji społecznych realizujących zadania na rzecz obronności i bezpieczeństwa publicznego.

1) przygotowanie projektów rocznych planów kontroli;
2) przeprowadzanie kontroli planowych oraz doraźnych zleconych przez Marszałka lub Zarząd Województwa;
3) przygotowywanie dokumentacji pokontrolnej z przeprowadzonych kontroli;
4) analiza odpowiedzi na zalecenia pokontrolne lub rekomendacje oraz sprawdzenie stopnia realizacji wydanych zaleceń lub rekomendacji;
5) przekazywanie dokumentów z kontroli do uprawnionych komórek i jednostek organizacyjnych;
6) przygotowywanie zawiadomień/wystąpień do właściwych organów w przypadku stwierdzenia w toku kontroli naruszeń prawa;
7) prowadzenie ewidencji przeprowadzonych kontroli;
8) przygotowanie danych do sprawozdań z działalności Wydziału i wyników kontroli;
9) uczestniczenie w konsultacjach, opiniowanie dokumentów w zakresie zadań Wydziału;
10) prowadzenie rejestru i dokumentacji kontroli i audytów przeprowadzanych w Urzędzie Marszałkowskim przez organy zewnętrzne upoważnione do kontroli i audytów;
11) obsługa organizacyjna zewnętrznych podmiotów przeprowadzających kontrole i audyty w Urzędzie Marszałkowskim.

1) opracowywanie planu audytu wewnętrznego oraz sprawozdań z jego realizacji;
2) ustalanie zasad i procedur związanych z audytem wewnętrznym;
3) przeprowadzanie zadań zapewniających zgodnie z zasadami i trybem przewidzianym w przepisach prawa, powszechnie uznawanymi standardami oraz przyjętą metodyką, w tym badanie:
a) zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi,
b) skuteczności i efektywności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,
c) wiarygodności sprawozdań,
d) ochrony zasobów,
e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
f) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
g) zarządzania ryzykiem;
4) dokonywanie systematycznej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarach objętych zadaniem zapewniającym;
5) opracowywanie i prowadzenie akt stałych i akt bieżących audytu;
6) wykonywanie czynności doradczych;
7) realizacja zadań audytowych zleconych przez organy administracji rządowej;
8) współpraca z komórkami audytu wewnętrznego instytucji zaangażowanych w realizację zadań w zakresie programów operacyjnych realizowanych przez samorząd Województwa, a dofinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.

1) zapewnienie przestrzegania w Urzędzie Marszałkowskim przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;
2) obsługa czynności wykonywanych przez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych;
3) prowadzenie okresowych kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
4) opracowywanie i aktualizacja dokumentów związanych z organizacją ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Marszałkowskim;
5) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
6) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
7) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających pracowników Urzędu Marszałkowskiego oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
8) prowadzenie szkoleń pracowników Urzędu Marszałkowskiego w zakresie ochrony informacji niejawnych;
9) podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych;
10) sporządzanie informacji dla organu, który wydał poświadczenie bezpieczeństwa osobom nowozatrudnionym w Urzędzie Marszałkowskim;
11) prowadzenie wykazów i rejestrów w zakresie zadań Wydziału;
12) zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego w systemach Urzędu Marszałkowskiego służących do przetwarzania informacji niejawnych;
13) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. we współpracy z komórkami organizacyjnym i koordynatorami ds. ochrony danych;
14) prowadzenie rejestru czynności i rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych;
15) przygotowanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych i prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
16) koordynacja i współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie szacowania ryzyka dla ochrony danych osobowych;
17) obsługa spotkań Koordynatorów ds. ochrony danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim;
18) obsługa spotkań Zespołu ds. naruszeń w ochronie danych osobowych;
19) obsługa czynności realizowanych przez Inspektora Ochrony Danych;
20) współpraca z organem nadzorczym;
21) obsługa czynności Rzecznika Funduszy Europejskich;
22) przyjmowanie i analiza zgłoszeń dotyczących realizacji RPO WŁ;
23) dokonywanie przeglądów procedur obowiązujących w ramach RPO WŁ i formułowanie wniosków (usprawnień);
24) raportowanie o działalności w zakresie zgłoszeń i przeglądu RPO WŁ;
25) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi osób zobowiązanych do składania takich oświadczeń Marszałkowi Województwa oraz Przewodniczącemu Sejmiku Województwa na podstawie ustawy o samorządzie województwa oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego;
26) przyjmowanie, analizowanie, przechowywanie, przesyłanie do właściwych urzędów skarbowych oraz publikacja w BIP oświadczeń majątkowych wraz z wymaganymi dodatkowymi załącznikami osób wymienionych w ustawie o samorządzie województwa;
27) współdziałanie z Państwową Komisją Wyborczą w zakresie przekazywania informacji do Rejestru Korzyści;
28) realizacja postanowień ustawy o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów;
29) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru petycji wpływających do Urzędu Marszałkowskiego;
30) sprawowanie nadzoru nad formalną poprawnością odpowiedzi na skargi zgłaszane do centralnego rejestru skarg i wniosków oraz przekazywanie do komórek organizacyjnych informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach w tym zakresie;
31) rozpatrywanie i przygotowywanie projektu odpowiedzi na skargi dotyczące działalności dwóch lub więcej komórek organizacyjnych lub kierowników komórek organizacyjnych i kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych;
32) przyjmowanie interesantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków;
33) opracowanie rocznej informacji z zakresu skarg i wniosków oraz z zakresu petycji rozpatrywanych w Urzędzie Marszałkowskim.
W ramach Wydziału funkcjonuje Kancelaria Niejawna, do zadań której należy:
1) przyjmowanie, przesyłanie, przechowywanie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową oznaczonych klauzulą „poufne” i „zastrzeżone”;
2) rejestrowanie i ewidencjonowanie dokumentacji niejawnej stanowiącej tajemnicę państwową z klauzulą „poufne” i „zastrzeżone”;
3) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne z klauzulą „zastrzeżone”, które zostały wydane osobom posiadającym stosowne uprawnienia do dostępu do takich Informacji w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nie pracy;
4) egzekwowanie zwrotu dokumentów „zastrzeżonych” w celu naniesienia zmian dotyczących uchylenia, przedłużenia bądź zmiany klauzuli tajności;
5) udostępnianie dokumentów zawierających informacje niejawne z klauzulą „poufne”, przechowywanych w Kancelarii Niejawnej, osobom posiadającym „poświadczenie bezpieczeństwa” uprawniające do dostępu do takich informacji w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nie pracy;
6) zapewnienie możliwości ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się dokument klasyfikowany, pozostający w dyspozycji Kancelarii Niejawnej;
7) dokonywanie bieżącej kontroli ważności okresu ochronnego dokumentów klasyfikowanych oraz znoszenie i przedłużanie klauzul tajności na dokumentach niejawnych oraz w stosownych dziennikach ewidencji.

