ADRES SIEDZIBY URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO W ŁODZI
Wszelką korespondencję związaną z tematyką działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, prosimy przesyłać na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego
Departament Infrastruktury
Al. Piłsudskiego 8
90-051 Łódź
UWAGA!
Teksty aktów prawnych prezentowane na stronach internetowych Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi nie stanowią źródła prawa.
Zgodnie z Konstytucją RP oraz ustawą z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r., poz. 1461) jedyne źródło prawa na terenie RP stanowią akty normatywne ogłaszane w dziennikach urzędowych.
Aktualny stan prawny dotyczący działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zawarty jest w następujących aktach prawnych:
1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz.164
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców:
- tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz.221 ze zm.
3. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców:
- Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284
4. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 01 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganej od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców:
- Dz. U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596
5. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:
- Dz. U. z 2005 r. Nr 28, poz. 240
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej - tekst jednolity Dz. U. 2022 r., poz. 2142 ze zm.
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej - Dz. U. z 2007, Nr 187, poz. 1330
Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r.:
1. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej „dokumentacją”, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 221 ze zm.), wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej „rejestrem”.
2. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:
1) archiwa państwowe;
2) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
3. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Od dnia 01 stycznia 2006 r. organem prowadzącym Rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.
Marszałek Województwa Łódzkiego dokonuje wpisu do Rejestru tych Przedsiębiorców, których miejsca wykonywania działalności – archiwa, znajdują się na terenie województwa łódzkiego.
Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy zawierającego następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) numer w rejestrze przedsiębiorców (KRS);
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5) określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
7) oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a) nie ma zaległości podatkowych,
b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.
Wraz z wnioskiem, przedsiębiorca składa oświadczenie następującej treści:
Oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do Rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Oświadczenie powinno również zawierać:
1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania;
2. oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3. podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
Warunkami wykonywania działalności są:
1) posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji;
2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Miejsce złożenia wniosków:
Wnioski o wpis do Rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych należy składać:
- listem poleconym na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego, Departament Infrastruktury
Al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź,
- lub osobiście:
Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego, Al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź,
Kancelaria Ogólna – Biuro Podawcze Urzędu Marszałkowskiego parter urzędu
Sprawy prowadzi:
Małgorzata Kwiatkowska tel. 42/66-33-655
fax. (+42) 66 33 152
Lokalizacja: pok. 403 (IV p.), al. Piłsudskiego 12, Łódź
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Daniel Piotrowski tel. 42/66-33-659
fax. (+42) 66 33 152
Lokalizacja: pok. 403 (IV p.), al. Piłsudskiego 12, Łódź
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Do wniosku należy dołączyć:
1. Dowód wpłaty
Zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej, wpis do Rejestru podlega opłacie skarbowej w wysokości 616 zł. (fax. (+42) 66 33 152 – tekst jedn. Dz. U. z 2020 r., poz. 1546 ze zm. – Cz. I ust. 36 pkt.10).
Wpłat należy dokonywać na konto:
Wydział Finansowy UMŁ,
ul. Sienkiewicza 5, 90-113 Łódź
Bank Pekao S.A.
Nr konta: 50 1240 1037 1111 0011 0925 0073
Tytuł wpłaty:
opłata skarbowa za wpis do Rejestru przechowawców akt
Warunki wykonywania działalności (wg art. 51d ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)
1. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a ust. 1, są:
1) posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n oraz właściwe warunki jej udostępniania;
2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
2. W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Art. 51f.
1. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru, z urzędu jest wydawane zaświadczenie o wpisie zawierające następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
3) miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
4) datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.
2. Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych, o których mowa w art. 51c ust. 1 pkt 1-6, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
Art. 51i.
Uprawnienia wynikające z wpisu do rejestru:
1) są niezbywalne;
2) spółki przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki,
a także spółki podlegającej podziałowi, nie przechodzą na spółkę przejmującą lub nowo zawiązaną;
3) spółdzielni pracy podlegającej podziałowi lub połączeniu z inną spółdzielnią, nie przechodzą na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połączenia.
4) przedsiębiorcy niewymienionego w pkt 2 lub 3 podlegającego podziałowi lub połączeniu, nie przechodzą na podmiot powstały w wyniku podziału lub połączenia.