1) opracowanie projektów rocznych planów kontroli projektów z Pomocy Technicznej RPO WŁ i ich aktualizacja;
2) przeprowadzanie planowych kontroli w zakresie projektów z Pomocy Technicznej RPO WŁ;
3) przeprowadzanie kontroli doraźnych zleconych przez Marszałka lub Zarząd Województwa;
4) przygotowywanie dokumentacji pokontrolnej z przeprowadzonych kontroli;
5) analiza odpowiedzi na zalecenia pokontrolne lub rekomendacje oraz sprawdzenie stopnia realizacji wydanych zaleceń lub rekomendacji;
6) wprowadzanie do systemu informatycznego danych dotyczących, przeprowadzonych przez Wydział, kontroli projektów z PT RPO WŁ;
7) przekazywanie dokumentów z kontroli do uprawnionych komórek organizacyjnych i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, zgodnie z właściwą instrukcją wykonawczą;
8) przygotowywanie danych do sprawozdań z działalności Wydziału;
9) prowadzenie ewidencji przeprowadzonych kontroli;
10) przygotowywanie zawiadomień/wystąpień do właściwych organów w przypadku stwierdzenia w toku kontroli naruszenia prawa.

1) prowadzenie sekretariatu komórki organizacyjnej;
2) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, wysyłaniem, rozdzielaniem i ewidencjonowaniem korespondencji w formie papierowej lub elektronicznej;
3) czuwanie nad terminowością załatwiania spraw, a w szczególności interpelacji i zapytań radnych przez wewnętrzne komórki organizacyjne;
4) prowadzenie terminarza oraz obsługi spotkań i narad organizowanych przez kierownika komórki organizacyjnej i jego zastępców;
5) pobieranie prasy przeznaczonej dla komórki organizacyjnej i rozdzielanie właściwym wewnętrznym komórkom organizacyjnym;
6) wystawianie i prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników;
7) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych;
8) prowadzenie punktów pierwszej pomocy, w tym udzielanie pierwszej pomocy;
9) składanie do komórki merytorycznej zapotrzebowania na prasę, bilety MPK, materiały biurowe i inne dla potrzeb komórki organizacyjnej, właściwe ich rozdzielanie i rozliczanie;
10) archiwizowanie akt;
11) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem znajdującym się na wyposażeniu komórki organizacyjnej, w tym prowadzenie książki inwentarzowej;
12) wykonywanie innych zadań wskazanych przez kierownika komórki organizacyjnej.
Osoba publikująca :  Tomasz Szenborn
Data publikacji:  06.12.2012 - 10:21
Osoba modyfikująca: Michał Kaczorowski
Ostatnio zmieniany: 11.05.2022 - 10:04